22

Модуль

Создание базы данных в среде Microsoft Access 2007

Вы будете изучать:

• Создание и редактирование базы данных реляционного типа

• Создание форм

• Формирование запросов

• Создание отчётов

Цель модуля:

познакомить со средствами создания базы данных в среде Microsoft Access 2007, редактирования, осуществления ввода данных, формирования запросов и отчётов

После изучения модуля вы сможете:

• Создавать структуру реляционной базы данных

• Разрабатывать схему данных, устанавливать связи между таблицами

• Вводить и редактировать данные

• Разрабатывать формы ввода данных

• Формировать запросы к базе данных

• Создавать отчёты для вывода данных

Литература:

1. Информатика для юристов и экономистов [Текст] : учебник / под ред. С.В. Симоновича. – СПб. : Питер, 2004. -688 с.: ил. – 4000 экз. – ISBN 2-272-00249-0.

2. Информатика: Учебник.- 3-е перераб. изд./ Под ред. Н.В. Макаровой.-М.: Финансы и статистика, 2005.- 768 с.: ил. ISBN 5-279-02202-0

3. Информатика. Серия «Учебники, учебные пособия».// Под ред. П.П. Беленького.– Ростов н/Д: Феникс, 2002.– 448 с., ISBN 5-222-02513-6

Дополнительная литература:

1. Панкратова Л.В. Контроль знаний по информатике: тесты, контрольные задания, экзаменационные вопросы, компьютерные проекты [Текст] : / Л.В. Панкратова, Е.А. Челак. – СПб. : БХВ-Петербург, 2004. -448 с.: – 2000 экз. – ISBN 5-94157-371-5.

2. Сафронов И.В. Задачник-практикум по информатике 2003 [Текст] : / Игорь Сафронов – СПб. : БХВ, 2004. -432 с.: – 3000 экз. – ISBN 5-94157-186-0

3. Кузнецов А.А. Информатика. Тестовые задания./Кузнецов А.А., Пугач В.И., Добудько Т.В., Матвеева Н.В.–2-е изд., испр.–М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2003.– 232 с. 5-94774-091-5

4. Щикот С.Е. Комплексные тестовые упражнения по информатике / С.Е. Щикот, С.О. Крамаров, В.В. Перепелкин.Изд. 2-е, доп.-Ростов н/Д: Феникс, 2005.-288 с. (Экзамен без страха и упрека)

Глоссарий:

База данных (БД) –поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области

Система управления базами данных (СУБД) – комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации

Структурирование – введение соглашений о способах представления данных

Реляционная БД (от англ. слова relation - "отношение") –БД, содержащая информацию, организованную в виде двумерных таблиц.

Запись базы данных - это строка таблицы или совокупность логически связанных полей

Поле - столбец таблицы, который соответствует неделимой единице информации–реквизиту

Запросы – средство выбора данных из одной или нескольких таблиц. Результат запроса – это набор строк и столбцов.

Формы – электронный аналог бумажного блан­ка, предназначенный для просмотра и редактирования данных.

Отчеты – предназначены для формирования выходного документа, с последующим выводом на печать.

Ключ (ключевое поле) – элемент, по которому можно определить значения других полей. Ключ однозначно определяет запись. Ключи строятся по одному или нескольким полям. Ключевые поля используются для создания межтабличных связей.

Первичный ключ– это поле или группа полей, которые единственным образом идентифицируют каждую строку в таблице

Альтернативный ключ – это поле или группа полей, несовпадающих с первичным ключом и уникально идентифицирующих каждую строку в таблице

Упражнение 1. Создание структуры базы данных «склад» и установление связей между таблицами

1. Загрузите Access.Воспользуйтесь системным меню ПУСК/ПРОГРАММЫ/Microsoft ACCESS

В окне Microsoft ACCESS выберите Новая пустая база данных , обязательно укажите имя файла и местоположение базы данных, например так

и нажмите Создать.

2. Приступим к созданию таблицы Товары. Перейдите на вкладку РежимТаблицы и выберите режим создания таблицы Конструктор, сохраните таблицу с именем Товары, нажмите ОК.

Рис. 1 Режим Конструктора

3. Приступим к заполнению Полей и Типов данных

Рис. 2 Создание структуры таблицы Товары

Сделайте поле Номер товара ключевым (Значок ключа отражается ).

4. Аналогично создайте таблицу Заказы в режиме Конструктора. Для создания новой таблицы выбрать вкладку Создание, Таблица.

Рис.3 Создание структуры таблицы Заказы

Назначьте поле Номер заказа ключевым полем.

5. Создайте ещё одну таблицу Клиенты, аналогично первым двум.

Рис. 4 Создание структуры таблицы Клиенты

6. Занесите данные в таблицы. Начнём с таблицы Клиенты. Щелкните по слову Клиенты, появится форма для ввода данных. Внесите данные о 5-и клиентах, например

Рис.5 Ввод данных в таблицу Клиенты

7. Занесите следующие данные в таблицу Товары

Рис. 6 Ввод данных в таблицу Товары

8. Занесите данные в таблицу Заказы. Обратите внимание, что номера товаров должны совпадать с номерами товаров из таблицы Товары (возможные значения от 1 до 4), а номера клиентов- с номерами клиентов из таблицы Клиенты (1, 2, 3, 4, 5).

Рис.7 Ввод данных в таблицу Заказы

9. Установим отношения между таблицами. Для этого откройте закладку Работа с базами данных, Щелкните по инструменту Схема данных . На экране появились диалоговое окно Добавление таблицы.

Рис.8 Добавление таблицы

10. Выберите таблицу Заказы и щелкните по кнопке Добавить. Точно также добавьте таблицы Клиенты и Товары. Закройте окно Добавление таблицы.

11. Установим отношения между таблицами Товары и Заказы, поле связи Номер товара. Для этого установите указатель в поле Номер товара (таблица Товары) и, удерживая кнопку, перетащите указатель в поле Номер товара (Таблица Заказы). Отпустите кнопку мыши. Появится окно Изменение связей.

Рис. 9 Изменение связей

12. Установите флажок в Обеспечении целостности данных, Каскадном обновлении связанных полей, Каскадном удалении свя­занных записей и нажмите на кнопку Создать.

13. В схеме данных появится отношение «один-ко-многим». Каскадное удаление и обновление записей означает, что если какой-либо товар будет удален из таблицы «Това­ры», произойдет автоматическое удаление записей из таб­лицы «Заказы».

14. Аналогично создадим отношения между таблицами «Клиенты» и «Заказы».

В результате схема данных приобрела вид

Рис. 10 Схема данных

Замечание. Если вам не удалось установить отношения между таблицами, проверьте типы данных таблиц и занесенные данные.

15. Закройте схему данных и Access.