1.5 Создание отчетов

Если формы предназначены для ввода информации, то отчеты предназначены для ее вывода. Напечатанные отчеты представляют данные в значительно лучшем виде, чем формы или таблицы. Например, можно создать отчет, который будет напечатан в альбомной ориентации на фирменном бланке с итоговыми суммами для каждой страницы или для каждой группы.

Перед тем как приступить к созданию отчета, необходимо обдумать его содержание и оформление. Для этого выполните следующее:

• Просмотрите таблицы, формы и запросы, имеющиеся в базе данных.

• Определите, из каких компонентов должен состоять отчет.

• Убедитесь, что все необходимые данные введены в соответствующие таблицы.

Создание отчетов напоминает создание форм. Для того чтобы создать отчет, активизируйте окно базы данных, щелкнув на корешке «Отчет», а затем на кнопке «Создать». На экране появится диалоговое окно «Новый отчет». В текстовой поле «Выбор таблицы/запроса» выберите таблицу или запрос, на основании которых будет создаваться отчет.

Щелкните на кнопке «Конструктор», чтобы создавать отчет самостоятельно с самого начала. Если хотите, чтобы основой для создаваемого отчета были стандартные, заранее подготовленные шаблоны отчетов Access выберите любой другой вид отчета.

• Мастер отчета. Создает отчет на основе выбранных полей.

• Автоотчет в столбец. Автоматическое создание отчетов с полями, расположенными в один столбец.

• Автоотчет ленточный. Автоматическое создание ленточных отчетов.

• Мастер диаграмм. Создание отчета с диаграммой.

• Почтовые наклейки. Создает отчет в виде почтовых наклеек различных форматов, готовых к печати.

1.6 Использование макросов

Программа Access позволяет автоматизировать регулярно выполняемые (рутинные) задачи баз данных, позволяя пользователю программировать их с помощью макросов. Макрос - это такой же объект Access, как таблицы, формы и отчеты. Можно заменить макросами команды меню или автоматизировать выполнение часто повторяющихся задач и наборов команд. Макросы Access - очень мощное и универсальное средство. С их помощью можно создавать даже целые программы управления базами данных с меню и командными кнопками.

Создание макросов

Макрос - это набор инструкций, указывающих программе Access, какие процедуры необходимо выполнять. Процедуры, которые программа Access будет выполнять, называются макрокомандами. Создавая макрос, вы выбираете нужные макрокоманды из раскрывающегося списка. Для каждой макрокоманды можно задать ее аргументы, указывающие программе Access, каким образом следует выполнять эту макрокоманду в базе данных.

Перед тем как приступить к созданию макроса, обдумайте процедуры, которые должны быть выполнены с его помощью. Еще раз посмотрите, как выполняется задача, которую хотите автоматизировать. Запишите отдельные подзадачи и действия, которые необходимо выполнить, чтобы решить каждую задачу. Затем найдите общие действия и/или задачи. Часто достаточно воспользоваться одним макросом, чтобы выполнить сразу несколько задач. Например, действия необходимые для автоматизации поиска записей, содержащих информацию о сотрудниках, могут оказаться очень похожи на поиск информации о клиентах. Часто оказывается полезным и несложным автоматизировать обобщенную задачу поиска, в которой оператор вводит имя таблицы или информация берется из текущей таблицы либо формы.

Для того чтобы создать макрос, выполните такую последовательность действий.

1 Откройте окно базы данных.

2 Щелкните на корешке «Макрос».

3 Щелкните на кнопке «Создать». Access откроет новое окно.

Стандартная панель инструментов изменит свой вид. Эта панель инструментов поможет автоматизировать выполнение задач (таблица 9).

В верхней части окна нового макроса расположены только столбцы — «Макрокоманда» и «Примечание», в нижней части нет ничего. По мере того как вводите макрокоманды в столбец «Макрокоманда», их переменные аргументы отображаются в области «Аргументы макрокоманд» в нижней части окна макроса. Для переключения между двумя областями окна макроса пользуйтесь мышью или нажимайте клавишу <Tab>.

