4 Создание форм

После того как созданы все необходимые таблицы, следует создать объекты, которые обеспечат работу пользователя с данными в этих таблицах.

Существует три объекта Microsoft Access, которые можно применять для организации взаимодействия пользователя с данными, хранящимися в таблицах: формы, отчеты и страницы доступа к данным [1].

Формы предназначены как для отображения, так и для ввода данных в таблицы. Они позволяют отобразить данные в виде, удобном для пользователя, обеспечить корректировку этих данных, ввод новых записей и удаление ненужных. Формы, как правило, не применяются для вывода данных на печать.

Отчеты предназначены только для отображения данных в нужном формате. Отчет может быть выведен как на экран, так и на печать. Кроме того, отчет можно сохранить в виде документа Word, Web-страницы. а также в виде «моментального снимка», рассылаемого по электронной почте, который можно просматривать, даже если на компьютере не установлен Microsoft Access.

Страницы доступа к данным позволяют организовать доступ к данным, хранящимся в таблицах, с помощью программы просмотра Microsoft Internet Explorer 5.0 и выше. Они представляют собой динамические Web –страницы.

Форма – это организованное и отформатированное представление некоторых или всех полей из одной или нескольких таблиц или запросов. Формы интерактивно взаимодействуют с таблицами базы данных. Для ввода новой информации, редактирования или удаления существующей информации или для поиска информации используются элементы управления формы [2].

Создание объекта Форма возможно несколькими путями.

Для непосредственного создания формы необходимо выбрать вкладку Формы в области объектов около левого края окна базы данных. Откроется область для хранения списка форм (рисунок 4.1). В данной области доступны два варианта создания форм: в режиме Конструктора (рисунок 4.2) и с помощью Мастера форм (рисунок 4.3).

Рисунок 4.1 - Область базы данных для хранения списка форм

Рисунок 4.2 – Ярлык для создания формы в режиме Конструктора

Рисунок 4.3 – Ярлык для создания формы с помощью Мастера форм

Можно также выделить в окне базы данных таблицу, на основе которой планируется создать форму, и, воспользовавшись ниспадающим списком команд «Новый объект» на панели инструментов окна Access (рисунок 4.4), выбрать команду «Форма». В открывшемся диалоговом окне «Новая форма» задать способ создания формы (режим Конструктора или с помощью Мастера форм) или сразу ее внешний вид при создании в режиме Автоформа (рисунок 4.5).

Рисунок 4.4 – Создание формы на основе выделенной таблицы

Рисунок 4.5 – Выбор способа создания или внешнего вида новой формы

Можно, нажав кнопку «Создать» на панели инструментов окна базы данных, открытого в области форм, открыть диалоговое окно «Новая форма» и выбрать в ниспадающем списке наименование требуемой таблицы и способ создания формы (рисунок 4.6).

Рисунок 4.6 – Выбор таблицы для создания на ее основе формы

Режим Конструктора предполагает создание формы вручную, располагая все необходимые элементы будущей формы на пустом макете (рисунок 4.7), что неподготовленному человеку осуществить достаточно трудно. В связи с этим студентам рекомендуется создавать формы с помощью Мастера и затем уже макет созданной формы корректировать в режиме Конструктора.

Создание формы с помощью Мастера форм предполагает диалоговый режим. Открыть окно Мастера форм «Создание форм» (рисунок 4.8) можно двойным щелчком левой клавишей мыши на ярлыке «Создание формы с помощью мастера» в области форм окна базы данных (рисунок 4.3) или любым другим способом, приведенным выше.

Рисунок 4.7 – Пустой макет будущей формы

а	б

Рисунок 4.8 – Выбор полей из таблицы для будущей формы

В поле «Таблицы и запросы» (рисунок 4.8) следует выбрать объект, на основе которого предполагается создавать форму: таблицу или запрос. В поле «Доступные поля» (рисунок 4.8, а) будут отражены все поля (столбцы), содержащиеся в объекте. Воспользовавшись клавишами (для выбора одного поля) и(для одновременного выбора всех полей) необходимо выбрать поля, которые будут представлены в создаваемой форме (рисунок 4.8, б).

Далее следует задать внешний вид (рисунок 4.9, а), стиль оформления (рисунок 4.9, б) и имя создаваемой формы (рисунок 4.9, в).

а	б
	в

Рисунок 4.9 – Задание внешнего вида, стиля и имени формы

В рассмотренном примере (рисунки 4.8–4.9) создана форма на основе таблицы «Выполняемые операции» и, при выбранных внешнем виде и стиле оформления, форма «Выполняемые операции» в режиме Формы имеет вид, представленный на рисунке 4.10.

