1.5 Приемы и средства автоматизации разработки документов

1.5.1 Шаблоны документов

После запуска MS Word на экране появляется пустой документ под названием Документ1. Это название указывает на то, что данный документ является первым созданным вами с момента запуска программы. При создании последующих документов Word присваивает им имена с возрастающими номерами: Документ 2, Документ 3 и т.д. Даже в том случае, если вы закроете Документ 1, следующий документ, созданный в текущем сеансе работы, будет назван Документ 2.

При создании нового документа MS Word строит его на основе одного из шаблонов. Шаблоны являются той основой, на основании которой строится новый документ. Шаблон определяет совокупность параметров, на основании которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, установки табуляторов и т.д. Кроме того, шаблоны могут содержать следующие элементы:

•Текст (например, верхние и/или нижние колонтитулы)

•Предопределенные стили (заголовки уровней, нормальный, основной текст

ит.п.), а также созданные вами пользовательские стили

•Таблицы

•Рамки

•Графические изображения

•Специальные средства (макросы, кнопки и даже панели инструментов) и т.д. В MS Word существуют шаблоны трех типов:

•Шаблон “Обычный”, который предназначен для создания стандартных документов с параметрами, принятыми по умолчанию

•Специальные шаблоны, входящие в комплект поставки MS Word (например, письма, факсы, и т.д.), а также созданные вами разнообразные пользовательские шаблоны

•Шаблоны мастеров, которые в интерактивном режиме проводят вас через все стадии создания документа. Для этой цели используется последовательность окон диалога, с помощью которых на каждом этапе вы указываете конкретные характеристики документа. В качестве примера шаблона этого типа можно привести Мастер создания календаря.

Для создания первого документа воспользуемся шаблоном “Обычный”. Этот

шаблон полезен в тех случаях, когда вам нужен пустой документ, в который в дальнейшем будет вводиться информация. При этом к документу не предъявляется какихлибо специальных требований по оформлению или форматированию.

Для создания нового документа, основанного на обычном шаблоне, вы можете нажать Ctrl+N на клавиатуре или кнопку Создать на стандартной панели инструментов. Команда Создать из меню Файл выводит окно диалога “Создание документа”, в котором можно выбрать шаблон для нового документа.

Оно предоставляет в ваше распоряжение все предопределенные и стандартные шаблоны, которые могут быть использованы при создании новых документов. Это окно диалога содержит закладки, на каждой из которых представлена определенная группа шаблонов и мастеров. Вы можете воспользоваться любым из шаблонов, присутствующем в списке шаблонов (входящих в состав поставки MS Word или своим собственным).

Помимо обычных шаблонов присутствуют, так называемые, шаблоны-мастера. Мастера шаг за шагом проведут вас через все стадии создания документа. Например, вместе с Мастером писем (или факсов) вы сможете самостоятельно создать деловое письмо. Все, что от вас требуется — это следовать инструкциям, появляющимся в окнах

8

диалога. Кнопки, расположенные в нижней части каждого из окон диалога, позволяют вам перемещаться из текущего окна к следующему или возвратиться к предыдущему.

Рисунок 3 – Окно выбора шаблона для создания документа

1.5.2 Понятие стиля

Стиль - это совокупность параметров форматирования, имеющая свое название. Назначение стилей. Документ, отформатированный одним шрифтом, без отступов, табуляций, заголовков. трудно читать. Если документ имеет достаточно большой объем, то задача становится неразрешимой при условии, что все элементы одного типа (например, подписи и заголовки соответствующих уровней) должны быть

оформлены единообразно.

С помощью стилей можно установить несколько параметров форматирования за один шаг. При этом для каждого из элементов оформления можно установить собственный стиль, который будет иметь уникальное наименование. В этом случае не придется при форматировании элементов устанавливать параметры с помощью команд меню Формат (Шрифт, Абзац и т.д.). Достаточно установить требуемые стили, а затем каждый раз просто выбирать из списка требуемый стиль.

Использование стилей позволяет повысить эффективность и ускорить выполнение работы. Форматирование с помощью стилей сводится к выделению нужных фрагментов текста и выбору из списка требуемого стиля для данного фрагмента.

ВMS Word стиль может быть применен как к целому абзацу, так и к нескольким символам. Принципиальное отличие заключается в том, что абзац, благодаря знаку конца абзаца, можно не выделять, достаточно установить в нем курсор, а стиль символов можно применить к фрагменту текста любой величины, но без знака абзаца, поэтому требуемый фрагмент обязательно должен быть выделен.

