6.2. Стандартизация процессов

 

Стандартизация процесса лежит в основе любой системы менеджмента качества как гарантия того, что ошибочные действия при выполнении процесса исключены.

Стандартизация процессов включает:

     описание процесса;

     регламентацию процесса;

     аудит процесса.

 

При описании бизнес-процесса на верхнем уровне в обязательном порядке должны быть определены:

    название бизнес-процесса;

    входы бизнес-процесса;

    выходы бизнес-процесса;

    исполнитель, структурные подразделения Компании, отдельные работники Компании, внешние (по отношению к Компании) исполнители;

    управляющие входы бизнес-процесса: нормативные, организационно распорядительные и методические документы, определяющие требования к бизнес-процессу.

 

При описании бизнес-процесса разрабатываются следующие документы:

1. Положения, должностные и рабочие инструкции.

2. Спецификация операций бизнес-процесса.

3. Спецификации входов/выходов.

4. Спецификации на ресурсы.

5. Графические схемы бизнес-процесса и их текстовое описание.

6. Показатели бизнес-процесса.

7. Глоссарий.

8. Перечень документов бизнес-процесса.

9. Альбом документов бизнес-процесса.

 

Перечень документов может меняться в зависимости от системы менеджмента качества, принятой в организации.

 

 

Регламент бизнес-процесса - документ, описывающий последовательность операций, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей и порядок принятия решений по улучшениям.

Регламентация проводится по итогам описания, когда появляется возможность систематизировать все документы. Одним из основных средств, определяющих ответственность и порядок взаимодействия является матрица ответственности, где строки – операции бизнес-процесса, а столбцы – должности штатного расписания.

 

 

Пример распределения и закрепления ответственности в матричной форме в табл. 6.1. для декомпозиции процесса на рис. 6.4.

Буквы в Матрице ответственности означают следующее:

О – ответственный за проведение и результат данного бизнес-процесса (работы, функции).

У – участвует в проведении данного бизнес-процесса (работы, функции).

И – получает информацию о результатах и/или ходе данного бизнес-процесса (работы, функции).

 

В каждой строчке Матрицы может быть только одна буква О. То есть, за каждую работу может быть назначен только один ответственный. Букв У и И может быть несколько, или не быть вообще, но, как правило, Хозяин Процесса должен участвовать или получать информацию обо всех бизнес-процессах. Ответственность, закрепленная в Матрице, должна быть внесена в Должностную инструкцию данного сотрудника.

Пример. Из матрицы в табл. 6.1 в должностную инструкцию «Главного специалиста» должна быть перенесена ответственность за бизнес-процессы бп2, бп6 и участие в выполнение работ по бизнес-процессам бп5, бп7 и Подготовке кадров.

 

 

Рис. 6.4 Декомпозиция Процесса в сеть бизнес-процессов

 

Данный процесс выполняют 5 сотрудников во главе с Хозяином Процесса:

Х – Хозяин Процесса,

Г/с – главный специалист;

С – специалист;

и1 – исполнитель 1;

и2 – исполнитель 2.

 

Таблица 6.1.