3.3. Сохранение данных и завершение работы с excel

Сохранение данных и завершение работы с Excel, в основном, выполняется аналогично, как и в Word (п. 2.3).

Результаты вычислений, которые отображаются в окне документа, хранятся в оперативной памяти компьютера. При завершении работы с Excel он будет утерян. Поэтому, результаты расчетов, нужно записать документ в файл на жесткий диск компьютера или на флеш - память. Тогда его можно будет открыть позже и продолжить работу.

 Выполнение задания

• Щелкните по кнопке Office. Выделите команду Файл / Сохранить как....

Примечание. На этом этапе вы можете выбрать требуемый формат сохранения документа. Если вы предполагаете открывать файл на компьютерах, на которых не стоит Office 2007, то сохраните его в режиме Книга Excel 97-2003. Файл будет сохранен в формате двоичного файла Excel 97 - Excel 2003 (BIFF8), так что его можно будет открыть в Excel версий от Excel 97 до Excel 2003.

Однако учтите, что в этом случае возможна потеря части информации (рис. 3.8).

Рис. 3. 8. Выбор формата сохранения документа

• Выберите свою папку, в которую помещается документ (Например, Рабочий стол / ИМЯ ГРУППЫ) / присвойте документу имя КР по информатике. Нажмите кнопку Сохранить (рис 3.9.).

Рис. 3. 9. Диалоговое окно Сохранение документа

• Далее через некоторые промежутки времени сохраняйте документ по команде Office / Сохранить или нажимайте кнопку Сохранить на панели быстрого доступа. Также можно одновременно нажимать клавиши CTRL+S.

 Примечание. В этом случае новая версия документа замещает предыдущую в том же самом файле.

В процессе работы Excel автоматически сохраняет документ, чтобы восстановить его в случае зависания программы или отключения питания компьютера.

• Чтобы включить функцию автоматического сохранения и указать нужный интервал выделите команду Office / Параметры Excel / вкладка Сохранение / Автосохранение каждые 1 … 120 минут. Если компьютер перестает отвечать на запросы или неожиданно пропадает электропитание, при следующем запуске Excel открывается файл автовосстановления, который может содержать несохраненную информацию.

3.4. Основные понятия электронных таблиц excel

Для увеличения производительности приложения Excel возможности управления памятью, позволявшие использовать в Microsoft Office Excel 2003 1 Гб оперативной памяти, увеличены в Office Excel 2007 до 2 Гб.

Книга Excel представляет собой файл, содержащий один или несколько листов.

Окно с заголовком Книга состоит из нескольких рабочих листов (по умолчанию – 3, но может быть установлено любое количество). При открытии рабочей книги автоматически загружаются все ее рабочие листы. На экране виден только верхний лист, остальные представлены ярлычками. Щелкая мышью на ярлыках листов, можно перейти к другому листу.

Рис. 3. 10. Ярлыки листов с кнопками прокрутки листов

Рабочий лист (электронная таблица) – основной документ, используемый в Microsoft Excel. Лист состоит из ячеек, упорядоченных в строки и столбцы. Листы всегда хранятся в книге.

Рабочее поле электронной таблицы состоит из строк и столбцов. Максимальное количество строк – 1 048 576, столбцов - 16 384. Excel 2007 обеспечивает увеличение числа строк на 1500% и столбцов на 6300% по сравнению с приложением Microsoft Office Excel 2003.

Пересечение строки и столбца образует ячейку, в которую можно вводить данные (текст, число, дату и время или формулы).

Строки нумеруются цифрами на левой границе рабочего поля.

Столбцы (колонки) нумеруются латинскими буквами на верхней границе рабочего поля. Колонки нумеруются в следующем порядке: A…Z, затем AA…AZ, затем BA…BZ и т. д. до XFD.

Каждая ячейка имеет уникальный адрес, состоящий из букв столбца и номера строки. Например, адрес С7 определяет ячейку на пересечении столбца С и строки 7.

Указатель ячейки – прямоугольник с жирными линиями, определяет активную или текущую ячейку. Указатель можно перемещать по таблице мышью или с помощью клавиатуры. Ввод данных и некоторые другие действия по умолчанию относятся к текущей ячейке.

Блок (область, диапазон) - прямоугольная область смежных ячеек. Блок может состоять из одной или нескольких ячеек, строк или столбцов. Адрес блока состоит из координат противоположных углов, разделенных двоеточием. Например, А1:С7 - блок из трех столбцов и семи строк, D:F - блок из всех ячеек столбцов D, E и F.

Вместо четырех тысяч разных способов форматирования ячеек теперь их можно использовать неограниченное количество, а максимальное число ссылок на ячейки, составлявшее ранее восемь тысяч, теперь ограничивается только объемом доступной памяти.

Excel 2007 поддерживает до 16-ти миллионов цветов.