Самый простой способ установки стиля одного символа — это выделить его и нажать нужную кнопку панели инструментов: полужирный, курсив, подчеркивание, и выделенный символ будет оформлен соответствующим образом. Что касается стиля абзаца, то его название появляется в поле Стиль панели инструментов “Форматирование” при установке курсора в пределах абзаца.

Вкачестве основного стиля, установленного по умолчанию используется стиль “Нормальный”. Этот стиль применяется для основного текста любого документа и служит основой для создания других стилей.

Собственно назначение стилей состоит в удобстве их применения. Дело в том, что при наличии различных стилей вам не придется тратить время на форматирование

9

отдельных элементов текста, достаточно установить курсор в пределах абзаца, стиль которого требуется поменять, открыть список стилей стандартной панели инструментов и выбрать нужный стиль из предложенного списка. В результате фрагмент будет оформлен соответствующим образом.

Параметры форматирования можно узнать из специального справочного окна (его можно вызвать, используя кнопку на панели инструментов “Стандартная”), а так же из окон диалога “Стиль”, “Изменение стиля”, “Создание стиля”, “Организатор”. Все перечисленные выше окна диалога содержат раздел “Описание”, в котором представлены все параметры формата.

MS Word содержит несколько десятков встроенных стилей, а также пять основных или, как их еще иногда называют, базовых стилей: Нормальный, Заголовок 1,

Заголовок 2, Заголовок 3 и Шрифт абзаца по умолчанию. Стили, используемые в текущем документе, представлены в списке Стиль на панели инструментов “Форматирование”. Весь список встроенных стилей можно увидеть в окне диалога “Стиль” при установке в поле Список опции Всех стилей.

В ряде случаев MS Word автоматически назначает встроенные стили. Это происходит при использовании команд Примечание, Название, Оглавление и указатели и Сноска из меню, Вставка, а также из меню Сервис - команды: Конверты и наклейки, из меню Вид - Колонтитулы.

Таблица 3 – Стили MS Word

10

Выше приведены встроенные стили, автоматически используемые MS Word при применении ряда команд.

Параметры форматирования, входящие в понятие стиля абзаца:

•Шрифт, которым написан текст абзаца

•Отступы и интервалы, установленные для данного стиля абзаца

•Позиции табуляции, установленные в абзаце

•Обрамление вокруг абзаца текста

•Язык, которым написан абзац. (Используется для подключения соответствующих словарей при проверке орфографии и грамматики для данного абзаца)

•Кадр

•Нумерация строк в абзаце

Шрифт. В Word форматирование шрифта настраиваются через диалоговое окно “Шрифт”. (Вызывается: меню “Формат” - “Шрифт...”, или через контекстное меню: команда “Шрифт...”).

Рисунок 4 – Настройка шрифта

Абзац. Характеристики абзаца такие как: положение абзаца на странице, межстрочный интервал в абзаце, расстояния до и после абзаца, справа и слева от полей и др. В Word форматирование абзаца настраиваются через диалоговое окно “Абзац”. (Вызывается: меню “Формат” - “Абзац...”, или через контекстное меню: команда

“Абзац...”).

Табуляция - позиции табулянтов, по которым выравнивается текст, при наличии знаков табуляции в тексте. В Word форматирование табуляции настраиваются через линейку форматирования (под панелями инструментов), или через диалоговое окно “Табуляция”. (Вызывается: меню “Формат” - “Табуляция...”, или через кнопку “Табуляция...” диалогового окна “Абзац”).

Обрамление – наличие рамки вокруг абзаца и ее тип. Задается через меню «Формат» - «Обрамление и заливка», или через панель инструментов «Панель обрамления».

Язык - определяет каким языком написан текст абзаца. Это влияет на проверку орфографии. Определяется через меню “Сервис” команда “Язык”.

Кадр - прямоугольный участок документа, обтекаемый текстом. Абзац текста тоже может находится в кадре. Для того, чтобы стилю назначить свойство кадра,

11

необходимо через меню “Формат” команда “Стиль...”, - выбрать нужный стиль, нажать кнопку и “Изменить”, в появившемся диалоговом окне нажать кнопку “Формат” и выбрать команду “Кадр”.

