1.7 Автоформат

Автоформат может форматировать документ без вашего участия. Прибегнув к помощи этого средства, вы предлагаете MS Word самостоятельно решить проблемы, связанные с форматированием. MS Word производит анализ документа, идентифицирует отдельные элементы, а затем форматирует текст, применяя стили подключенного шаблона.

Автоформатирование можно производить как по мере ввода текста, так и после его ввода. При этом вы оставляете за собой право принять или отвергнуть форматирование, произведенное с помощью автоформата. Кроме того, вы можете частично принять, а от части внесенных изменений — отказаться.

Для автоматического форматирования текста необходимо на вкладке “Автоформат” окна диалога “Параметры” установить переключатель. При выборе команды Далее можно запустить процесс автоформатирования с помощью кнопки Автоформат стандартной панели инструментов или команды Автоформат из меню

Формат.

Рисунок 10 – Настройка автоматического форматирования

При автоматическом форматировании документа, в зависимости от установок, сделанных на вкладке “Автоформат” (меню Сервис команда Параметры), MS Word производит следующие изменения:

•К каждому абзацу применяется стиль

•Удаляются лишние маркеры абзацев

•Отступы, сделанные с помощью клавиши Tab, заменяются на отступы абзацев.

•Вместо звездочек (*), дефисов (-) или аналогичных символов, используемых для обозначения маркированных списков, вставляются символы бюллетеня.

•Символы (C), (R) и (TM) заменяются на символы из установленного шрифта: символ авторского права, символ зарегистрированного товарного знака и символ товарного знака ©, ® и ™.

С помощью кнопки Автоформат можно быстро отформатировать текст, и если

вы не удовлетворены полученными результатами, можно отменить автоформатирование нажатием кнопки Отменить. В любом случае, вышеописанные замены, производимые с помощью кнопки Автоформат могут быть полезными.

19

1.8Сохранение документа

Впроцессе работы над документом в MS Word ваш документ хранится в памяти компьютера. Эта память называется оперативной (или RAM — random-access memory) и представляет собой место временного хранения программ и документов, используемых в процессе работы с компьютером. Если вы завершите работу с программой и выключите компьютер, содержимое вашей оперативной памяти будет утрачено. В связи с этим вам необходимо место для постоянного хранения ваших программ и документов. Таким местом является долговременная память, в качестве которой используются гибкие диски (дискеты) и жесткие диски.

Установите указатель мыши на кнопку панели инструментов с изображением

дискеты и нажмите кнопку мыши. Только тогда ваша работа будет в безопасности, так как она будет записана на жесткий диск.

Для сохранения документа, надо дать имя файлу, а также решить в какой папке и на каком диске его поместить. Если надо сохранить результаты работы в виде разных вариантов, можно давать имя файлу, каждый раз несколько изменяя его, например, присваивая ему номер, или дополнять имя буквой алфавита. Таким образом, если есть необходимость, вы всегда можете возвратиться к более ранней версии и сравнить имеющиеся варианты.

Автоматическое сохранение документов. MS Word может автоматически сохранять ваши документы с определенным вами (на закладке Сохранение диалогового окна Параметры) временным интервалом. При автосохранении ваш документ будет временно сохранен в специально созданном для этого файле и с именем отличным от вашего имени файла. Сохраненные автоматически файлы будут внесены в папку TEMP, и никаких действий с этим файлом вы не сможете произвести. Но в случае, если ваш файл уничтожится по техническим причинам, он сейчас же будет восстановлен, причем на своем месте, в своем каталоге, под прежним именем. Если обошлось без неприятностей, в конце сеанса работы вы все равно должны обязательно сохранить ваш файл, как обычно, используя команду Файл - Сохранить или Файл - Сохранить как. Таким образом, использование автосохранения не освобождает вас от сохранения в процессе и в конце работы, зато подстрахует вас от потери информации.

Рисунок 12 – Настройка автоматического сохранения через определенный промежуток времени

20

1.9 Открытие существующего документа

Для открытия уже существующего документа воспользуйтесь одним из следующих способов:

•Выберите команду Файл - Открыть

•Нажмите Ctrl+О на клавиатуре

•Нажмите кнопку Открыть на стандартной панели инструментов .

По умолчанию при открытии окно диалога “Открытие документа” содержит список документов MS Word. При первом открытии в окне отображается список документов, хранящихся в папке "Мои документы" (если таковые имеются). Вы можете указать собственную папку, список документов из которой MS Word будет предлагать по умолчанию при открытии документа. Для этой цели предназначена закладка “Расположение” из окна диалога “Параметры”, открываемого командой Сервис -

Параметры.

Спомощью окна диалога “Открытие документа” можно:

•Осуществить поиск файла

•Открыть документ

•Переместить файл

•Вырезать файл

•Скопировать файл

•Создать ярлык

•Удалить файл

•Переименовать файл

•Просмотреть свойства файла

•Осуществить быстрый просмотр файла без его открытия

•Открыть только для чтения

•Напечатать файл

•Упорядочить файлы, хранящиеся в папке

Рисунок 11 – Окно открытия документа

Фактически средства, предоставляемые в распоряжение окном диалога “Открытие документа”, выполняют функции поисково-информационной системы.

21

Все перечисленные выше действия можно осуществить с помощью собственной панели управления окна диалога “Открытие документа” и контекстных меню, открываемых нажатием объекта правой кнопкой мыши.

