Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Лабораторный практикум_ИТвЛК.doc
Скачиваний:
49
Добавлен:
04.06.2015
Размер:
480.26 Кб
Скачать

Лабораторная работа № 4

(2 часа) Создание отчетов

Цель работы: Получение навыков работы по созданию отчетов.

Темы для предварительного изучения: Назначение отчетов. Порядок создания отчетов. Разделы бланка отчетов. Элементы управления. Форматирование элементов управления. Сортировка и группировка. Сохранение и печать отчета.

Общие сведения: Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы. В отчете пользователь может наглядно представить извлеченную из базы данных информацию, дополнив ее результатами анализа и вычислений.

«Access» предлагает шесть способов создания отчета: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет в столбец, Автоотчет ленточный, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки.

Автоотчет в столбец и Автоотчет ленточный - простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет, а остальное сделает Мастер отчетов. Отчет можно сформировать с помощью Мастера отчетов и затем отредактировать в режиме Конструктора или сразу воспользоваться режимом Конструктора. Мастер диаграмм создает отчет в виде диаграммы, а Почтовые наклейки создадут отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.

Области отчета:

- заголовок отчета (выводится только в начале отчета);

- верхний колонтитул (выводится в верхней части каждой страницы);

- область данных - является главной областью отчета, в которой размещены текстовые поля и другие элементы управления, представляющие записи данных таблицы;

- нижний колонтитул (расположен в нижней части каждой страницы и обычно содержит ее номер);

- примечание отчета (выводится только в конце отчета).

Формирование элементов управления:

Для создания отчета необходимо сформировать и разместить элементы управления в его макете в режиме Конструктора. В режиме предварительного просмотра все эти элементы управления будут представлены в виде реальных заголовков, надписей, полей и рисунков. Элементы управления отчетов те же, что и форм.

Обычно элемент управления должен быть связан с полем таблицы, которая лежит в основе отчета. С помощью связанного элемента управления можно отображать текущее значение в таблице.

Существует два способа сформировать связанные элементы управления. Для автоматического формирования элемента управления, связанного с таблицей, лежащей в основе отчета, следует использовать кнопку «список полей». Из списка полей в отчет перетащите выбранное поле. Для каждого поля, выбранного из списка полей, формируется связанный элемент управления. Для связи уже имеющегося элемента управления с полем таблицы необходимо установить значение свойства «данные». В строке «данные» выбрать из раскрывающегося списка имя поля таблицы, с которым должен быть связан элемент управления.

Формирование вычисляемых элементов управления:

В таком элементе управления содержатся значения, вычисляемые на основе данных из полей таблицы, лежащей в основе отчета. Вычисления производятся в соответствии с выражением, которое задано в ячейке «данные» окна свойств при определении свойств элемента управления.

Если «Access» автоматически должен формировать значение для определенного поля, используется вычисляемый элемент управления. Для формирования вычисляемого элемента управления сначала необходимо добавить в макет отчета текстовое «поле» из панели элементов, в которое необходимо ввести соответствующее выражение (каждое выражение должно начинаться знаком равенства; каждое имя, используемое в выражении, заключается в квадратные скобки; если в выражении используется текст, то он должен быть заключен в кавычки). Можно сформировать вычисляемый элемент с помощью Конструктора выражений и Мастера отчета.

Проведение вычислений в отчете:

Можно использовать групповую функцию для вычислений по группе записей, задав выражение, в котором будет вычисляться ее значение. В зависимости от того, в какую область отчета поместить эту функцию, будет определено ее результирующее значение: для соответствующей группы записей или для всех записей, используемых при формировании отчета.

Для вычисления значения функции для группы записей данных поместите ее в заголовок или примечание группы. Для вычисления значения функции для всех записей поместите ее в заголовок или примечание отчета.

Сначала необходимо добавить в соответствующую область макета отчета текстовое поле с помощью элемента панели инструментов «поле». В поле «свойства: данные» введите соответствующее выражение с использованием нужной групповой функции, например, =SUM([Количество] * [Цена]).

Сортировка и группировка данных в отчете:

Для определения группировки или сортировки данных выполните команду «панель меню: вид» → «сортировка» и «группировка».

В столбце «поле / выражение» появившегося окна задайте имя поля или введите выражение. Поле или выражение в первой строке задает первый уровень группировки или сортировки. Вторая строка задает второй уровень и т.д. Для изменения последовательности сортировки нужно перетащить строку в соответствующее место.

Условия выполнения лабораторной работы:Наименование отчетов должно включать логическое название, исходя из их содержания, последнюю цифру номера группы, первые буквы фамилии и имени студента.

Задание: Создать простой и сложный отчеты, отражающие определенную информацию из базы данных «Производство».

На основе сводной таблицы (или таблицы связи), соответствующей индивидуальному варианту в лабораторной работе № 1, создать простой отчет с группированием данных по определенному параметру (например, по подразделениям, по видам продукции и т.д.). Внутри каждой группы данные расположить в определенном порядке (например, по алфавиту, по убыванию или возрастанию какого-либо показателя). Указать количество образованных групп и записей в каждой группе (например, количество подразделений и число сотрудников, работающих в каждом подразделении).

Создать отчет на основе предварительно сформированного параметрического запроса к связанным таблицам. При открытии запроса необходимо задавать вид продукции, для которого следует вывести данные. В запросе должна быть отражена информация об обработке всех деталей изделия с указанием операций и используемого оборудования (по инвентарному номеру).

Контрольные вопросы:

  1. Для чего используются отчеты и их основные виды.

  2. Основные способы создания отчетов.

  3. Как создается составной (сложный) отчет?

  4. На основе каких данных может формироваться отчет?

  5. Способы группировки данных в отчете.

  6. Способы сортировки данных в отчете.

  7. Для чего служит макет отчета и его основные виды.

  8. Основные стили отчетов.

  9. Назовите основные функции, которые могут использоваться для нахождения итоговых значений отчета.

  10. Способы представления итоговых значений отдельных полей отчета.

  11. Назначение элемента панели инструментов «сортировка / группировка».

  12. Назначение элемента панели инструментов «автоформат».

  13. Назначение элемента панели инструментов «список полей».

  14. Какие элементы управления могут использоваться в отчете?