3.6. Ввод и изменение данных в рабочем листе

Чтобы поместить данные в ячейку рабочего листа, следует выделить нужную ячейку (блок ячеек), ввести данные и подтвердить ввод.

3.6.1. Выполнение ввода данных

Ввод данных в ячейку не зависит от типа вводимых данных. Excel сам определяет, являются ли вводимые данные текстом, числом или формулой по первому вводимому символу. Числа, текст, даты или время можно вводить в одной ячейке, в нескольких ячейках одновременно или на нескольких листах.

• Поместите указатель ячейки на нужной ячейке (блоке ячеек).

• В строке состояния должно отражаться сообщение Готово. В поле имени левой части строки формул будет указан адрес активной ячейки.

Подтвердите ввод данных в ячейку:

• Нажмите клавишу Enter для ячейки (комбинацию клавиш Ctrl + Enter - для блока ячеек) или

• Нажмите любую клавишу управления курсором или

• Выделите любую другую ячейку листа или

• Щелкните мышкой на кнопке Ввод в строке формул .

Примечание 1. Для отмены текущего ввода данных в ячейку нажмите клавишу Esc, или щелкните мышкой на кнопке Отмена в строке формул.

Примечание 2. Для отмены ввода данных в ячейку после подтверждения данной процедуры выберите кнопку Отменить изменения .

Примечание 3. Ввод формулы в ячейку завершается только нажатием клавиши Enter или щелчком мышки на кнопке Изменить формулу строки формул. По умолчанию нажатие клавиши Enter перемещает курсор на одну ячейку вниз, а нажатие клавиши Tab — на одну ячейку вправо. Нельзя изменить направление перемещения для клавиши Tab, но можно указать другое направление для клавиши Enter.

 Примечание 4. Вначале вводите данные в ячейки, а затем выполняйте редактирование их внешнего вида.

 Примечание 5. Для ввода одинаковых данных в несколько ячеек одновременно выделите эти ячейки. Они не обязательно должны быть смежными. Введите данные в активной ячейке и нажмите клавиши Ctrl + Enter.

3.6.2. Ввод чисел

Excel интерпретирует содержимое ячейки как число, если оно состоит только из цифр. При вводе можно также использовать некоторые специальные символы: " – " - минус, " , " - запятая, " . " - точка, " / " - знак деления. Числовые значения по умолчанию выровнены по правому краю.

Если ширина введенного числа превышает ширину ячейки, то Excel изображает его в экспоненциальной форме, либо вместо числа ставит символы "###" (при этом число в ячейке будет сохранено полностью). Чтобы отобразить число, увеличьте ширину столбца.

 Примечание. В Excel представление числа в ячейке отличается от сохраненного значения. В большинстве случаев, хотя число отображается округленным, фактически оно округлено только на экране. В вычислениях используется точное значение, которое не отображается.

Если вводимое числовое значение должно быть интерпретировано в качестве текста, то перед числом поставьте символ "апостроф" (одновременное нажатие клавиш Shift + Э в английской раскладке клавиатуры).

Также можно ячейкам заранее задать текстовый формат. Для этого:

• Выделите требуемую область ячеек.

• На вкладке Начальная страница в группе Числа наведите указатель на пункт Общие, а затем выберите в списке пункт Текст (рис. 3.14).

Рис. 3. 14. Установка формата представления данных

• Введите нужные числа в отформатированной ячейке.

 Примечание 1. Числа, которые были введены перед применением к ячейкам текстового формата, необходимо ввести заново в отформатированные ячейки.

 Примечание 2. Ввод неправильного десятичного разделителя (точки вместо запятой) превращает его в текст. Обычно в этом случае текстовое представление числа выравнивается по левому краю.

 Примечание 3. Рекомендуем вводить числа с цифровой клавиатуры. Клавиша, на которой изображена точка и слово Del, покажет вам, какой разделитель используется для отделения дробной части. Обычно это "запятая", но иногда при настройке Windows в качестве разделителя может быть установлен знак "десятичная точка". В данном пособии в качестве разделителя используется "запятая".