К экзамену / склады бебешка / Глава 13 Организационные структуры на складе

Глава 13 ОРГАНИЗАЦИОННАЯСТРУКТУРАУПРАВЛЕНИЯ СКЛАДСКИМХОЗЯЙСТВОМ

■13.1.ПОСТРОЕНИЕОРГАНИЗАЦИОННОЙСТРУКТУРЫУПРАВЛЕНИЯСКЛАДСКИМ ХОЗЯЙСТВОМ

Организационная структура: соответствиестратегическим целям изадачам.

Опыт передовых западных и отечественных компаний: в основу формирование логистических служб положен системный подход, базирующейся на рассмотрение всех звеньев логистической системы (ЛС) фирмы как взаимосвязанных и взаимодействующих для достижения корпоративных (стратегических) целей управления. Отличительной особенностью системногоподхода является оптимизация функционированиянеотдельныхзвеньев, а ЛС в целом. В несколько упрощенном виде ЛС можно представить как взаимодействующую структуру в виде

объекта управления — логистической сети фирмы и некоторой надстройки — субъекта управления — службы логистики.

Персонал служб логистики крупныхи средних компаний делится на три уровня:

топ-менеджмент,

персонал среднего

низшегоуровня управления

Кперсоналувысшего уровня логистическогоменеджмента относятся:  вице-президенты фирмпологистике,  директора пологистике,

 начальники департаментов, служб, отделов логистикикомпаний,  интегральныелогистическиеменеджеры.

Требования: страт.мышление, разрабатывать страт.лог.план, формировать бюджет по логистике, координировать работу функциональных подразделений по логистическим параметрам, осуществлять контроль и мониторингKPIвыполнениястратегическогои тактическогоплана логистики.

Средний управленческий персонал обычносоставляют:

 руководители структурных подразделений службы логистики компании:

o управляющиескладским хозяйством начальники транспортногоподразделения, o управления товарными запасами,

o приема и обработки заказов,

o подразделений управления качеством логистического сервиса, o информационной поддержки логистики и т. д.).

Требования: знание функциональных областей логистики, умение ставить оптимизационные задачи и приниматьрациональныерешения поуправлениюлогистическими ресурсами.

[аналитики и координаторы логистических процессов в производстве, закупках, распределении, транспортировке, информационной поддержке, управлении товарными запасами, управлении сервисом]

Низший управленческий персонал службы логистики фирмы — это функциональные логистические менеджеры оперативного уровня управления, обеспечивающие функционирование транспортных подразделений, складских комплексов, информационной поддержки и т. п.

Организационная структура управления логистикой – совокупность элементов службы логистики (должностей персонала и структурных подразделений) с установившимися связями междуними,обеспечивающих согласованность действий при управлении материальными (и сопутствующими потоками) компании. [часть сложившейся структуры]

Cпециализация, состав и размер подразделений и делегирование им полномочий

Факторы влияния: логистическаястратегия,

размер компании, ассортимента продукции, логистические технологии,

квалификация, способности и навыки персонала, информационная поддержка логистики.

устанавливаютсяразмерыструктурныхподразделений, штатноерасписаниеи полномочия.

1

Функционально агрегированные структуры: НЕТ логистической интеграции и координации: конфликты между локальными целями оптимизации логистических решений в конкретной сфере бизнеса и общекорпоративнымицелями

Процессная интеграция:дивизиональные, матричные и процессно-ориентированныеоргструктуры: Интеграции – весь функциональный цикл исполнения заказа клиента — от подачи заказа до его доставки

потребителю, а также организацию послепродажного логистического сервиса, включая управлениевозвратными материальными потоками.

Предпосылки: IT [автоматизированное логистическое планирование и контроллинг, более полно интегрировать логистические функции, осуществить мониторинг и принятие логистических решений в масштабе реальноговремени]

Линейно-функциональная организационная структур - группировка линейного персонала компании по отдельным видам логистической деятельности, основанной на выполнении базовых функций: складированию, транспортировке, внешней грузопереработке, управлению товарными запасами, упаковке/ переупаковке, (иногда таможенному оформлению грузов) и т. п., а также аналитической и информационной поддержки логистики. В линейно-функциональной структуре штабные функции, связанные с логистическим администрированием (планирование, координация, мотивация, учет, контроль, анализ), выполняют начальник отдела логистики и начальники структурныхподразделений.

