Раздел 3.Организация работы с документами.

3.1.Организация документооборота.

Служба ДОУ и ее роль в рациональной организации информационно-документационного обеспечения управления.

Понятие “документооборот”. Общие принципы организации документооборота. Этапы документооборота. Прием, прохождение и порядок исполнения поступающих документов. Работа исполнителя с документами. Обработка отправляемых документов. Организация движения внутренних документов. Организация документооборота с помощью ВТ.

3.2.Регистрация и контроль исполнения документов.

Понятие “регистрация документов”. Задачи регистрации документов. Роль регистрации документов в создании банка данных о документах учреждения. Особенности организации регистрации различных видов документов. Основные виды регистрационных форм, состав их информации и порядок заполнения. Автоматизированная регистрация.

Справочно-информационный массив организации. Виды и принципы ведения традиционных и автоматизированных информационно-поисковых систем, их использование в практической работе с информацией.

Понятие “контроль исполнения документов”. Значение функции контроля исполнения документов в управленческой деятельности. Основные принципы его организации. Категории документов, подлежащих контролю. Сроки исполнения документов.

Технология контрольных операций в условиях традиционной обработки документов. Автоматизированные системы контроля исполнения документов.

3. Систематизация и хранение документов в делопроизводстве.

Ответственность организаций за сохранность документов.

Номенклатура дел как инструмент обеспечения сохранности документов. Виды номенклатур дел, их назначение. Требования к составлению и оформлению номенклатуры дел при работе с документами.

Понятие “формирование дел”. Роль номенклатуры дел в обеспечении систематизации документов и формировании дел. Основные требования к формированию документов в дела. Принципы систематизации документов внутри дел.

Организация хранения документов в структурном подразделении. Доступ к документам и информации.

Подготовка документов к передаче в архив организации. Экспертиза ценности документов. Выделение документов к хранению и уничтожению. Сроки хранения документов, их регламентация. Правила передачи дел из структурных подразделений в архив учреждения. Оформление дел различных сроков хранения.

Тематический план

№ п/п	Перечень семестров, название разделов и тем	Общая трудоемкость	Количество часов аудиторных занятий			Самос-тоятель-ная работа
			всего	лекций	Лаб. раб.
1	2	3	4	5	6	7
1	Документирование управленческой деятельности. Системы документации. Особенности состава и содержания организационно распорядительной деятельности	13	1	1		12
2	Особенности оформления управленческих документов. Реквизиты, придающие документам юридическую силу	30	2	1	1	28
3	Требования к текстам управленческих документов	20	2	1	1	18
4	Организация работы с документами	25	3	1	2	22
	Всего	88	8	4	4	80

Список источников и литературы

Обязательная литература

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: документированное обеспечение управления.

изд. 2-е, исправл.-М., ЗАО «Бизнес-школа», Интел-Синтез,2000-328с.

2. Делопроизводство: организация и технология документационного обеспечения управления: Уч.для вузов/ Под ред. Кузнецовой Т.В.-М: ЮНИТИ-ДАЕА, 2002.-359с.

3. Документирование управления персоналом. УМК, М: РГГУ, 2001-23с.

Дополнительная литература

Источники

1. Закон РСФСР от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002)// Ведомости СНД и ВС РСФСР. 1991. № 50. Ст. 1740; СЗ РФ. 2002. № 50. Ст. 4926

2. Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации» (в ред. от 10.01.2003)// СЗ РФ. 1995. № 8. Ст.609; СЗ РФ. 2003. № 2. Ст. 167

3. Основы законодательства Российской Федерации от 07.07 1993 № 5341-1 «Об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах»// Ведомости СНД РФ и ВС РФ. 1993. № 33. Ст. 1311

4. Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. от 09.07.2002; от 30.06.2003)//СЗ РФ. 2000. № 52. Ч. 1. Ст.5021; СЗ РФ. 2002. № 28. Ст. 2780; СЗ РФ. 2003. № 27. Ст. 2696

5. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»// СЗ РФ. 2002.№ 2. Ст. 127

6. Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожении печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с изм. и доп. от 08.06.2001)// СЗ РФ.1996. № 2. Ст.123; СЗ РФ 2001. № 24. Ст.2461

7. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Зарегистрирована Министерством юстиции РФ 26.12.2000 № 2508. М.: Росархив, 2001

8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998

9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003

10. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия. М.: Изд-во стандартов, 1984

11. ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. М.: Госстандарт России, 2001

12. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., 1991.

13. Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002

14. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000

15. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003)// Российская газета. 26.08.2003. № 168

16. Общероссийский классификатор управленческой документации: ОК 011-93. М.: Госстандарт России, 1994

Литература

1. Кузнецова Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления: Введение в специальность: Учеб. пособие. 2-е изд. – М.: РГГУ, 2006.

2. Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ. Ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004.

3. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».- М.:ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.

4. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/ Кузнецова Т.В. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

5. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций.-М.: ИНФРА-М, 2001.

6. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001.

7. Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: Практикум/ В.В. Паневчик, С.В. Некраха. 2-е изд. – Мн.: БГЭУ, 2004.

8. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Изд-во МЭИ, 2004.

9. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. -Правда об электронном документообороте. – М.: КомпанияАйТи: ДКМ Пресс, 2004.

10. Делопроизводство в кадровой службе/сост.А.В.Верховцев.-6-е изд.-М.:ИНФРА

11. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. Учеб.- метод. пособие. М.: МИФИ, 1996

12. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний: Практ. пособие. – 2-е изд. М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 2000

13. Делопроизводство в системе государственной службы. М.: РАГС, 2000.

14. Костомаров М.Н. Управление информационными ресурсами за рубежом: Учебное пособие. М.: РГГУ, 1997

15. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. – М.: ЗАО Бизнес-школа, 2000

16. Организация работы с документами: Учебник. М.: Инфра-М, 2002.

17. Санкина Л.В Делопроизводство: Справ. пособие. М.: МЦФЭР, 2002..

18. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Деловая переписка в коммерческой организации. М.: МЦФЭР, 2004.

Контрольные вопросы по курсу

1. Место документа в жизни общества и человека.

2. Значение документационного обеспечения управления для организации и деятельности аппарата управления.

3. Современные законодательные акты, регламентирующие организацию и технологию документационного обеспечения управления

4. Современное нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления

5. Система организационно-распорядительной документации. Состав ОРД.

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Его значение, структура, состав информации.

7. Бланки документов и их виды. Бланки с изображением герба РФ.

8. Состав удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющих документы.

9. Порядок согласования документов. Оформление визы и грифа согласования).

10. Даты на документе.

11. Делопроизводственные отметки, их значение

12. Общие требования к тексту документа. Виды унифицированных текстов

13. Документирование организационной деятельности. Виды организационных документов, требования к их подготовке, особенности оформления

14. Документирование распорядительной деятельности. Виды распорядительных документов, требования к их подготовке, особенности оформления

15. Особенности документирования деятельности коллегиальных органов управления. Реквизиты, определяющие юридическую силу решений коллегиальных органов.

16. Информационно-справочные документы. Их виды, назначение, правила оформления.

17. Понятие документооборота. Этапы движения и обработки документов.

18. Взаимосвязь регистрации и контроля исполнения документов.

19. Сроки хранения документов. Роль и задачи экспертизы ценности документов в делопроизводстве

20. Номенклатура дел организации: виды, состав информации, направления использования.

21. Систематизация документов. Правила формирования дел и их подготовки для передачи на архивное хранение