Панель управления окна диалога “Открытие документа”.

Таблица 7 – Окно диалога «Открытие документа»

Представление списка папок и документов в табличном виде осуществляется с помощью кнопки Таблица. Этот способ может оказаться полезным в том случае, если вы помните, когда последний раз работали с требуемым документом. Кроме того, в табличном виде указывается объем файлов. Эти сведения могут облегчить поиск документа.

Если вам окажется недостаточно информации о файле, полученной с помощью табличного представления, воспользуйтесь кнопкой Вывод свойств. С помощью этого средства вы сможете просмотреть дополнительные сведения и определить, является ли этот файл тем, который вы ищете.

С помощью кнопки Вывод содержимого можно просмотреть документ, не открывая его. Это средство может оказаться полезным при поиске файла, когда поисковая система обнаружила несколько файлов со сходным содержанием или с общими ключевыми словами. Из ряда найденных файлов вам предстоит выбрать искомый. С помощью кнопки Вывод содержимого можно не открывая просмотреть по очереди найденные файлы, и только найдя нужный, открыть его.

1.10 Специальные средства редактирования

Помимо простейших средств, описанных выше, в процессе редактирования можно использовать инструмент поиска и замены, который позволяет найти в документе нужное место или формат, а также осуществить контекстную замену всех вхождений указанных символов.

Немаловажным вопросом редактирования является проверка орфографии, грамматики и стиля

22

Как правило, на заключительном этапе редактирования выполняется перенос слов, позволяющий более компактно разместить текст в документе.

Использование поиска и замены. Наличие средства поиска и замены уже давно стало стандартом для приложений, предполагающих работу с текстом. Инструмент поиска и замены в Word обладает несравненно более широкими возможностями.

Знакомство со средством поиска и замены мы начнем с поиска, который может осуществляться по достаточно сложным критериям. Для поиска в MS Word предназначено окно “Найти”, которое открывается выбором команды Правка - Найти или нажатием

Ctrl+F.

Рисунок 12 – Окно поиска и замены фрагмента текста

Опции этого окна диалога приведены в таблице 8.

Проверка орфографии. Обязательным требованием, предъявляемым к мощным современным текстовым редакторам, является наличие средства проверки орфографии. Задача проверки орфографии заключается в том, чтобы облегчить редактирование, и от того, сколь полно эта задача решена, зависит качество текстового редактора. Это достаточно непростая задача, но в MS Word она успешно решена.

Автоматическая проверка орфографии. Проверка орфографии в MS Word может осуществляться в процессе ввода текста. Для включения автоматической проверки орфографии следует воспользоваться вкладкой “Правописание” окна диалога

“Параметры”, где нужно установить флажок Автоматически проверять орфографию.

Теперь в процессе ввода текста MS Word будет автоматически выделять сомнительные слова, подчеркивая их волнистой линией. Вы можете по своему усмотрению реагировать на замечания MS Word или оставить их без внимания. В том случае, если вы согласны с замечанием и намерены исправить ошибку, поступите следующим образом.

•Установите курсор на слове, подчеркнутом волнистой линией.

•Нажмите правую кнопку мыши. При этом открывается контекстное меню проверки орфографии.

Обычно MS Word предлагает слова для замены из встроенных словарей. Если

вам подходит одно из предложенных MS Word слов, выберите его, тогда подчеркнутое слово будет заменено на указанное.

Если MS Word подчеркнул правильно написанное слово, вы можете поступить следующим образом:

1.Если вы часто используете данное слово или выражение, выберите Добавить, в результате чего MS Word внесет это слово в имеющийся словарь

2.Если слово встречается несколько раз, но вы не хотите включать в его словарь, выберите Пропустить все.

23

Проверка уже введенного текста. Если вы не хотите отвлекаться на исправления текста в процессе ввода, то можете отключить автоматическую проверку орфографии. Вы всегда можете проверить орфографию уже введенного текста или его фрагмента, выполнив одно из следующих действий:

•Выберите команду Сервис - Правописание

•Нажмите кнопку Правописание на стандартной панели инструментов

24

•Нажмите F7 на клавиатуре

MS Word осуществляет проверку орфографии достаточно быстро. Проверка сводится к сравнению слов, присутствующих в документе, со словами из словаря MS Word. Встречая слово, которое отсутствует в словаре MS Word, автоматически открывает окно диалога “Правописание”.

Не исключено, что нераспознанное слово написано правильно, но его нет в словаре MS Word. В таком случае, если слово используется часто, его следует ввести в

существующий словарь или создать свой собственный словарь по определенной тематике.

Рисунок 13 – Окно проверки орфографии

Окно диалога “Орфография” предназначено для проверки орфографии в активном документе, включая текст колонтитулов, сносок, концевых сносок и примечаний. Ниже приведены опции этого окна:

Таблица 9 – Опции окна Орфография

25

Продолжение таблицы 9

Настройка проверки орфографии. Настройка проверки орфографии осуществляется с помощью вкладки “Правописание” окна диалога “Параметры”. Для открытия этого окна выберите команду Сервис - Параметры. Если вам потребуется изменить настройку непосредственно в процессе проверки орфографии, для открытия этой вкладки воспользуйтесь кнопкой Параметры из окна диалога “Правописание”.

Ниже приведены назначения опций этой вкладки.

Таблица 10 – Опции вкладки Параметры окна-диалога Правописание

группа Предлагать

26