Рисунок 4.10 – Форма «Выполняемые операции» в режиме Формы

Внизу формы (рисунок 4.10) отображены номер записи, отраженной в настоящий момент в области данных формы, и общее количество записей, содержащихся в таблице, которую представляет данная форма. Перемещение по записям осуществляется с помощью кнопок перехода . Кнопка со звездочкой предназначена для создания новой записи.

Форма может отображать информацию (поля) нескольких таблиц или запросов. Возможность одновременного представления информации из двух различных таблиц, между которыми установлена связь, обеспечивается созданием составной формы. В таком случае одна из таблиц является основной, другая – подчиненной с отношением связи между ними «один ко многим». При этом подчиненная таблица встроена в основную форму.

Создание составной формы следует начать с формирования основной формы с внешним видом «в один столбец» (рисунок 4.9, а).

Для рассматриваемой информационной системы Мебельное производство основной будет форма «Участки». Из двух доступных полей выбрано поле «Участок» (рисунок 4.11, а), так как отображение кода участка не имеет смысла, он необходим только для установления связей между таблицами.

а	б

Рисунок 4.11 – Форма «Участки»

Чтобы добавить к основной форме подчиненную с целью получения составной формы следует основную форму из режима Формы перевести в режим Конструктора (рисунок 4.12).

Переход из режима Формы в режим Конструктора и наоборот осуществляется так же, как и для таблиц (рисунок 4.13).

Рисунок 4.12 – Форма «Участки» при переходе в режим Конструктора

Рисунок 4.13 – Способы перехода из режима Формы в режим Конструктора

В режиме Конструктора активируется панель элементов. Она может быть расположена на панели инструментов окна Access (рисунок 4.14, а), либо в рабочей зоне данного окна (рисунок 4.14, б). При отсутствии панели элементов следует нажать соответствующую кнопку на панели инструментов (рисунок 4.14, а), либо выполнить команду строки меню «Вид → Панель элементов».

а	б

Рисунок 4.14 – Панель элементов

Панель элементов предназначена для добавления в форму новых элементов управления. Наиболее часто применяемые элементы управления расположены прямо на панели (рисунок 4.14). Остальные выводятся на экран при нажатии кнопки «Дополнительные элементы» (рисунок 4.14, б).

Кроме кнопок элементов управления, панель элементов имеет две специальные кнопки: «Выбор объектов» и «Мастер элементов» (находятся в отжатом положении на рисунке 4.14).

Кнопка «Выбор объектов» автоматически отжимается, когда пользователь выбирает один из элементов на панели. Ее нужно снова нажать, если передумали размещать этот элемент.

Нажатая кнопка «Мастер элементов» обозначает, что при размещении элемента управления в форме запустится соответствующий мастер. При отжатой кнопке мастера не запускаются. Мастер элементов позволяет создавать такие сложные элементы управления, как поля списком, командные кнопки, группы элементов выбора. Практически для каждого сложного элемента управления существует свой Мастер элементов.

Панель элементов можно перемещать по экрану и поместить ее в удобном месте.

Расширив область формы «Участки» простым перетаскиванием ее границ (при появлении двойных стрелок) можно увидеть основные разделы макета данной формы (рисунок 4.15).

Рисунок 4.15 - Макет формы «Участки»

Макет любой формы состоит из следующих разделов [1].

Заголовок формы определяет верхнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом примечания формы. В область заголовка можно поместить текст, графику и другие элементы управления. При печати многостраничной формы раздел заголовка отображается только на первой странице.

Верхний колонтитул определяет верхний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим нижний колонтитул страницы. Этот раздел отображается только в том случае, когда форма открыта в режиме предварительного просмотра. При печати многостраничной формы верхний колонтитул отображается вверху каждой страницы.

Область данных определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Этот раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблиц и запросов, а также неизменяемые данные, например надписи. При печати многостраничной формы этот раздел отображается на каждой странице.

Нижний колонтитул определяет нижний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим верхний колонтитул страницы. Он отображается только, когда форма открыта в режиме предварительного просмотра. При печати многостраничной формы нижний колонтитул отображается внизу каждой страницы.

Примечание формы определяет нижнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом заголовка формы. При печати многостраничной формы примечание формы будет отображено только внизу последней страницы.

Из всех перечисленных разделов обязательным является только раздел области данных.

Для добавления или удаления разделов заголовка и примечания формы используется команда «Вид → Заголовок/примечание формы». Если форма уже содержит эти разделы, то данная команда отмечена флажком. Для удаления разделов заголовка и примечания следует сбросить этот флажок.

Аналогично для добавления или удаления разделов верхнего и нижнего колонтитула страницы используется команда «Вид → Колонтитулы», которая отмечена флажком, если форма уже содержит эти разделы. Чтобы удалить колонтитулы, необходимо сбросить этот флажок.

