1.3 Создание форм

Основой большинства информационных систем (бумажных и компьютерных) может быть форма, используемая для сбора и хранения данных. Некоторые формы, такие как заявления, о приеме на работу, являются примером простого сбора информации; Другие, такие как компьютерные налоговые формы, используются для расчетов. Бывают формы, выполняющие роль отчетов (например, накладные или счета клиентов).

Формы дают альтернативный способ отображения табличных данных. Access позволяет создавать формы, которые можно использовать для ввода, управления, просмотра и печати данных.

Поскольку формы представляют собой лишь другой способ отображения табличных данных, первым шагом в создании форм является создание таблицы (таблиц) или анализ ее (их) структуры. Проблемы при работе с формами часто возникают из-за неправильно созданной таблицы. Необходимо помнить, что свойства полей и свойства таблиц, такие как «Условие на значение» и «Тип данных», помогают улучшить качество.

Формы дают преимущества в отображении данных по сравнению с их отображением в режиме таблицы.

• Формы могут отображать только одну запись за один раз, обычно в «вертикальном» формате (простом формате).

• Формы могут отображать как поля, которые пользователь не может редактировать, так и поля, которые пользователь может редактировать.

• Формы можно разработать таким образом, чтобы иметь максимальное сходство с рабочими (бумажными) формами.

• Формы позволяют изменять порядок следования полей (чтобы облегчить ввод данных и сделать его более аккуратным).

•Формы могут содержать поля из нескольких таблиц (в режиме таблицы на экране отображены данные только из одной таблицы).

•Формы могут иметь специальные поля с функциями, например, поле со списком и поле с выражением и т.д.

•Формы могут содержать графики и диаграммы.

• Формы позволяют автоматизировать задачи ввода, а также иметь собственные меню пользователя.

Хорошо разработанная форма проста в использовании. Формы следует создавать так, чтобы облегчить ввод данных. Например, «перегруженные» формы, содержащие много полей на небольшом участке экрана, могут привести к ошибочному вводу данных.

Основные правила, которых следует придерживаться при разработке форм.

• Форма должна быть простой. Применяйте легко читаемые шрифты и цвета. Используйте графики и другие элементы для совершенствования формы, но не перегружайте форму большим количеством объектов и полей.

• Будьте последовательны при создании нескольких форм. Например, применяйте один и тот же стиль компоновки для формы ввода данных о клиентах и для формы, отображающей заказы клиентов.

• Четко покажите, куда и какие данные следует вводить.

В Access существует несколько способов создания форм.

• Конструктор. Самостоятельное создание формы.

• Мастер форм. Автоматическое создание формы на основе выбранных полей.

• Автоформа в столбец. Автоматическое создание формы с полями, расположенными в столбец.

• Автоформа ленточная. Автоматическое создание ленточных форм.

• Автоформа табличная. Автоматическое создание табличных форм.

• Диаграмма. Создание формы с диаграммой.

• Сводная таблица. Создание формы со сводной таблицей Excel.

В качестве источников данных для формы могут использоваться таблицы или запросы.