Электронный документооборот
.docxЭлектронный документооборот – плюсы и минусы.
Переход на электронный документооборот — не российская, а общемировая тенденция. Во многих странах на законодательном уровне установлено, что компании обязаны в определенных случаях применять электронные документы. Так, в Австрии электронные документы используются при заемных и арендных операциях, в Бразилии — в розничной торговле, табачной и автомобильной промышленности. В Корее отказ выпустить электронный счет обернется штрафом в размере 2% от суммы операции, а отказ от передачи электронного документа — штрафом в размере 1% от суммы операции.
В России электронный документооборот пока носит добровольный характер. Но государство всячески лоббирует его применение. По данным ФНС России, на территории РФ ежегодно циркулирует порядка 45 млрд бумажных документов — договоров, актов, накладных и т.д. Из них более 15 млрд — счета-фактуры.
Между тем, как показывают международные исследования, внедрение электронного документооборота позволяет сократить время обработки документов на 70%, а общая экономия составляет 2—3% валового оборота компании.
Преимущества электронного документооборота
Прежде всего, это сокращение издержек компаний. Отпадает необходимость в затратах на приобретение бумаги, расходных материалов для печати (чернил, картриджей и т.д.). Не надо выделять огромные площади для хранения бумажных документов и нести расходы по сдаче документов в архив.
Поскольку передача электронного документа происходит почти мгновенно, причем независимо от местонахождения контрагента, внедрение электронного документооборота способствует ускорению оплаты счетов, а значит, увеличению оборачиваемости денежных потоков, что в конечном итоге увеличит доходы компании.
Кроме того, сокращается количество споров между контрагентами, так как электронный документооборот между ними обычно осуществляется не напрямую, а через третьих лиц (операторов). И просто так обвинить контрагента в его недобросовестности по передаче документов не получится.
Нюансы применения электронных счетов-фактур
С 23 мая 2012 г. российские налогоплательщики получили возможность обмениваться электронными счетами-фактурами. С этой даты вступил в силу приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138 «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде». Документ закрыл последнюю брешь в законодательстве, не позволявшую применять электронные счета-фактуры в хозяйственной практике.
Организация, которая решила использовать электронные счета-фактуры, должна предпринять следующие шаги.
Во-первых, заключить договор с оператором электронного документооборота, обеспечивающим обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Отметим, что оператор должен входить в сеть доверенных операторов электронного документооборота, организатором которой выступает ФНС России. Участие оператора в такой сети означает, что он гарантирует выполнение требований нормативных правовых актов, регулирующих информационное взаимодействие между участниками юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи (п. 5.1 Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота, утвержденного приказом ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253). На сайте ФНС России можно найти реестр операторов, обеспечивающих электронный документооборот счетов-фактур между продавцом и покупателем. На 8 июня 2012 г. в него входит 13 операторов, 12 из которых уже подали документы на включение в сеть доверенных операторов электронного документооборота.
Во-вторых, надо получить электронную цифровую подпись в одном из удостоверяющих центров, аккредитованных в сети доверенных удостоверяющих центров Федеральной налоговой службы (п. 1.8 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утвержденного приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н). Перечень таких центров размещен на официальном сайте ФНС России.
Наконец, в-третьих, следует приобрести необходимое программное обеспечение. В функции доверенного оператора входит распространение и техническое сопровождение программных средств для хозяйствующих субъектов, включая средства криптографической защиты информации, реализующие электронный документооборот в соответствии с требованиями нормативных актов. Поэтому необходимое программное обеспечение лучше приобрести у него. Программное обеспечение может быть как отдельной программой, так и модулем, встраиваемым в популярные бухгалтерские программы.
Напомним, что в настоящее время установлено три вида электронной подписи (ст. 5 Закона № 63-ФЗ):
1)простая электронная подпись – это логины, пароли, коды подтверждения и прочие средства идентификации, например в электронном кошельке;
2)неквалифицированная электронная подпись используется в тех случаях, когда наличие на документе печати необязательно, например при оформлении договора аренды. Эта подпись может быть получена с применением ключа подписи и должна обеспечивать обнаружение изменений, внесенных в электронный документ после момента его подписания. Неквалифицированная электронная подпись создается с помощью средств криптошифрования (ст. 12 Закона № 63-ФЗ);
3)квалифицированная электронная подпись позволяет приравнять документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, к документу, на котором имеется собственноручная подпись и печать. Она используется при отправке отчетности в налоговые органы через Интернет и работе через клиент-банк. Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.
Следует иметь в виду, что если в соглашении между двумя сторонами достигнута договоренность о применении неквалифицированной электронной подписи, то первичные документы с такой подписью могут иметь место в бухгалтерском, но не в налоговом учете. Это связано с тем, что НК РФ содержит указания только на применение электронной цифровой подписи (т.е. квалифицированной).
К тому же в электронном варианте документов количество подписей в два раза меньше. Так, если в счете-фактуре организации предусмотрены подпись руководителя и главного бухгалтера, то в электронном счете только руководителя (приказ Федеральной налоговой службы от 5.03.12 г. N ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»).
К минусам применения электронного документооборота можно отнести следующее:
другие версии бухгалтерской программы «1С» для электронного документооборота пока невозможно использовать. К ним, в частности, относятся более ранние версии – 7 и 8;
поставщик и покупатель должны иметь одного оператора (для пользователей «1С» пока Такском), так как другие операторы пока не готовы предоставить услуги по электронному обмену документами;
«дистанционный» обмен будет возможен далеко не со всеми контрагентами, а это означает, что придется осуществлять двойной контроль за документами: отдельно – за бумажными, отдельно – за электронными документами.
Кроме того, везде есть свои нюансы. Так, в бумажных документах возможны опечатки, но зато они «живые», перед глазами. Сегодня на небольшие помарки в налоговых органах закрывают глаза. Электронные же документы, которые в принципе передаются мгновенно, можно ожидать в течение 5 дней, поскольку на действие каждой стороны отводится по одному рабочему дню. Это может быть связано с разной продолжительностью рабочего дня, с разницей в часовых поясах и т.д.
В заключение отметим, что переход к электронному документообороту – дань времени в целях гармонизации национальных законодательств в отношении электронных документов.