Типичные подразделения:

•транспортный отдел (подразделение);

•складское хозяйство (складской комплекс) или транспортно-складское хозяйство;

•подразделение (отдел) управления запасами;

•подразделение (отдел) управления заказами;

•аналитический отдел;

•группа управления качеством и поддержки стандартов логистического сервиса;

•подразделение тары и упаковки (переупаковки);

•подразделение (отдел) информационной поддержки логистики;

•таможенная группа и т. д.

Объединение двух подразделений — складского и транспортного: синхронизация лучше в

централизованной системе логистики.

Централизованное управление в рамках единой службы складского хозяйства:

 при наличии в компании нескольких складов: опт. использование имеющихся складских ресурсов (складские мощности, подъемно-транспортную технику и складской персонал).

При создании региональной складской сети: (собственную или комбинированную лог.инфр.) все линейные функции

управления логистикой остаются в каждом автономном подразделении (дивизионе).

Система децентрализованной организации логистики лучшего работает, когда продуктовые линии каждого дивизиона имеют мало общего.

Территориальное расположение складского хозяйства относительно основного офисного комплекса:

отражается на административно хозяйственном обслуживании:

на одной территории: все технические службы - в рамках одной службы (от заведующего складом), но не вспомогательный персонал по уборке склада и складских помещений.

В ином случае эти службы можно подчинить заведующему (начальнику) складом.

При создании оргструктуры исходят из функционального принципа - за основу технологический процесс грузопереработки

Например, разгрузка и отгрузка осуществляются на погрузо-разгрузочной рампе соответствующими исполнителями и техническими средствами функционально ориентированными на провевение погрузки, разгрузки и внутрискладской транспортировки. Успех проведения этой операции, предполагающий сокращения времени про-

стоя транспортных (включая время парковки и проведения операции) и оптимальное использование складских ресурсов (технических средств и складского персонала),

требует выделения группы конкретных исполнителей и ответственного руководителя, организующего этот процесс. Таким образом, выделяется заведующий погрузо-

разгрузочным фронтом, обеспечивающий распределение приходящих транспортных средств (в частности, автотранспортных) по местам парковки под разгрузку и погрузку.

При этом учитывается тип транспортного средства, его характеристики, особенности погрузо-разгрузочного места на рампе и его технического оснащения, формируется бригада исполнителей операций разгрузки или погрузки с учетом специфики грузов, а также выделяются соответствующие технические (ПТО) средства.

Фун. принц.:

•разгрузка ипогрузка;

•приемка;

•складированиеи хранение;

•комплектация.

Экспедиций приемки и отгрузки:

Процесс приемки-экспедиции товара, который осуществляется на базе экспедиции приемки в то время, когда основная часть склада закрыта, а приход транспортных средств, продолжается. Если поток входящих

транспортных средств совпадает с рабочим временем склада, включая все рабочие складские зоны, то на складе не

2

предусматривается экспедицияприемки.

Экспедицияотправки, две функции:

1.формированиепартии отправки заказов помаршрутам доставки

2.контроль над сформированными заказами(от хищений)

Особенность:экспедиция отправки - функции контроля, топодчинениеуправляющемускладским хозяйством, чтобы снять возможное давления со стороны руководителя (заведующего или начальника) склада , но только формирования партий отправки – она составной частью комплектации, а исполнители подчиняться заведующему комплектацией.

Секция скоропортящихся продуктов: выделяют начальникапоконтролюнадкачеством:

инспектироватьвсевходящиеиисходящиеотгрузки,

вести учет внутреннихтемператур,

контролироватьработухолодильногооборудования

обеспечиватьнадлежащий оборот запасов

Начальник по техническому обслуживанию (ТО) отвечает за подъемно-транспортное оборудование, разработку и руководство системами безопасности и противопожарной системой, организацию рабочих групп и обучение соответствующего персонала. Начальник ТО подчиняется заведующему складом, когда складское хозяйство территориально изолировано от основного офиса компании, в других случаях - административно-хозяйственной части (или управляющему по зданию).

■ 13.2. РАСЧЕТЧИСЛЕННОСТИСКЛАДСКОГОПЕРСОНАЛА

Расчет численности персонала определяется на разных этапах создания и функционирования складского хозяйства:

•на этапе создания инвестиционного проекта (бизнес-план в банк или инвестиционную компанию);

•на этапе разработки технологической части проекта;

•на этапах реконструкции склада и расширения складских мощностей;

•на различных этапах эксплуатации складского хозяйства (увеличении грузопотоков, изменений требований к комплектации, повышения уровня обслуживания).

