37.Регламентация процессов управления организацией: типовая структура Положения о системе управления организацией, типовая структура Положения о коллегиальном органе управления.

Положение о системе управления организацией

роль – структурирование бизнес-процессов организации в виде системы процессов и используемых методов и правил управления этими процессами;

содержит информацию о(об):

• организационной структуре,

• выполняемых бизнес-процессах,

• структуре и полномочиях органов управления,

• порядке управления организацией (планировании, контроле, анализе и принятии ключевых управленческих решений);

должно четко прописывать участие подразделений в бизнес-процессах, т.е. привязку организационной структуры к системе процессов организации;

может содержать матрицу ответственности, с помощью которой определяются зоны ответственности высшего менеджмента организации;

может включать и другие разделы, в частности, содержащие требования к системе качества, системе экологического менеджмента и т.д.

1. Назначение и область применения документа

2. Нормативные ссылки

3. Термины и определения

4. Основные принципы формирования системы управления организацией

5. Организационная структура и система процессов организации

5.1 Схема и описание организационной структуры.

5.2 Схемы и описание системы процессов.

6. Органы управления организацией

6.1 Совет директоров.

6.2 Генеральный директор.

6.3 Бюджетный комитет.

6.4 Технический совет.

7. Процесс управления организацией (раздел может быть выделен в отдельный документ — «Регламент процесса управления организацией»).

7.1 Описание процесса управления организацией.

7.2 Схема процесса управления организацией.

7.3 Карта стратегии.

7.4 Система показателей организации.

7.5 Структура нормативной базы организации.

8. Порядок внесения изменений

9. Рассылка

10. Лист регистрации изменений

11. Ознакомление сотрудников

Приложение А Формы планов и отчетов

Положения о коллегиальном органе управления

Деятельность коллегиальных органов может существенно повысить адекватность принимаемых управленческих решений по определенному кругу вопросов.

При неправильной организации работы коллегиальных органов возникает риск размывания ответственности за принятые решения.

Такую ситуацию можно охарактеризовать следующим образом:

• подготовка совещаний коллегиального органа не ведется;

• на рассмотрение выносятся сырые документы или работа ведется вообще без них;

• протокол совещания не ведется;

• решения принимаются голосованием простым большинством голосов и утверждаются генеральным директором;

• не существует утвержденной формы протокола, решения не протоколируются, оформляются задним числом;

• контроль выполнения решений не осуществляется;

• в протоколах не указываются лица, ответственные за исполнение решений;

• не установлен порядок взаимодействия коллегиального органа с другими органами управления организацией.

Типовая структура Положения о коллегиальном органе управления

• Назначение и область применения документа

• Нормативные ссылки

• Термины и определения

• Состав коллегиального органа

• Назначение и принципы действия коллегиального органа

• Компетенция коллегиального органа

• Сроки и порядок созыва коллегиального органа

• Взаимодействия коллегиального органа

• Порядок внесения изменений

• Рассылка

• Лист регистрации изменений

• Ознакомление сотрудников

• Приложение А. Форма протокола заседания коллегиального органа

. 38.Регламентация типовых процессов организации: структура и рекомендации по разработке типовой документированной процедуры

Структура типовой документированной процедуры:

1. Назначение и область применения документа

2. Нормативные ссылки

3. Термины и определения

4. Общее описание выполнения процедуры

5. Матрица ответственности

6. Порядок внесения изменений

7. Рассылка

8. Лист регистрации изменений

9. Ознакомление сотрудников

10. Приложение А. Формы документов

В каждой организации существуют определенные виды деятельности, которые должны выполняться по одной и той же технологии практически в каждом подразделении

• рассматриваемая деятельность выполняется во всех подразделениях,

Ü назначить одного руководителя владельцем процесса нельзя

• если никто не будет отвечать за контроль исполнения требований процедуры и поддержание ее в актуальном состоянии, то работать эта процедура не будет.

Часто пытаются сделать ответственным генерального директора, который не в состоянии проконтролировать выполнение требований документа во всех подразделениях. Эти требования начинают нарушаться (сотрудники работают так, как привыкли, игнорируя новые для них нормы). Фактически закон, введенный в действие процедурой, с самого начала не выполняется, а большинство руководителей подразделений становятся его нарушителями. Но до тех пор, пока последние пользуются доверием высшего менеджмента и справляются с поставленными задачами на отступления от установленного порядка и стандартов смотрят сквозь пальцы. Такая ситуация является обычной для многих организаций.

GЕсли нельзя предусмотреть и обеспечить контроль осуществления процедуры выполнения работ по виду деятельности, то разрабатывать и вводить в действие такую процедуру нецелесообразно. Это будет еще один формальный и не работающий на практике документ.