3.14. Фильтрация данных

Фильтрация данных позволяет отобразить только те записи (строки), которые соответствуют заданным условиям.

Фильтрация данных — это быстрый и простой способ найти подмножество данных и работать с ним в диапазоне ячеек или в столбце таблицы. В отфильтрованных данных отображаются только строки, соответствующие заданным условиям, а ненужные данные скрываются. Можно также отфильтровать несколько столбцов. Несколько фильтров можно применять одновременно, при этом каждый следующий фильтр добавляется к результатам и дополнительно сужает подмножество данных. Фильтры автоматически применяются каждый раз при обновлении отображения или исходных данных сводной таблицы.

Можно создать два типа фильтров: по списку значений или по условию.

Перед выполнением процедуры фильтрации необходимо скопировать исходную таблицу.

• Перейдите на Лист 1. Скопируйте ячейки A1:F7, начиная с ячейки А55. Таблица примет форму списка.

Что такое база данных (список):

Список – это таблица в рабочем листе, построенная по принципу базы данных:

• Каждая строка содержит отдельную запись списка, информацию об отдельном объекте. Информация об объекте распределена в записи по отдельным полям данных.

• Каждый столбец является полем данных. Каждому полю данных следует присвоить имя. Имена полей должны быть уникальны, размещаться в одной ячейке и располагаться над данными списка.

• Для выделения всего списка достаточно сделать активной любую ячейку таблицы.

• Если перед активизацией функции обработки списка вы выделите часть списка, то Excel воспринимает в качестве списка только выделенный диапазон ячеек.

3.14.1. Фильтр по списку значений

При применении фильтра по списку значений имена полей будут дополнены раскрывающимися списками (рис. 4.46), из которых можно выбрать нужное значение поля (рис. 4.46) или задать пользовательский критерий (рис. 4.48).

Чтобы создать фильтр по списку значений:

• Поместите указатель ячейки внутри списка или выделите список.

• На вкладке Главная в группе Редактирование выберите команду Сортировка и фильтр (рис. 3.97).

Рис. 3. 97. Выбор команды Сортировка и фильтр

Рядом с именами полей будут отображены кнопки со стрелками, нажав на которые, можно открыть список команд (рис. 3.98), аналогичный тому, что вы уже видели при фильтрации в сводной таблице (рис 3.95).

Рис. 3. 98. Меню Фильтр для списка

Вы можете, как отобразить все значения в столбце, первые десять значений в столбце, создание своего собственного фильтра. Выбрать один из операторов сравнения.

Откройте список для поля, значение которого хотите использовать в качестве фильтра (критерия отбора). В списке будут приведены значении ячеек выбранного поля.

Выберите из списка нужный элемент. На экране будут отображены только те записи, которые соответствуют заданному фильтру. Кнопка со стрелкой в имени поля изменится на кнопку Фильтр .

Вы можете применить фильтр только для одного списка в рабочем листе, но для любого количества полей.

Чтобы снова отобразить на экране все записи списка:

• Щелкните по кнопке Фильтр. Установите флажок Выделить все (рис. 3.99.а). Все объекты вновь будут выделены (рис. 3.99.б).

а б

Рис. 3. 99. Отображение всех записей

• Можно поступить по-другому. Выберите команду Сортировка и фильтр (рис. 3.97). В списке опций команды выделите Очистить (рис. 3.100). Все объекты также будут выделены.

Рис. 3. 100. Очистка условий фильтрации

Чтобы убрать автофильтр:

• Проделайте предыдущее задание, но выберите опцию Фильтр (рис. 3.100).

 Выполнение задания

Выберите из списка все записи для первого магазина. Результат представлен на рис. 4.47.

Рис. 3. 101. Результат выполнения автофильтра для первого магазина

Вновь отобразите на экране все записи списка.