3. Работа в excel 2007

Вы вновь вернулись в окно своей группы. Теперь вам предстоит ознакомиться с основами работы с MS Office Excel 2007 (далее просто Excel), предназначенного для организации данных в таблицы для документирования, сопоставления и графического представления информации.

3.1. Загрузка excel

 Выполнение задания

Запустите приложение Excel. Это можно выполнить одним из шести способов:

• Откройте папку, в которой будет располагаться ваш файл. Щелкните внутри нее правой кнопкой мыши. Выделите опцию Microsoft Office Excel Worksheet. Переименуйте файл в "КР по информатике" (рис. 2.1).

Повторим, то, что было написано для MS Word. По нашему мнению – это наиболее предпочтительный вариант, так как сразу ясно, где будет сохранен ваш документ.

• Нажмите кнопку ПУСК на Панели задач / Все программы / Microsoft Office и выберите левой кнопкой мыши команду Microsoft Office Excel 2007 (рис. 2.2)

• Нажмите кнопку ПУСК на Панели задач / щелкните по значку Microsoft Excel в левом столбце Панели (рис.3.1).

Рис. 3. 1. Запуск приложения Excel с использованием Панели кнопки ПУСК

• Дважды щелкните по ярлыку запуска Excel (если таковой расположен на рабочем столе – рис. 3.2).

Рис. 3. 2. Запуск приложения Excel с использованием Ярлыка

• Дважды щелкните по значку ранее созданного пустого документа Excel (если таковой уже создан – рис. 3.3)

Рис. 3. 3. Запуск приложения Excel с использованием ранее созданного документа

• Чтобы открыть документ, с которым вы недавно работали, нажмите кнопку Пуск, остановите указатель на пункте Недавние документы и щелкните мышью по документу, который желательно запустить (рис. 3.4).

Рис. 3. 4. Запуск приложения Excel с использованием поиска недавно созданных документов

Откроется окно приложения.

3.2. Настройка экрана

При запуске Excel XP появляется пустой документ (рис. 4.1).

Рис. 3. 5. Вид рабочего листа документа

Командные вкладки Excel 2007

Рассмотрим краткое описание командных вкладок и содержимое каждой из них.

Командные вкладки в пользовательском интерфейсе Office Excel 2007 (рис. 3.5) упорядочены согласно последовательности задач, которые, как правило, выполняются при работе над различными этапами создания документа.

Вкладка Главная содержит команды, связанные с буфером обмена, выбором шрифтов, настройками текста, форматированием ячеек, стилями, правкой, редактированием таблицы.

Вкладка Вставка содержит инструменты для работы со сводными таблицами, связями между таблицами, добавления иллюстраций, создания и редактирование диаграмм, организации гиперссылок, вставки надписей, колонтитулов, текстовых объектов и символов в электронную таблицу.

Вкладка Разметка страницы содержит команды для работы с темами, фоновыми изображениями и интервалами между абзацами в документе. Кроме того, здесь можно настраивать параметры страницы и порядок расположения элементов на странице.

Вкладка Формулы облегчает написание формул, позволяет работать с именованными ячейками, находить зависимости между формулами, а также выбирать режимы пересчета формул.

Вкладка Данные позволяет получать внешние данные из других приложений MS Office, осуществлять сортировку и фильтрацию данных, работать с данными (с текстом, проверять данные, консолидировать их, выполнять анализ "что - если"), просматривать структуру листа, решать задачи по поиску оптимальных решений.

Вкладка Рецензирование содержит все команды, необходимые для проверки (орфография, тезаурус и т.д.) документа и предоставления к нему доступа другим пользователям с целью просмотра. Здесь также имеются команды для добавления комментариев, отслеживания и обработки изменений, сравнения версий и защиты документа.

Вкладка Вид содержит все необходимое для отображения документа различными способами, начиная с базовых представлений документа и заканчивая набором средств отображения для работы с линейками и сетками, а также для работы с несколькими документа ми в нескольких окнах, кроме того, с помощью данной вкладки можно записывать и исполнять макросы.

Вкладка Надстройки позволяют сохранить документы с помощью возможностей PDF – редакторов.

Средства управления отображением документа расположены в правом нижнем углу окна Excel, аналогично тому, как это размещено в Word.

Новый вид листа Excel 2007

Не только лента является новшеством в Excel 2007. Разметка страницы — это тоже новая возможность. Если пользователь уже работал в режиме предварительного просмотра в Microsoft Office Word 2007, ему будет приятно увидеть похожие преимущества и в Excel.

Чтобы увидеть этот новый режим (рис. 3.6)⁸, выберите команду Разметка страницы на панели инструментов Вид в правом нижнем углу окна. Можно также перейти на вкладкуВид на ленте, а затем нажать кнопку Разметка страницы в группе Режимы просмотра книги.

Рис. 3. 6. Новый вид режима разметки страницы в Excel

1. Заголовки столбцов.

2. Заголовки строк.

3. Линейки для полей.

В режиме разметки страницы имеются поля страницы вверху, по сторонам и внизу листа, а также небольшая синяя область между листами. Верхние и нижние линейки предназначены для настройки полей. Линейки можно включать и выключать по мере надобности (установите или снимите флажок Линейка в группе Показать или скрыть на вкладке Вид).

Новый режим позволяет не использовать предварительный просмотр печати для внесения уточнений в лист перед печатью.

В режиме разметки страницы легко добавлять колонтитулы. При вводе данных в области колонтитула открывается вкладка Конструктор, в которой содержатся все команды, необходимые для создания колонтитулов.

Можно просматривать каждый лист книги в наиболее подходящем для него режиме. Просто выберите нужный режим каждого листа на панели инструментов Вид или в группе Режимы просмотра книги на вкладке Вид. Здесь можно выбрать как обычный режим, так и режим разметки страницы.

Внешний вид экрана может зависеть от его разрешения

Все, что было рассмотрено до сих пор, применимо для экрана с высоким разрешением и при максимальном размере окна Excel. В противном случае все может выглядеть по-другому.

Низкое разрешение.   При низком разрешении экрана, например 800 на 600 точек, в некоторых группах ленты могут быть отображены только имена групп, без команд. Щелкните стрелку на кнопке группы, чтобы отобразить команды в группе.

Например, на вкладке Вид в группе Показать или скрыть находится несколько команд для вставки или скрытия различных элементов. На экране с высоким разрешением в группе Показать или скрыть будут отображены все команды. При разрешении 800 на 600 точек на экране появится кнопка Показать или скрыть, а не команды группы.

В этом случае, чтобы отобразить команды в этой группе, щелкните стрелку на кнопке группы Показать или скрыть (рис. 3.7).

Рис. 3. 7. Группа Показать или скрыть на вкладке Вид при высоком и низком разрешении

Если при меньшем разрешении для группы выводится только ее имя, эта группа содержит редко используемые команды.

Свернутое окно. Если уменьшить окно приложения Excel, при любом разрешении экрана можно получить такой размер окна, при котором некоторые группы будут представлены только именами групп, и нужно будет щелкнуть стрелку на кнопке группы, чтобы отобразить все команды.

 Выполнение задания

• Щелкните по кнопке Развернуть в зоне заголовка окна, если после вызова программы ее окно не занимает всего экрана. Проверьте, чтобы полноэкранным было и окно документа.