На этапе создания инвестиционного проекта приблизительная цифра: на каждые 10 000 кв. м складской площади необходимо предусмотреть в среднем 100 чел. работников склада.

На остальных этапах перечисленных выше расчет численности основного складского персонала необходимо осуществлять с использованием специальных нормативных документов, в том числе Нормы технологического проектирования складов.

Должна быть определена исходная величина численности персонала, а в дальнейшем с учетом особенностей осуществления процесса и функционирования склада эта величина может корректироваться.

К основным производственным рабочим склада относятся:

грузчики, механизаторы, кладовщики.

Численностьихследует определятьпоформуле:

R=(Нвр.*QK1K2)/Ф,чел.(13.1)

где Нвр — норма времени на 1 условный поддон или 1 т перерабатываемого груза для конкретного вида работы, выполняемой одним работником, чел/ч;

Q — объем перерабатываемых грузов в смену накаждой операции технологическогоПроцесса,УСЛ.ПОДДОНОВИЛИТ(Qпocт.+Qреализ.);

К1 — коэффициент неучтенных и дополнительных технологических операций с грузами (К{ = 1,1);

К2 — коэффициент невыхода на работу по болезни, отпускам и др. (ЛГ2=1,14);

Ф — продолжительность смены, ч.

Нвр определяется по ЕНВиВ (Единые нормы выработки и времени на вагонные, автотранспортные и складские погрузочно-разгрузочные работы). В связи с тем что в ЕНВиВ указаны на 1 т груза, для учета работ, производимых с грузами, сформированными на поддонах, следует норму времени разделить на поправочный коэффициент в (бетта):

Бета=1\q , (13.2)

где q — средняя масса груза на одном поддоне для соответствующей группытоваров, т;

К вспомогательным рабочим относятся:

рабочие, занятые на операциях по обслуживанию оборудования всех энергетических установок, работники зарядных станций, ремонтно-механической и столярной мастерских.

Численность руководящих, инженерно-технических работников, служащих и других специалистов следует определять в зависимости от товарооборота склада.

3

штатное расписание профессионально-квалификационного состава + должностная инструкция, утверждаемая высшим руководством компании.

■ 13.3. СИСТЕМА МОТИВАЦИИ СОТРУДНИКОВ СКЛАДА

Качественное выполнение заказа в оговоренные сроки, иначе потеря клиентов, снижая не только прибыль компании, нои имидж компании.

Активизации мотивов работников (внутренняя мотивация) и создания стимулов (внешняя мотивация)

Взаимосвязь потребностей, мотивов и целей человека.

Типичнымипроблемамив организациях, связанными снизкой мотивацией персонала,являются:

работником;

■ 13.3.1. Методы стимулирования складского персонала

Классификация методов мотивации:

•организационно-административным;

•экономическим;

•социально-психологическим.

Организационно-административные методы основаны на директивных указаниях: организационное планирование, организационное нормирование, инструктаж, распорядительство, контроль. Властная мотивация создает необходимые условия для организации и взаимодействия.

Экономические методы управления: предполагают материальную мотивацию, т. е. ориентацию на выполнение определенных показателей или заданий, и осуществление после их выполнения экономического вознаграждения за результаты работы.

Социально-психологические методы: анкетирование, тестирование, опрос, интервью и т. п.

Используется комбинация, однако в современных условиях - экономические методы управления используются наиболее часто, поскольку позволяют поставить сотрудника в прямую материальную зависимость от конечного результата своей деятельности.

Премирование бригады на основе результатов ее деятельности или каждого сотрудника с учетом индивидуальных результатов его деятельности. Некоторые компании применяют комбинированный вариант, выделяя категорию операций (и соответственно исполнителей), где наиболее рациональным является применение персональной системы учета труда, и те операции, где приемлемой оказывается бригадная система поощрения.

