11. Управление Заказами

Управление заказами - это деятельность, имеющая место в период между получением заказа и получением подтверждения от склада отгрузки товара покупателю

Цикл заказа

С точки зрения продавца - время между получением заказа от покупателя и доставкой его покупателю

С точки зрения покупателя - время, начиная с отправки заказа и заканчивая его получением

В современных условиях конкуренция основана на управлении временем.

Неспособность процессов логистики достаточно быстро реагировать на спрос может стать как причиной дефицита товара( и таким образом привести к потере сделки), так и причиной затоваривания складских мощностей, а главное причиной увеличения цикла заказа.

Приводит к снижению оборачиваемости товаров и денежных средств. Оборачиваемость денежных средств является важнейшим показателем деятельности любой компании - показатель общего количества денежных средства , заблокированных в сети на период с момента закупки материалов у поставщиков продажи конечного продукта и до момента получения денег.

Компания неспособная измерить этот цикл, неспособна управлять им

Время полного цикла заказа зависит от длины цепи поставки и количества всех операций логистики

чем длиннее цепь поставки, значительнее количество участников в цепи, и больше количество операций по подготовке заказов, тем длиннее цикл выполнения заказа, ниже реакция поставщика на изменения спроса клиента, и выше уровень организационных проблем приходится решать логистике

Эффективное выполнение логистической составляющей цикла заказа требует от логистики оптимизации всех ресурсов, повышения организации процессов с ориентацией на разработку и исполнение мероприятий, позволяющих сократить время выполнения операций.

Планирование заказа

• Установление графика размещения заказов покупателями

• Определение методов контроля над характером заказов и их приоритетом

• Определение возможностей по внедрению единого информационного пространства

• Определение возможностей стать единственным поставщиком для потребителя

• Определение ценовой скидки за соблюдением графика со стороны покупателя

При планировании маркетинг составляет график для передачи заказов клиентам. При этом учитываются:

• размеров партии заказа;

• ассортиментного перечня заказа;

• частоты поставки заказов;

• расстояния транспортировки заказа при поставке;

• формы товароснабжения (централизованная или децентрализованная – самовывоз)

• сроков выполнения заказа;

• уровня обслуживания, востребованным клиентом, и т.п.

Электронный обмен данными (EDI) можно определить как обмен бизнес-документацией между организациями в структурированной форме с машинной обработкой, или просто как непосредственное компьютерное соединение с другим компьютером

Потенциальными выгодами EDI являются:

• сокращение объема бумажной документации;

• повышенная точность благодаря сокращению числа ручных операций;

• повышенная скорость передачи заказов и других данных;

• сокращенный объем канцелярской и административной работы по получению данных, их обработке, отправке и связанных с этим задач;

• повышенная возможность активизации работы сотрудников, поскольку им приходится затрачивать меньше времени на канцелярские работы;

• сокращение издержек на размещение заказа и связанные с этим процессы;

• лучший доступ к информации благодаря высокой скорости подтверждения и рекомендаций по отгрузке;

• снижение рабочей нагрузки и более высокая точность работы других подразделений за счет стыковки EDI с другими электронными системами, такими как ведение запасов при помощи штрих - кодирования и электронный перевод денежных средств (EFT);

• сокращение запасов за счет повышенной точности и снижения общего времени выполнения заказов.

При подготовке договора службе продаж целесообразно предусмотреть приложение к договору, которое включает несколько позиций :

• Частоту поставки (например, один раз в неделю, или 2 раза в неделю);

• Усредненный ( стандартный) набор товарных позиций в заказе;

• Перечень ассортиментных позиций, которыми можно заменить, отсутствующий товар на складе, в период подготовки заказа, а также условия этой замены.

Такая подготовительная работа позволит сократить не только время , связанное с корректировкой заказов ( в случае отсутствия товарных позиций на складе), но и снизить транзакционные издержки

преимущества от сокращения времени прохождения заказа в цепи поставки логистической системы:

• Однократное высвобождение капитала

• Постоянные преимущества от сокращения издержек на финансирование более короткого цикла

• Более быстрое реагирование, а следовательно, более высокий уровень обслуживания

• Большую защищенность от нестабильности рынка,

• Большую гибкость в удовлетворении конкретных требований клиента

Структура времени выполнения заказа

• Время приема заказа

• Время обработки заказа

Прием поступивших заказов в соответствии с графиком передачи заказов;

Систематизация заказов в соответствии с временем выполнения;

Проверка кредитоспособности покупателя, подтверждение наличия кредита;

Перенос заказа-заявки в отдел управления запасами для сверки с информацией о наличии товарных запасах;

Корректировка заказа в случае отсутствия товарных запасов;

Размещение заявки на заказ в базу данных, подготовка документов на подбор заказа;

• Время комплектации заказа и партии отправки

Получение информации (документов) на заказ, подготовка отборочных листов и бланков –заказа;

Распределение исполнителей выполнения заказа;

Отбор товара с мест хранения;

Фиксирование выполнения отбора товара;

Перемещение отобранного товара в зону комплектации;

Комплектация заказа в соответствие с бланком заказа;

Выполнение услуг: маркировка, упаковка и т.д.;

Перемещение и передача заказа в экспедицию отправки;

Упаковка грузовых единиц заказа;

Формирование партий отправки по клиентам;

Оформление сопроводительных документов.

• Время отгрузки и доставки заказа

Транспортировка заказа к местам отгрузки;

Сверка сопроводительных документов;

Загрузка транспортных средств, закрепление груза;

Поставка заказов в соответствии с маршрутом доставки;

Разгрузка заказа у клиента, передача заказа и оформление сопроводительных документов.

Пути решения основных проблем при выполнении и доставке заказа клиентам

• Оптимизация маршрутов доставки

• Сокращение пути поставщик-потребитель (приближение к клиенту)

• Выбор транспортных средств и товароносителя

На складе отгрузки:

• Оптимизация грузопереработки

• Внедрение информационной системы

• Оптимизация комплектации: выделение зоны комплектации & техническое оснащение при отборе товара & идентификация товара и упаковки

• Организация учета товара

• Подготовка квалифицированных кадров

На складе приемки:

• Разработка графика приемки зак.

• Организация приема товара: выделение разгрузочных мест & механизация разгрузки & стандартизация тары & идентификация товара на 3 уровнях & разработка совместных правил к укладке грузов с учетом упаковки и маркиров

• Налаживание обмена тарой и возврата товара

Основные задачи управления заказами

1. Стратегический уровень:

Определение системы передачи заказа

Разработка информационной поддержки передачи заказа

Разработка системы товароснабжения клиентской базы через складскую сеть

Определения системы комплектации заказов на складе и уровня ее механизации

2. Тактический уровень:

Разработка приоритетной политики выполнения заказов совместно с маркетингом

Разработка системы обработки заказов (с выделением ответственных в оргструктуре управл.

Разработка системы показателей выполнения заказов

Планирование заказов

3. Оперативный уровень

Разработка графика поступления заказов

Проверка кредитоспособности клиентов

Оперативный контроль за выполнением заказ.

Контроль за сопроводительными документами

Контроль за показателями выполнения заказ.