Высоту любого раздела формы можно изменить, перетаскивая границу раздела при помощи мыши. Для этого следует поместить указатель мыши над границей раздела так, чтобы он принял вид горизонтальной черты с двумя вертикальными стрелками, нажать левую кнопку мыши и перетащить границу раздела для получения нужного размера.

Высота раздела области данных определяется вертикальным размером окна формы, а также размером заголовка и примечания формы. Чтобы изменить высоту раздела области данных, необходимо переместить его нижнюю границу при помощи мыши вверх (для уменьшения высоты) или вниз (для увеличения).

Размер непосредственно самой формы определяется ее правой и нижней границами. Правая граница макета формы позволяет задать ширину формы. Чтобы ее изменить, следует перетащить границу макета формы с помощью мыши вправо или влево.

Нижняя граница макета формы позволяет определять ее высоту. Чтобы изменить высоту формы, нужно перетащить нижнюю границу макета формы вниз или вверх.

На макете формы (рисунок 4.15) видны также вертикальная и горизонтальная линейки, которые предназначены для разметки формы по заданным размерам и выделения нескольких соседних элементов управления.

Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки позволяют просматривать части формы, оказавшиеся за границами экрана в режиме Конструктора формы.

Окно «Свойства» (рисунок 4.16) для формы, разделов формы или ее отдельных элементов управления можно открыть с помощью вызова контекстного меню нажатием на правую клавишу мыши после выделения интересующего объекта.

а	б
в	г

Рисунок 4.16 – Вызов окна «Свойства» в режиме Конструктора

Чтобы выделить форму в режиме Конструктора следует нажать левой клавишей мыши на квадрат, расположенный в левом верхнем углу под значком формы, который после выделения формы станет черным (рисунок 4.16, а).

Выделение любого раздела формы осуществляется простым нажатием левой клавишей мыши на его заголовок (рисунок 4.16, б).

Выделение отдельных элементов управления происходит аналогично. Однако если элемент управления представлен сочетанием двух элементов, например «Надпись» и «Поле» (рисунок 4.16, в-г), они оба выделяются и в левом верхнем углу над ними появляются черные квадраты. Окно «Свойства» вызывается для того элемента, у которого по периметру расположены черные квадраты, что достигается дополнительным щелчком левой клавишей мыши на элементе.

В качестве подчиненной формы будет использована форма на основе таблицы «Рабочие», с которой таблица «Участки» связана отношением типа «один-ко-многим». Перед добавлением подчиненной формы следует расширить раздел «область данных» формы «Участки».

Существует два способа внедрения подчиненной формы в основную: с использованием элемента управления «Подчиненная форма/отчет» или непосредственным перетаскиванием ранее созданной подчиненной формы из окна базы данных в область данных основной формы.

При первом способе, который и рекомендуется использовать студентам при создании составной формы, необходимо расширить раздел «область данных» основной формы и убедиться, что на панели элементов включен мастер, то есть отжата кнопка .

Затем с помощью левой клавиши мыши выбрать на панели элементов элемент управления «Подчиненная форма/отчет» (кнопка ) и воссоздать на пустой части области данных основной формы прямоугольник (рисунок 4.17).

Рисунок 4.17 – Использование элемента управления «Подчиненная форма/отчет»

При этом откроется диалоговое окно «Мастер подчиненных форм» (рисунок 4.18), в котором следует выбрать переключатель «Имеющиеся таблицы и запросы», так как предполагается создать подчиненную форму на основе имеющейся в базе данных таблицы «Рабочие» (рисунок 4.18).

Рисунок 4.18 - Диалоговое окно «Мастер подчиненных форм»

При создании подчиненной формы на основе таблицы или запроса следующим шагом является выбор объекта и его полей (рисунок 4.19).

Рисунок 4.19 – Выбор полей таблицы для создания подчиненной формы

Затем для обеспечения корректного представления информации составной формой необходимо самостоятельно определить поля связи между основной и подчиненной формами (рисунок 4.20, а). Для этого следует выбрать переключатель «Самостоятельное определение» (рисунок 4.20, б) и из предложенных списков полей отметить связываемые поля (рисунок 4.20, в). Таблицы «Участки» и «Рабочие» изначально связаны посредством соответствующих полей - «Код участка» и «Участок» (рисунок 4.20, б-г).

Результат процесса создания составной формы (в режиме Конструктора) отображен на рисунке 4.21 (а). В режиме Формы составная форма отражает информацию сразу двух таблиц, и при переходе по записям синхронно изменяются соответствующие записи обеих таблиц (рисунок 4.21, б-в).

Второй способ внедрения подчиненной формы в основную возможен, если ранее была создана форма, которую предполагается использовать в качестве подчиненной. Тогда в диалоговом окне «Мастер подчиненных форм» (рисунок 4.18) следует выбрать переключатель «Имеющиеся формы» и отметить наименование будущей подчиненной формы (рисунок 4.22).