Таблица 9 – Кнопки панели инструментов в режиме окна макроса

Название кнопки	Описание
Имена макросов	Показывает столбец Имя макроса
Условия	Показывает столбец Условие
Добавить строки	Добавляет строку в окне Макроса
Удалить строки	Удаляет выделенные строки
Запуск	Выполняет макрос
По шагам	Выполняет макрос в пошаговом режиме

Добавление макрокоманд

Вставить макрокоманды в макрос можно несколькими способами: выбрав нужную макрокоманду из раскрывающегося списка, введя определенную макрокоманду непосредственно в ячейку «Макрокоманда», или перемещая объект из окна базы данных в ячейку «Макрокоманда». Перетаскивание объекта базы данных предпочтительнее, так как при этом некоторые аргументы макрокоманды устанавливаются автоматически.

Перемещать, удалять, вставлять и копировать строки макрокоманд можно, так же как и строки таблицы. Например, чтобы переместить строку, выделите эту строку и переместите ее в новое место.

Для каждой макрокоманды можно ввести комментарии, описывающие ее назначение. Использование комментариев для документирования своей работы считается правилом хорошего тона в программировании. Комментарии помогут вам и остальным понять, зачем нужен тот или иной макрос и макрокоманда, чем значительно облегчат сопровождение задачи.

Установка аргументов макрокоманд

Большинство макрокоманд имеет свой набор аргументов. Аргументы содержат дополнительную информацию о том, как выполнить ту или иную макрокоманду. При этом в правом нижнем углу окна макроса появляется текстовое поле, объясняющее, что нужно делать в каждой области этого окна.

Для того чтобы добавить макрокоманду и установить ее аргументы, выполните такую последовательность действий.

1 Выберите нужную макрокоманду из списка в столбце «Макрокоманда» окна макроса, введите ее имя или перетащите объект из окна базы данных; в ячейку «Макрокоманда».

2 При необходимости введите комментарий, описывающий назначение этой команды в столбец «Примечание».

3 Для того чтобы перейти в окно «Аргументы макрокоманды», нажмите клавишу <F6> или воспользуйтесь мышью.

4 Введите требуемые аргументы макрокоманды.

5 Повторяйте п.п. 1 - 4 для каждого шага в макросе.

6 Чтобы сохранить макрос, выберите команду «Сохранить», и задайте имя макроса.

Выполнение макросов

Существует несколько способов выполнения макроса:

• В окне макроса щелкните на кнопке «Запуск», расположенной на панели инструментов.

• В окне базы данных щелкните на корешке «Макрос», затем выберите нужный макрос и щелкните на кнопке «Запуск».

Задание условий

Заданные условия позволяют управлять порядком выполнения макрокоманд. Например, вы можете задать макрос, который будет печатать записи только после того, как будут введены все данные.

Условия состоят из выражений, которые могут принимать два значения: Истина или Ложь. Если выражение истинно, программа Access выполняет макрокоманду в ячейке «Макрокоманда». Если же выражение ложно, Access не выполняет макрокоманду и переходит к следующему условию.

Условия макросов вводятся в специальный столбец, именуемый «Условие». Для того чтобы отобразить на экране столбец «Условие», на панели инструментов нажмите на кнопке «Условия». Для того чтобы вставить условие, следует вывести на экран столбец «Условие» и ввести выражение условия.

Выражения условий записываются по тем же правилам, что и выражения условий запроса или вычисляемых полей. Если при создании выражения условий понадобится помощь, воспользуйтесь построителем выражений или изучите в справочной системе тему о выражениях в Access.

Если при реализации некоторого условия необходимо выполнить несколько макрокоманд подряд, то не обязательно вводить это условие в каждую строку. Начиная со второй строки, в поле «Условие» можно ввести три точки (...). Access будет проверять это условие до тех пор, пока не дойдет до пустого условия, имени макроса или другого условия.

Чтобы ввести условие, выполните такую последовательность действий.

1 На панели инструментов нажмите на кнопке «Условия». Слева от столбца «Макрокоманда» Access выведет столбец «Условие».

2 Введите выражение условия.

3 Для того чтобы распространить действие условия на следующую строку, в ячейке условий напечатайте три точки (...).

4 Повторите п.3 необходимое число раз.

5 Сохраните и протестируйте макрос.