■ 13.3.2. Расчет заработной оплаты труда складского персонала

Выделяют следующие системы оплаты труда работников:

1) повременную или тарифную оплату, в основу которой закладывается расчет времени фактически затраченного на выполнение работ, разделяют на:

4

•простую;

•повременно-премиальную;

2) сдельную, предусматривающую выплату в зависимости от количества изготовленной продукции (на складе — от количества выполненных операций):

•простую;

•сдельно-премиальную;

•сдельно-прогрессивную;

•косвенно-сдельную;

3)бестарифную систему, где оплата труда определяется исходя из трудового вклада конкретного работника в результат деятельности организации;

4)плавающий оклад, когда труд работника оплачивается исходя из суммы денежных средств, которую организация может направить на выплату заработной платы предполагающий;

5)на комиссионной основе, где оплата труда и ее размер устанавливается в процентах от выручки, полученной организацией.

Как показывает практика, наибольший эффект компания получает в тех случаях, когда система оплаты складского персонала предусматривает премирование сотрудника в зависимости от индивидуального результата его деятельности.

С этой целью на практике используется группа показателей. Наиболее распространенным показателем являются показатели, связанные с производительностью.

Производительность определяется объемами логистических работ (услуг), выполненными техническими средствами, технологическим оборудованием или персоналом, задействованными в логистической системе, в единицу времени, или удельными расходами ресурсов в логистической системе. Производительность может рассчитываться относительно всего склада или складского процесса, рабочего участка или бригады, операции или складского работника.

1.Показателииспользованияскладскогоперсонала.

Показатель полезного использования времени складским персоналом выражается соотношением фактически отработанным временем, при котором выполняются складские операции (рабочие и связанные с различными манипуляциями грузов и техники), к общему количеству времени работы склада (рабочего дня складского персонала). Величину этого показателя можно установить при помощи фотографий рабочего дня или методом наблюдения по моментам выполнения операций.

2. Показатели использования технических средств при складской переработке грузов (позволяют оценить меру технической оснащенности складского персонала и их рациональное применение)

Степень износа технических средств (складского оборудования)

Показатель оснащенности склада оборудованием на метр складской площади (для складирования и манипуляции) 3. Структура расходов на основе относительных показателей.

Показатель доли расходов на зарплату в объеме общих расходов, связанных с эксплуатацией склада Показатель доли складских затратк стоимости проданного (отгруженного) со склада груза (товара) за год

Показатель доли годовых расходов на эксплуатации склада на метр площади складирования

Почасовую оплату труда: сложность -установление норм (компания самостоятельно устанавливает величину оплаты) на выполнение каждой операции (или на каждый вид работ и манипуляции с товаром) внутри процесса грузопереработки.

■ 13.3.3. Мотивация складского персонала

на основе системы показателей KPI склада

Оценка персонального вклада в конечный результат, в достижение целей поставленных перед компанией:

прямая взаимосвязь материального вознаграждения сотрудника с показателями оценки логистической деятельности принятыми компанией (ССП).

«Управлять можно только тем, что можно измерить»

Главным результатом для логистики в целом является выполнение услуг в рамках логистического сервиса при планируемом уровнелогистических затрат.

Складские услуги, как и деятельность логистической инфраструктуры является основой создания логистическогосервиса.

Однимизэффективныхпоказателей складскихKPI,например:

Таблица 13.3

Ключевые индикаторы логистической деятельности в компании

Для объективной оценки вклада складского хозяйства в общую логистическую деятельность компании директору по логистике следует использовать и показатели (рациональнее всего в сравнительном варианте), учитывающие затраты, связанные с осуществлением складской деятельности:

•общие складские издержки на единицу инвестированного в складские запасы капитала;

•доля складских затрат в общем объеме логистических издержках;

•отношение операционных логистических издержек (в том числе или отдельно взятых складских затрат) на единицу инвестированного капитала;

•отношение общих логистических издержек (в том числе или отдельно взятых складских затрат) на единицу производимой продукции;

•логистические издержки (в том числе или отдельно взятых складских затрат) в распределении на единицу объема продаж;

6

•доля обрабатываемых заказов в течение 24 часов;

•затраты на обработку одного заказа;

•операционные затраты на процесс грузопереработки (в том числе из держки на хранение на 1 кв. м за 1 месяц, издержки на обработку целого пакета/кг, издержки на перемещение целого пакета, издержки на комплектацию и отгрузку 1 кг, 1 коробки, одного пакета и т. д.);

•использование складского пространства (площади, объема, мест хранения);

•общие логистические издержки на единицу складского товарооборота;

•грузовые отправки на единицу складских мощностей и грузовместимости транспортных средств;

•уровень складского запаса по отношению к объему продажам и т. д.

7