Лабораторная работа № 3

(4 часа)

Работа с запросами

Цель работы: Получение навыков работы по созданию запросов. Создать запрос на выборку информации из отдельной таблицы и из связанных таблиц. Создать параметрический запрос, запросы для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, запросы обновления или удаления одновременно нескольких записей, запросы для выполнения встроенных или специальных вычислений.

Темы для предварительного изучения: Назначение запросов, типы запросов, создание запросов на выборку из одной или нескольких таблиц, типы запросов на изменение и технология их разработки.

Общие сведения: Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах «Access». С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

В «Access» можно создавать следующие типы запросов:

- запрос на выборку (условия отбора задает пользователь);

- перекрестный запрос (позволяет создавать результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц);

- запрос на изменение (удаление, обновление и добавление) записей (позволяет автоматизировать заполнение полей таблиц);

- запросы SQL (на объединение, к серверу, управляющие, подчиненные), написанные на языке запросов SQL.

Запросы можно создавать с помощью Мастеров запросов, которые автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы.

Наиболее часто при построении запросов используется режим Конструктора, который позволяет самостоятельно выбрать необходимые данные из одной или нескольких таблиц и задать условия отбора этих данных.

При выполнении запроса на выборку данные, удовлетворяющие условиям отбора, выводятся в определенном порядке. Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и для других действий.

При построении критериального запроса необходимо задать условие отбора данных по некоторому полю (в строке «условие отбора»).

При создании параметрического запроса в столбце определенного поля в строке «условие отбора» ввести в квадратных скобках сообщение, которое будет выводиться на экран при выполнении запроса (например, [Введите Фамилию]).

При необходимости получения итоговых значений по группам данных необходимо при конструировании запроса осуществить группировку данных по определенному полю, выполнив команду «панель инструментов: групповые операции» и в полях, для которых выполняется статистическая функция заменить значение «группировка» на необходимую функцию из списка.

Для конструирования перекрестного запроса при его построении следует выбрать команду «панель меню: запрос → перекрестный запрос». При этом в области конструирования появятся дополнительные строки «групповая операция» и «перекрестная таблица». Переместить нужные поля в область конструирования. Для полей, значения которых должны быть представлены в виде заголовков строк, активизировать ячейки строки «перекрестная таблица» и выбрать из раскрывающегося списка значение «заголовки строк». Аналогично поступить с полем для заголовка столбцов. Для этих полей в строке «групповая операция» надо сохранить стандартное значение «группировка». Для поля, значения которого должны быть использованы для формирования значений в ячейках в области сведения таблицы, в строке «перекрестная таблица» выбрать вариант «значение». В строке «групповая операция» задать нужную статистическую функцию.

Запрос на изменение - это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, обновление и добавление записей в таблице.

Запрос на удаление удаляет группу записей, удовлетворяющих заданным условиям, из одной или нескольких таблиц, причем можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

Запрос на обновление записей вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.

Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.

Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

После создания каждого запроса его следует закрыть и сохранить, задав имя. Выполнить запрос, щелкнув на нем дважды левой кнопкой мыши. В случае, если не получен ожидаемый результат, внести в запрос изменения.

Условия выполнения лабораторной работы:Наименование запросов должно включать их логическое название, исходя из условий отбора данных, последнюю цифру номера группы, первые буквы фамилии и имени студента.

Задание:Используя имеющиеся в распоряжении «Access» режимы: конструктор, простой запрос, перекрестный запрос, повторяющиеся записи, записи без подчинённых, создать нижеследующие запросы на получение требуемой информации из сформированной базы данных «Производство».

Составить запрос на создание таблицы«Сотрудники новая» на основе имеющейся в базе данных «Производство» таблицы «Сотрудники», действуя по следующей схеме. В режиме Конструктора выбрать таблицу «Сотрудники», отметить в строке «поле» все поля таблицы в целом (со звездочкой), осуществить команду «панель инструментов: запрос» → «создание таблицы». Выполнить запрос в режиме Конструктора по команде «панель инструментов: запрос» → «восклицательный знак» или после его закрытия и сохранения щелкнув по нему дважды левой кнопкой мыши.

В созданную таблицу «Сотрудники новая» добавить следующие поля: пол, должность, оклад, семейное положение (логический тип данных), подразделение и другие данные по усмотрению студента.

Используя данные таблицы «Сотрудники новая» создать в соответствии с индивидуальным вариантом запрос на выборку:

1. всех сотрудников, работающих в определенном цехе;

2. сотрудников предприятия, имеющих высшее образование;

3. сотрудников мужского пола;

4. сотрудников, состоящих в браке;

5. сотрудников определенной должности;

6. сотрудников, имеющих оклад менее 5 тыс. рублей;

7. сотрудников старше 1980 года рождения;

8. суммарной заработной платы на предприятии;

9. средней заработной платы на предприятии.

Составить запрос с критерием и параметром отбора для выбора сотрудников, имеющих оклад меньше 3 тыс. рублей и работающих в определенном цехе.

В запросе к таблице «Сотрудники новая» ввести вычисляемое поле «Оклад за три месяца». Составить это поле по правилу: «Оклад*3» или через функцию «Построить» (при установленном в поле курсоре щелкнуть по правой кнопке мыши).

Составить итоговые запросы для вычисления средней, максимальной и минимальной зарплат по определенному цеху; для вычисления суммарной величины зарплаты для сотрудников каждого цеха; для вычисления количества сотрудников с высшим образованием в каждом цехе.

Составить запросы к связанным таблицам:

- запрос на выпускаемую продукцию в определенном цехе;

- запрос для выбора оборудования, которое используется при изготовлении отдельной детали с учетом ее обработки в различных цехах предприятия.

Составить запрос замены данных:

- к таблице «Подразделение» на замену одной из записей на «Цех столярный».

Составить перекрестный запрос к предварительно созданной таблице «Выпуск продукции», содержащей следующие поля: продукция, квартал, количество, на получение информации о поквартальном выпуске каждого вида продукции и продукции в целом.

Контрольные вопросы:

1. Для чего предназначены запросы?

2. Как называется таблица, на базе которой создается запрос?

3. Итоговый запрос; итоговые функции.

4. Сортировка записей в таблице (по полю) с помощью запроса.

5. Что такое вычисляемое поле в запросе? Приведите пример.

6. Что такое групповые операции? 

7. Приведите примеры запросов с критериями?

8. Что такое запрос с параметрами. Составить примеры для конкретных таблиц.

9. Итоговые запросы. Какие типы полей используются в итоговых запросах?

10. Составить примеры запросов замены и удаления (описать команды).

11. Опишите, как организуется вычисляемое поле. Приведите примеры.

12. Какие поля исходной таблицы включаются в запрос?