Чтобы снять закрепление областей, выберите команду Снять закрепление областей в меню Окно.

2 Ввод данных

2.1 Выделение ячеек на листе

Способы выделения приведены в таблице 1.

Таблица 1 – Способы выделения ячеек

2.2 Интерпретация данных

Числа. Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы. В MS Excel число может состоять только из следующих символов:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e

Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст. Символы, которые рассматриваются как числа, зависят от установленных параметров в компоненте Язык и стандарты панели управления Windows. Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (-) или заключать его в круглые скобки ( ). Введенные числа выравниваются в ячейке по

7

правому краю. Независимо от количества отображаемых разрядов числа хранятся с точностью до 15 разрядов.

Текст. В MS Excel текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, например:10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.

Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Дата и время суток. В MS Excel даты и время суток интерпретируются как числа. Поэтому их можно складывать, вычитать и производить с ними другие вычисления. В формулы они могут быть введены в виде текста, заключенного в двойные кавычки. Внешнее представление времени или даты на листе зависит от числового формата, назначенного ячейке. При вводе значений даты или времени происходит их автоматическое распознавание, и общий формат ячейки заменяется на встроенный формат даты или времени. По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю. Если не происходит автоматического распознавания формата даты или времени, то введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю.

Параметры, установленные в компоненте Язык и стандарты панели управления Windows, определяют формат для текущей даты и времени и символы, использующиеся в качестве разделителей, например двоеточие (:) и точка (.) в стандарте России.

Чтобы ввести дату и время суток в одну и ту же ячейку, в качестве разделителя даты и времени используйте пробел.

2.3 Ввод текста и чисел

Для ввода данных:

1.Выберите ячейку, в которую необходимо ввести данные.

2.Наберите данные и нажмите клавишу ENTER или кнопку слева от строки формул. Для отмены ввода данных перед нажатием клавиши ENTER, нажмите клавишу

ESC или кнопку .

Если введенный текст отображается не полностью, то необходимо увеличить ширину столбца или изменить формат ячейки.

Быстрое заполнение повторяющихся данных в столбце

Если несколько первых символов, вводимых в ячейку, совпадают с символами записи, ранее введенной в этом столбце, то недостающая часть набора будет произведена автоматически. В Microsoft Excel автоматический ввод производится только для тех записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно. Для

8

подтверждения предлагаемого варианта нажмите клавишу ENTER. Для замены автоматически введенных символов продолжите ввод самостоятельно. Для удаления автоматически введенных символов нажмите клавишу BACKSPACE.

Вариант ввода также можно выбрать из списка записей, которые уже имеются в столбце. Чтобы просмотреть список, выделите ячейку с помощью правой кнопки мыши, а затем выберите команду Выбрать из раскрывающегося списка в контекстном меню.

Автозаполнение, основанное на смежных ячейках.

Маркер заполнения – небольшой черный квадрат в правом нижнем углу выделенного диапазона. Попав на маркер заполнения, указатель принимает вид черного креста. Чтобы скопировать содержимое выделенного диапазона в соседние ячейки или заполнить их подобными данными (например, днями недели), нажмите левую кнопку мыши и перемещайте мышь в нужном направлении.

Рисунок 3 – Маркер заполнения

Примечание. Для включения и выключения режима правки с помощью перетаскивания и автозаполнения выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем на вкладке Правка установите или снимите флажок Перетаскивание ячеек.

Если ячейка содержит число, дату или период времени, который может являться частью ряда, то при копировании происходит приращение ее значения. Например, если ячейка имеет значение "Январь", то существует возможность быстрого заполнения других ячеек строки или столбца значениями "Февраль", "Март" и так далее. Могут создаваться пользовательские списки автозаполнения для часто используемых значений, например названий торговых районов компании.

Заполнение рядов чисел, дат и других элементов.

1.Выберите первую ячейку заполняемого диапазона и введите начальное значение. Чтобы задать приращение, отличное от 1, укажите вторую ячейку ряда и введите соответствующее ей значение. Величина приращения будет задана разностью значений, находящихся в этих ячейках.

2.Выделите ячейку или ячейки, содержащие начальные значения.

3.Перетащите маркер заполнения через заполняемые ячейки. Для заполнения в возрастающем порядке перетащите маркер вниз или вправо. Для заполнения в убывающем порядке перетащите маркер вверх или влево.

9

Создание пользовательского списка или порядок сортировки.

Существует возможность создания пользовательского списка автозаполнения или порядка сортировки либо из существующих на листе элементов, либо с помощью непосредственного ввода списка.

Если ряд элементов, который необходимо представить в виде пользовательского списка автозаполнения, был набран заранее:

1.Выделите его на листе.

2.Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем на вкладке Списки нажмите кнопку Импорт.

Чтобы создать новый список:

1.Выберите Новый список в поле Списки.

2.Введите данные в поле Элементы списка, начиная с первого элемента. После ввода каждой записи нажимайте клавишу ENTER.

3.Нажмите кнопку Добавить после того, как список будет набран полностью. Для изменения или удаления пользовательского списка автозаполнения или

порядка сортировки сделайте необходимые изменения в поле Элементы списка и нажмите кнопку Добавить. Чтобы удалить список, нажмите кнопку Удалить.

Стандартные списки, содержащие названия дней недели и месяцев, нельзя удалить или отредактировать.

Проверка вводимых в ячейку данных.

Чтобы предотвратить появление на листе некорректных данных, следует указать, какие данные допустимо вводить в отдельные ячейки или в их диапазон. Ограничения можно накладывать на тип данных (целые числа, десятичные числа или текст), а также на количество вводимых символов. Проверка данных, полученных на основании вычислений в другой ячейке, осуществляется с помощью формулы. После ввода и выполнения расчетов на листе проводится поиск и исправление некорректных данных.

Для ограничения диапазона вводимых данных:

1.Выделите ячейки, на которые требуется наложить ограничения.

2.Выберите команду Проверка в меню Данные, затем вкладку Параметры.

3.Выберите тип данных в списке Тип данных.

4.Выберите нужный оператор в списке Значение и затем введите верхнюю и нижнюю границы допустимого диапазона данных или только одну из них, в зависимости от требований. Границами могут служить числовые значения, а также ссылки на ячейки или формулы. Флажок Игнорировать пустые ячейки позволяет оставить ячейку, на которую наложены ограничения, пустой.

10