Рисунок 5 – Настройка абзаца

Нумерация - в Word имеется возможность автоматической нумерации абзацев. Это свойство можно присвоить стилю. Для того, чтобы стилю назначить свойство автонумерации абзацев, необходимо через меню “Формат” команда “Стиль...”, - выбрать нужный стиль, нажать кнопку “Изменить”, в появившемся диалоговом окне нажать кнопку “Формат” и выбрать команду “Нумерация...”.

Рисунок 6 – Настройка табуляции

Для правильного форматирования документа, каждому абзацу, который имеет отличительные характеристики форматирования, необходимо назначать собственный стиль. Для этого, после форматирования абзаца, необходимо щелкнуть по полю “Стиль” (панель инструментов) и указать новое имя стиля. Или вызвать диалоговое окно “Стили” (меню Формат/Стили и форматирование ) и воспользоваться кнопкой “Создать...”.

12

Выберите команду в зависимости от того, какие параметры вы собираетесь изменить. В соответствии с вашим выбором откроется окно диалога. Предположим, что требуется изменить шрифт. В этом случае вы выбираете команду Шрифт. Откроется уже знакомое вам окно диалога “Шрифт”.

Если вы хотите, чтобы внесенные вами изменения сохранились в шаблоне, установите флажок Добавить в шаблон.

Для завершения внесения изменений нажмите OK.

Изменение существующих стилей. В случае необходимости вы можете внести изменения в любой из стандартных или пользовательских стилей. Возможно вам потребуется изменить тип или размер шрифта, использовать все прописные буквы или ввести буквицу. Все эти изменения вы можете внести в стиль, воспользовавшись командой Стиль из меню Формат. Откроется окно диалога “Стиль”.

Всписке Стили будет выделен стиль, которым был оформленный текущий абзац. Если требуется изменить какой-либо другой стиль, выберите его в списке Стили.

Нажмите кнопку Изменить. Откроется окно диалога “Изменение стиля”, которое в точности повторяет окно Создание стиля.

Можно изменить стиль и без использования этого окна. Для этого с помощью команд Шрифт и Абзац из меню Формат или контекстного меню, а также кнопок панели инструментов “Форматирование” и клавишных команд установите новые параметры форматирования для абзаца или символа.

Нажмите кнопку раскрытия списка Стиль на панели инструментов “Форматирование” и выберите из списка имя этого же стиля.

На экране появится окно диалога, с помощью которого вам будет предложено подтвердить изменение выбранного стиля в соответствии с созданным Вами образцом. Нажмите кнопку ОК.

Поиск и замена стилей. Найти и заменить стиль любого фрагмента текста можно

спомощью механизма поиска — замены. В окне диалога “Найти” предусмотрено меню Формат, в котором присутствует опция Стиль. MS Word анализирует параметры форматирования, установленные вами в качестве условий поиска. Аналогично работает механизм замены.

Копирование стилей из документа или шаблона. Стиль можно копировать из шаблона, в котором он сохранен в другой шаблон или документ, основанный на другом шаблоне. Это может быть стиль, который вы создали сами или стиль, который вам понравился в другом документе. Нет смысла создавать уже существующий стиль, когда можно его скопировать. Если в существующем документе или шаблоне уже имеется стиль

стаким же именем, как и копируемый, Word потребует подтверждения замены параметров существующего стиля на параметры копируемого стиля.

Для этого используется окно диалога “Организатор” (вызывается кнопкой

“Организатор...” из диалоговых окон “Шаблоны и надстройки” или “Стили”).

Влевом списке MS Word отображены стили, используемые в активном документе или подключенном шаблоне. В правом списке — стили, используемые в шаблоне “Обычный”.

Если вам требуется скопировать стиль не из активного документа или шаблона или требуется скопировать стиль не в шаблон, отличный от обычного, нажмите расположенную ниже соответствующего списка кнопку Закрыть файл. Название кнопки изменится на Открыть файл. Нажмите кнопку Открыть файл и откройте нужный документ или шаблон.

Если на вашем компьютере установлен MS Word, входящий в состав MS Office, по умолчанию шаблоны хранятся в папке “Шаблоны”, вложенной в основную папку MS Office. Если нужный шаблон отсутствует в списке, укажите другой диск или папку.

Выберите в соответствующем списке окна диалога “Организатор” стиль, который необходимо скопировать, нажмите кнопку Копировать.

14