1 Начало работы с Access. Создание базы данных

Запустите Access из меню Пуск, Программы, Microsoft Access, появится диалоговое окно, в котором будет предложено создать новую базу данных самостоятельно, с помощью мастера, или открыть существующую базу данных. Выберите пункт «Новая база данных» и нажмите ОК. Выберите папку, в которой будет создан файл новой базы данных (например, папку вашей группы), введите имя создаваемой базы данных (по умолчанию db1) и нажмите «Создать». В дальнейшем необходимо будет разработать базу данных «Студенты и занятия», которая позволит вносить студентов вашей группы и оценки, получаемые при обучении в университете.

В Access понятие база данных относится к единичному файлу, содержащему всю информацию. Каждая база данных Access состоит из следующих объектов: таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей. В таблице 1 описаны основные объекты в Access.

Окно базы данных содержит корешок для каждого типа объектов базы данных (таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули). Выбрав тип объекта базы данных, например таблицы, можно увидеть на экране список имен имеющихся таблиц. Для того чтобы открыть нужный объект, дважды щелкните на его имени или, выделив имя, щелкните на кнопке «Открыть»» для таблиц, запросов и форм; на кнопке «Просмотр» - для отчетов или кнопке «Запуск» для макросов и модулей. Для создания новых объектов базы данных или модификации существующих объектов базы данных необходимо использовать кнопки «Создать» и «Конструктор».

После того как Access создаст новую базу данных, и окне Access откроется пустое окно базы данных, готовое к созданию новых объектов.

1.1 Создание новой таблицы

Таблицы - основа базы данных. Все другие объекты - формы, запросы и отчеты, зависят от данных таблиц.

Чтобы создать новую таблицу, щелкните на корешке «Таблица» на экране окна базы данных, а затем на кнопке «Создать». На экране появится диалоговое окно «Создание таблицы».

В программе Access есть несколько способов создания таблиц - в режиме таблицы, с помощью Конструктора, с помощью Мастера, а также импортировать данные из внешнего файла или создать таблицу связанную с таблицей внешнего файла. Мастер таблиц позволяет ускорить процесс создания таблицы, предлагая на выбор типовые таблицы баз данных для бизнеса и учета кадров, например списки рассылки корреспонденции, списки счетов и накладных. Каждая типовая таблица содержит примеры полей. Возможно, усовершенствовать мастер, добавив собственные шаблоны таблиц. Использование мастеров - самый простой способ и работы в Access.

Выберете кнопку «Конструктор», и нажмите ОК. На экране отобразиться пустая таблица в режиме конструктора, где необходимо описать поля этой таблицы самостоятельно.

Таблица 1 - Объекты базы данных

Объект	Описание
Таблица	Содержит данные в формате таблицы; похожа на электронную таблицу
Запрос	Выбирает данные из таблицы на основе заданного условия. Запросы позволяют видеть данные из нескольких таблиц в одной записи
Форма	Отображает данные из таблицы или запроса на основании описанного пользователем формата. Формы позволяют просматривать, редактировать и печатать данные. В форме можно отображать данные, взятые из нескольких таблиц или запросов
Отчет	Отображает и печатает данные из таблицы или запроса на основании описанного пользователем формата. В отчете данные редактировать нельзя. Отчеты могут содержать данные, взятые из нескольких таблиц или запросов
Макрос	Автоматизирует стандартные действия, на основе выбранных пользователем команд и событии
Модуль	Автоматизирует сложные операции, которые нельзя описать с помощью макрокоманд. Программные модули - это процедуры, написанные на языке программирования Visual Basic

В верхней части окна необходимо внести имена полей (Имя поля) и тип данных (Тип данных), а также понятное описание каждого поля (Описание), которое будет впоследствии появляться в строке состоянии. Нижняя половина окна конструктора таблицы предназначена для установки свойств и размеров полей, начального значения и условий проверки вводимых данных.