3.13.2. Изменение вида данных в сводной таблице

• Замените заголовки в четвертой строке сводной таблицы. Для этого последовательно устанавливайте курсор в ячейках А4, А5, А6 и в строке формул исправьте текст, как это показано на рис. 3.86. можно также отредактировать цвета заливки ячеек и установить границы ячеек (п. 3.9).

Рис. 3. 86. Представление сводной таблицы после форматирования

Если после выбора нового имени появится сообщение (рис. 3.87), то исправьте его. В нашем случае достаточно было поставить пробел перед именем поля.

Рис. 3. 87. Сообщение о том, что имя поля повторяется

В сводную таблицу добавьте доли каждого магазина в общем товарообороте.

• В списке полей сводной таблицы (рис. 3.84) щелкните по имени поля "Доля". Поле будет помещено в первом свободном столбце, в вашем случае – в D (рис. 3.88).

Рис. 3. 88. Результат добавления в сводную таблицу поля " Доля "

• Выполните форматирование заголовка столбца (ячейка D4), а в ячейках D5:D8 установите процентный формат с точностью в два знака. Если это потребуется, то вновь установите все границы. В результате этих операций сводная таблица примет вид, показанный на рис. 3.89.

Рис. 3. 89. Окончательное представление сводной таблицы

Можно изменить положение существующих полей или переместить их, используя одну из четырех областей в нижней части секции макета (рис. 3.84).

• Для изменения положения полей щелкните имя поля в одной из областей и выберите одну из следующих команд, выделенным жирным шрифтом (рис. 3.90.а и 3.90.б):

а б

Рис. 3. 90. Команды изменения положения полей

 Примечание. Можно также щелкнуть имя поля, и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить его из секции полей в область секции макета или в другую секцию макета.

Удаление полей

• Чтобы удалить поле, щелкните имя поля в одной из областей секции макета и нажмите кнопку Удалить поле или снимите флажок рядом с именем поля в секции полей.

• Можно также щелкнуть имя поля в секции макета, и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить его из списка полей сводной таблицы наружу.

 Примечание. Снятие флажка в секции полей приводит к удалению из отчета всех экземпляров поля.

Изменение вида списка полей сводной таблицы

Список полей сводной таблицы имеет пять различных представлений, разработанных и оптимизированных для различных типов задач сводных таблиц.

• Для изменения представления нажмите кнопку Режим в верхней части списка полей сводной таблицы и выберите один из следующих вариантов (рис. 3.91).

Рис. 3. 91. Команды изменения представления списка полей сводной таблицы

Разделы полей и областей в столбик.   Вид по умолчанию, предназначен для вывода небольшого количества полей.

Разделы полей и областей рядом.  Предназначен для добавления и удаления полей, если в каждой из областей имеется более четырех полей.

Только поля.  Предназначен только для добавления и удаления множества полей.

Только раздел областей (2 x 2).  Предназначен только для изменения положения множества полей.

Только раздел областей (1 x 4).  Предназначен только для изменения положения множества полей.

Фильтрация данных перед добавлением их в отчет

Если отчет сводной таблицы связан с внешним источником данных, который содержит много данных, можно отфильтровать одно или несколько полей до вставки их в отчет: это позволит уменьшить время, затрачиваемое на обновление отчета.

Вы хотите показать в отчете сводной таблицы данные только для первого и третьего магазинов. Для этого:

• Переместите поле "Магазины" левой кнопкой мыши в область фильтра отчета .

• В ячейке В1 откройте список значений Все (рис. 3.92) и оставьте выделение для 1 и 3 магазинов (рис. 3.93)

Рис. 3. 92. Открытие списка значений Все для поля "Магазины"

Рис. 3. 93. Список значений Все для поля "Магазины

• Измените цвет заливки в ячейке С4 с черного на синий.

Отфильтрованная сводная таблица примет следующий вид – рис. 3.94. Однако ее вид вас не устроил, так как нет детализации данных по магазинам.

Рис. 3. 94. Сводная таблица с фильтром по полю "Магазины" – 1 вариант

Рис. 3. 95. Меню Фильтр для сводной таблицы

• Пощелкайте на кнопку отмены команд столько раз, пока сводная таблица не вернется к виду, показанному на рис. 3.89.

• Установите указатель мыши на имя поля "Магазины" в секции полей и затем щелкните раскрывающуюся стрелку фильтра рядом с именем поля.

• На экране появится меню "Фильтр" (рис.3.95).Уберите флажок в поле "2". Отформатируйте ячейку D4.

Сводная таблица примет следующий вид (рис. 3.96)

Рис. 3. 96. Сводная таблица с фильтром по полю "Магазины" – 2 вариант

Переключение между автоматическим и ручным обновлением макета отчета

По умолчанию при каждом внесении изменений в список полей сводной таблицы макет отчета обновляется автоматически. Для повышения производительности при доступе к большим массивам внешних данных можно переключиться на ручное обновление. При переключении на ручное обновление использовать отчет будет невозможно до обратного переключения на автоматическое обновление. Однако в этом случае можно быстро добавлять, перемещать и удалять поля из секции полей в секцию макета, а при переключении обратно в режим автоматического обновления — увидеть результаты изменений.

• Чтобы включить или отключить ручное обновление отчета сводной таблицы, установите или снимите флажок Отложить обновление макета в нижней части списка полей сводной таблицы (рис. 3.84).

• После внесения изменений в макет отчета в списке полей нажмите кнопку Обновить, чтобы просмотреть макет отчета сводной таблицы.

  Примечание. При каждом открытии книги отчет сводной таблицы автоматически обновляется.

 Примечание. После установки ручного обновления макета отчета закрытие списка полей сводной таблицы, переключение к виду Только поля или выход из Excel приведет к отмене всех изменений, внесенных в отчет сводной таблицы без дополнительного уведомления.

Заниматься изменением сводных таблиц интересно, но вас впереди ждет не менее увлекательное занятие – фильтрация данных.