а	б
в	г

Рисунок 4.20 – Самостоятельное определение полей связи между формами

а
	б
	в

Рисунок 4.21 – Составная форма в режимах Конструктора (а) и Формы (б-в)

Рисунок 4.22 – Выбор подчиненной формы

Допустим, что ранее с помощью Мастера форм создана подчиненная форма «Рабочие» с внешним видом «ленточный» (рисунок 4.23).

Рисунок 4.23 – Форма «Рабочие»

В таком случае можно просто перетащить будущую подчиненную форму из окна базы данных в область данных основной формы. Для этого, расположив рядом в окне Access основную форму, открытую в режиме Конструктора, и окно базы данных, с помощью левой клавиши мыши следует захватить подчиненную форму из окна базы данных и перетащить ее на пустое место области данных основной формы (рисунок 4.24).

Рисунок 4.24 – Результат перетаскивания формы «Рабочие» из окна базы данных (справа) в область данных формы «Участки» (слева)

Воспользовавшись любым из рассмотренных способов можно получить составную форму, включающую информацию из разных таблиц, примеры которой представлены на рисунках 4.21 (б-в) и 4.25. Данные составные формы при перелистывании записей отражают список сотрудников, работающих в каждом цехе.

а	б

Рисунок 4.25 – Составная форма

Элемент управления Кнопка является очень важным элементом формы, поскольку именно с кнопками связаны различные действия, выполняемые пользователем в приложении (сохранение введенных данных, вызов другой формы, вывод на печать документа и т.п.) [1]. На кнопке можно поместить значок-рисунок, означающий выполняемое действие.

Для создания кнопки необходимо открыть форму в режиме Конструктора, при необходимости увеличить область данных и убедиться, что включен мастер. Затем следует выделить элемент управления «Кнопка» на панели элементов (рисунок 4.26) и нарисовать прямоугольник в месте будущего расположения кнопки.

Рисунок 4.26 – Выбор элемента управления «Кнопка»

В открывшемся диалоговом окне «Создание кнопок» нужно выбрать категорию и действие, которое будет выполнять создаваемая кнопка (рисунок 4.27, а).

а	б
в	г
д	е

Рисунок 4.27 – Создание элемента управления «Кнопка»

Например, предполагается, что при нажатии на создаваемую кнопку, будет открываться форма «Выполняемые операции», следовательно, необходимо выбрать категорию «Работа с формой» и действие «Открыть форму» (рисунок 4.27, б). Затем выбраны наименование формы, которая будет открываться при нажатии на кнопку (рисунок 4.27, в) и режим показа всех записей (рисунок 4.27, г), помещен текст на создаваемую кнопку (рисунок 4.27, д), сохранено присвоенное кнопке имя (рисунок 4.27, е).

Элемент управления «Надпись» используется для размещения в форме текста: заголовков полей, заголовка формы, различных поясняющих надписей. Надписи бывают двух типов: присоединенные и свободные [1].

Присоединенные надписи связываются с другими элементами управления (текстовыми и другими полями ввода) и служат заголовками этих поле, так как сами поля не имеют видимых на экране заголовков. Такие надписи автоматически создаются при размещении поля и присоединяются к нему. При отображении формы в режиме таблицы присоединенные надписи становятся заголовками столбцов.

Надписи, которые создаются с помощью кнопки «Надпись» на панели элементов, являются свободными, они не связываются ни с какими элементами управления. Эти надписи служат для оформления внешнего вида формы или для помощи пользователю, однако они не отображаются на экране, когда форма выводится в режиме таблицы.

Для создания надписи необходимо открыть форму в режиме Конструктора, увеличить область заголовка формы и, выделив элемент управления «Надпись» на панели элементов, нарисовать прямоугольник в месте ее будущего расположения (рисунок 4.28, а). В открывшуюся область надписи ввести текст.

а	б

Рисунок 4.28 – Создание элемента управления «Надпись»

На рисунке 4.28 (б) представлена составная форма с заголовком и кнопкой, при нажатии на которую открывается форма «Выполняемые операции» (рисунок 4.29).

Рисунок 4.29 – Открытие формы «Выполняемые операции» при нажатии на кнопку «Открыть форму»

Контрольные вопросы:

1. Объясните назначение формы в Базе Данных.

2. На основе каких данных могут создаваться формы?

3. Назовите основные виды форм и способы их создания.

4. Как осуществляется редактирование (изменение) форм?

5. Перечислите основные управляющие элементы в форме. Как они создаются?

6. Объясните основные функции элемента управления «кнопка» и способы его настройки.

7. Назовите способы создания составной (сложной) формы.