2

МИНИСТЕРСТВООБЩЕГО

И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РФ

ВЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ

Факультет автоматизации машиностроения

Кафедра «Основы конструирования машин»

Разработка баз данных в access

Методические указания

для выполнения лабораторных работ

Дисц. Информатика

Для спец. 1201 для студентов

всех форм обучения

К и р о в 2005

УДК

Составитель: к.т.н., доцент кафедры МРСИ Куимов Е.А.

к.т.н., доцент кафедры ОКМ Поляков С.М.

Рецензент: к.т.н., доцент кафедры ТАМ Перевощиков В.Д.

Редактор: А.Н. Корсаков

Подп.в печ. Усл.п.л. 1,1 Зак. Тир. 50. Бесплатно

Редакционно-издательский отдел ВятГТУ

Лаборатория множительной техники

610000, г. Киров, ул. Московская, 36

© Вятский государственный технический университет,1999

Программа Microsoft Access пакета Microsoft Office предназначена для работы с реляционными базами данных. База данных — это систематизированное хранилище информации. (Например - телефонный справочник).

Система управления базой данных (СУБД) - программа, предназначенная для записи, поиска, сортировки, обработки (анализа) и печати информации, содержащейся в базе данных. В компьютерной базе данных информация представляется в виде таблицы, похожей на электронную таблицу. Названия столбцов называются именами полей, а сами столбцы - полями. Строки данных называются записями.

Существует два типа систем управления базами данных: системы управления файлами и системы управления реляционными базами данных. В системах управления файлами (File management systems), иногда называемых еще плоскими файловыми базами данных, данные заносятся и хранятся без индексирования, а при поиске и создании отчетов обрабатываются последовательно. Поэтому такие системы недостаточно гибкие при манипулировании данными. Другим существенным недостатком этих систем управления данными является тенденция к накапливанию избыточной информации (одни и те же данные хранятся в нескольких местах), что усложняет и замедляет выполнение обычных задач СУБД.

Системы управления реляционными базами данных (Relational database management systems) позволяют пользователям манипулировать данными более свободно, благодаря сохранению всех данных только один раз и описанию связей между ними. Связи представляют собой общие элементы данных, такие как фамилия покупателя или номер его чековой книжки. Данные каждого набора информации можно найти (восстановить), отобразить и обновить на основании данных другого набора.

Чтобы подробнее проиллюстрировать различие между системами управления файлами (File management systems) и реляционными системами управления базами данных (Relational database management systems), предположим, что в базе данных должна храниться информация агентства по прокату видеокассет, включающая сведения о клиентах, оплате проката и местах нахождения видеокассет с фильмами. При работе с файловой системой управления базой данных каждый раз, когда клиент вносит плату за прокат фильма, его фамилия и номер телефона должны быть внесены в базу данных после сведений о размере и форме оплаты. В реляционной системе управления базой данных фамилия клиента и номер его телефона будут найдены автоматически в соответствующем (справочном) списке клиентов, а затем вписаны в накладную на оплату, избавляя оператора от повторного ввода данных, а систему - от ненужного дублирования.

Основные функции Access:

• Организация данных. Эта функция включает в себя создание таблиц данных и управление ими.

• Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным. Access использует запросы для связывания таблиц и выборки из связанных таблиц данных, удовлетворяющих определенным требованиям. Возможность связывания таблиц по совпадающим значениям полей является главной отличительной чертой системы управления реляционных баз данных. Объекты доступа к данным позволяют создавать программы, обеспечивающие доступ и обработку данных, управление базами данных и их объектами, а также изменение структуры баз данных.

• Добавление и изменение данных. Для добавления и изменения данных можно использовать формы. Формы позволяют контролировать представление данных.

• Представление данных. Система управления базами данных позволяет создавать различные отчеты на основе данных хранящихся в таблицах или объектах баз данных. Для обеспечения наглядности Access позволяет добавлять в отчеты различные рисунки и диаграммы.