Тема 8. Делопроизводственные функции секретаря

Подготовка поступившей корреспонденции к докладу руководителю. Процедура предварительного рассмотрения документов. Систематизация корреспонденции на рабочем месте секретаря. Взаимосвязь порядка подписания, визирования, согласования документов в организации с обязанностями секретаря-референта. Контроль за качеством выпускаемых документов. Регистрация документов, контроль и справочная работа. Ведение переписки руководителя. Систематизация документов и их хранение. Доступ к документам секретариата.

Тема 9. Аналитические функции секретаря

Работа с текстами управленческих документов при составлении обзорных документов (докладов, отчетов, выступлений руководителя). Конфиденциальные сведения. Подготовка текста, редактирование, согласование. Работа по сбору информации – ее целевое назначение, способы получения, обработки и хранения. Особенности работы с ведомственными изданиями, публикациями в прессе, специальной литературой.

Тема 10. Технические функции секретаря

Функции секретаря по обеспечению безопасности информации при работе с документами в приемной (Документирование, учет документов, движение документов, их хранение).

Печать, тиражирование и копирование документов, прием и передача факсов, получение и отправка корреспонденции. Правила передача документов внутри организации.

Обеспечение порядка на рабочих местах руководителя, секретаря, в приемной (проверка средств связи, сигнализации, оргтехники). Выполнение поручений руководителя.

Сервисные функции – организация кофе-паузы, фуршета, приемов.

Тема 11. Деловые и личностные качества секретаря

Инициативность, организованность, ответственность, пунктуальность, информированность – основные деловые качества секретаря. Формирование компетентности.

Доброжелательность, скромность, аккуратность, трудолюбие, эмоциональная уравновешенность – важнейшие личностные качества необходимые в работе секретаря.

Базовые знания секретаря-референта – компьютер, делопроизводство, машинопись, иностранный язык. Профессиональные знания и навыки. Квалификационные требования к секретарям различных категорий.

Тема 12. Этика секретаря

Понятия “этикет”, “этика”, “служебный этикет”. Этические основы взаимоотношений руководителя и секретаря. Служебная субординация.

Деловое общение, его основные виды – общение с руководителем, с посетителями, сотрудниками, почетными посетителями. Мимика, интонация, эмоциональная окраска голоса в деловом общении.

Деловой разговор, деловая беседа. Телефонный этикет. Речевой этикет, стиль общения в устной беседе.

Визитные карточки и правила их использования.

Подарки деловому партнеру, коллеге, руководителю.

Конфликты на работе, поведение секретаря в конфликтных ситуациях.

Внешний вид секретаря -одежда на службе, деловой стиль, макияж.

Тема 13. Трудоустройство

Современные способы трудоустройства. Направления поиска работы. Резюме – порядок составления и использования. Рекомендательные письма.

Собеседование и интервьюирование при приеме на работу. Тестирование и собеседование как современные методы подбора персонала. Личные приоритеты при выборе места работы. Трудовой контракт. Вводная беседа в кадровой службе и круг должностных обязанностей. Испытательный срок.