2 Создание базы данных «Студенты и занятия»

База данных «Студенты и занятия» предназначена для сбора и хранения информации о студентах и их учебе в университете.

Запустите Access из меню Пуск, Программы, Microsoft Access, появится диалоговое окно «Microsoft Access». Выберите пункт «Новая база данных» и нажмите ОК. Выберите папку вашей группы, в которой будет создан файл новой базы данных, введите имя создаваемой базы данных («Студенты и занятия») и нажмите «Создать».

2.1 Разработка таблиц

База данных будет содержать несколько таблиц: «Студенты» (для хранения данных о студентах), «Предметы» и «Оценки». Чтобы добавить в базу данных «Студенты и занятия» таблицу «Студенты» выполните следующие шаги:

1 Откройте базу данных «Студенты и занятия», выберите корешок «Таблицы» и щелкните по кнопке «Создать».

2 В диалоговом окне «Новая таблица» выберите «Конструктор» и щелкните ОК.

3 Введите КодСтудента в качестве имени первого поля таблицы. Нажмите клавишу <Enter>. Курсор переместится в столбец «Тип данных». По умолчанию выбирается тип данных «Текстовый».

4 Нажмите клавишу <F4>, чтобы раскрыть список типов данных. Выделите элемент «Счетчик».

5 Чтобы заполнить свойства поля таблицы нажмите клавишу <F6>, для перемещения в область «Свойства поля» Курсор окажется в поле «Размер поля». По умолчанию в этом поле содержится значение «Длинное целое», поэтому изменять его не надо. Свойства полей «Новые значения» (Последовательные) и «Формат поля» также изменять не надо. В поле «Подпись» напишите - Код студента – это значение будет использовано в качестве подписи в таблице.

6 Перейдите в поле «Описание». Заполнение этого свойства является хорошим тоном при разработке баз данных. Его значение выводится в строке состояния при переходе в поле в режиме таблицы. В этом свойстве можно поместить более полное объяснение назначения поля, чем в строке «Подпись».

7 Заполните остальные поля в соответствии с таблицей 10.

8 Для поля КодСтудента создайте ключ. Для этого выделите поле КодСтудента и нажмите кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов. Слева появится маркер ключевого поля, информирующий о том, что поле КодСтудента включено в первичный ключ таблицы. Обратите внимание, что в свойстве поля «Индексированное поле» появилась надпись «Да (совпадения не допускаются)».

9 В строке меню в опции «Вид» нажмите кнопку «Режим таблицы», чтобы увидеть результат выполненной работы. Перед переходом в режим таблицы появится диалоговое окно, запрашивающее подтверждение сохранения структуры таблицы. Подтвердите сохранение, нажав кнопку «Да». Появится диалоговое окно «Сохранение». Введите имя таблицы «Студенты» и нажмите кнопку ОК. Таблица «Студенты» откроется в режиме таблицы. Пока в ней нет никаких данных. Та запись, что появляется в режиме таблицы, используется для добавления новых записей и называется – хвостовая запись. Заполнение таблицы будет проведено позднее после создания связей между таблицами с использованием формы.

Таблица 10 – Свойства полей таблицы «Студенты»

Имя поля	Подпись	Тип данных	Размер поля	Формат поля	Значение по умолчанию
КодСтудента	Код студента	Счетчик	Длинное целое			Ключевое поле
Фамилия		Текстовый	20
Имя		Текстовый	15
ШифрСпециальности	Шифр специальности	Текстовый	2
ДатаРождения	Дата рождения	Дата/время		Краткий формат даты
ПочтовыйИндекс	Почтовый индекс	Числовой	Длинное целое		610
Город		Текстовый	20		г. Киров
Адрес		Текстовый	50
Примечание		Поле МЕМО

10 Закройте таблицу и создайте в режиме «Конструктор» еще две таблицы - «Предметы» и «Оценки». Имена свойства полей приведены в таблицах 11 и 12.

Таблица 11 - Свойства полей таблицы «Предметы»

Имя поля	Подпись	Тип данных	Размер поля	Формат поля
КодПредмета	Код предмета	Счетчик	Длинное целое		Ключевое поле
ШифрСпециальности	Шифр специальности	Текстовый	2
Предмет		Текстовый	30

Таблица 12 – Свойства полей таблицы «Оценки»

Имя поля	Подпись	Тип данных	Размер поля	Формат поля	Значение по умолчанию
КодОценки	Код оценки	Счетчик	Длинное целое			Ключевое поле
КодСтудента	Код студента	Числовой	Длинное целое		-
КодПредмета	Код предмета	Числовой	Длинное целое		-
ШифрСпециальности	Шифр специальности	Текстовый	2
Предмет		Текстовый	30
Оценка		Текстовый	10