zaochnoe_informatika_2013 / информатика заочное 2012 / Word_2007_V

Выбрать стиль оглавления , подходящий содержанию документа. Печатаемый документ – документ предназначен для чтения на бумаге, в этом

случае каждая запись оглавления содержит заголовок и соответствующий номер страницы. Читатель может открыть нужную страницу.

Дигитальный документ – в Word в электронном документе записи оглпвления могут быть представлены гиперссылками. Читатель может перейти к нужному заголовку в документе, щелкнув по записи оглавления.

8.Для использования готово стиля оглавления щелкнуть по нему в списке стилей заголовков Formats:.

9.Если необходимо, выбрать и задать другие параметры оглавления.

7.3Обновление оглавления

Если в документ добавлены, изменены или удалены какие-то составляющие объекты (главы, заголовки и т.п.), то оглавление автоматически не изменяется, но его можно быстро и легко обновить. Для этого следует выполнить следующее.

1)Щелкнуть по кнопке Update Table в группе Table of Contents на вкладке References.

2)Выбрать вариант Update page number only или Update entire table.

7.4Удаление оглавления

1)Щелкнуть по кнопке Update Table в группе Table of Contents на вкладке References.

2)Щелкнуть по команде Remove Table of Contents.

Аналогично оглавлению можно создавать и предметные указатели (регистры, индексы).

31

8 Сохранение (запись) документа

Все документы, которые предполагается многократно использовать, следует перед окончанием сеанса работы в Word, как и во всех других приложениях, сохранить (Save). В ходе этой операции из текста отображенного на экране образуется файл, который записывается на жесткий диск и хорошо бы в пользовательский каталог. Если файл не сохранен, то при прерывании электрического тока или сбоя компьютера сделанная работа может быть утрачена, то же что было записано остается и после прерывания или конца работы.

Полезно дать документу имя и записать его сразу в начале работы, затем время от времени

нажимать на кнопку Save .

При первой записи файлу с документом задается имя и указывается его местоположение: дисковод, папка (каталог, folder), подпапка и т.д.

Водном и том же каталоге не должно быть файлов с одинаковым именем. Имя файла может содержать буквы, цифры, а также дефис, подчеркивающую черту и пробел. Хорошо бы, чтобы имя файла отражало бы его содержание.

Вкачестве типа файла (расширения) Word по умолчанию использует docx. Таким образом,

полное имя файла могло бы быть Tere. docx, если текст файла начинается словом Tere, так как Word предлагает в качестве имени первую фразу текста, которое можно при желании и изменить.

новая возможность – сохранение документа в формате PDF.

Если документ записывается под уже заданным именем, то его можно сохранить с помощью

комбинации клавиш Ctrl+S или с использованием кнопки Save на панели быстрого доступа.

Отображается стандартное окно диалога Windows, в котором можно выбрать требуемый каталог. Если пользователь хочет сам задать файлу имя, то его следует ввести в поле File Name. Если документ еще ни разу не записывался, то по умолчанию в качастве имени файла предлагается первая фраза. Можно самому добавить тип файла .docx. Если тип файла не указывается, то по умолчанию файлу присваивается тип, указанный в поле Save as Type.

32

В случае если текст необходимо записать как документ другого приложения, который не может прочитать файл Word, то следует открыть поле Save as type и выбрать подходящий тип документа,

например, Rich Text Format (тип .rtf).

Формат таким образом сохраненного документа подходит для многих приложений и его текст может быть импортирован, например, на лист CorelDraw.

8.1 Подготовка документа к рассылке

Перед дигитальной рассылкой документа полезно выполнить подготовительные действия –

Prepare. Для этого следует с помощью кнопки Microsoft Office'i выбрать команду Prepare (см рисунок ниже). При этом открывается возможность удаления личных и метаданных из записанного файла (Inspect Document).

В открывшемся списке с помощью команды Mark as Final (отметь законченным), можно защитить документ от последующих изменений. Если документ отмечен как законченный, то выключаются все комады ввода, редактирования и проверки правописания и документ становится защищенным для изменений. Такое свойство законченности содержит в себе информацию о том, что происходит рассылка окончателной версии документа и на строке

состояния появляется кнопка . Кроме того, это является защитой от непредумышленных изменений со стороны пользователей.

NB! Отметка документа законченным не является функцией безопасности. Всякий, кто получает электронную версию документа, отмеченного законченным, может удалить знак законченности и затем изменять его. Кроме того, документ отмеченный законченным в Word 2007, не является таким при использовании в более ранних версиях Word.

33

8.2 Защита документа от нежелательных изменений

Чтобы защитить документ и ограничить типы разрешенных для пользователя изменений, можно использовать защиту документа с помощью команды Protect Document в группе

Protect вкладки Review:

Restrict Formatting and editing – ограничивает форматирование и редактирование, а также разрешение комментарий и введение отслеживания изменений;

Если выбрать эту установку, то отображается новое окно со следующими возможностями.

1.Formatting restrictions – можно избежать изменений с помощью стилей (Styles).

2.Editing restrictions – разрешить редактирование только определенного типа.

3.Start enforcement – начало исполнения – щелкнуть по кнопке Yes, Start Enforcing Protection (Да, начало исполнения защиты). Отображается следующее окно, в

поле Enter new password (optional): которого можно ввести пароль.

Для безопасности тот же пароль следует повторить в поле Reenter password to confirm:.

34

9 Печать документа

9.1 Подготовительные действия

Прежде чем начать печатать, желательно предварительно просмотреть, как документ будет выглядеть в напечатанном виде. Это можно сделать в режиме предварительного просмотра, если с помощью кнопки MS Office выбрать Print (Ctrl+P) и затем команду Print Previw. После этого можно приступить к печати документа или вернуться обратно в документ, чтобы исправить обнаруженные ошибки. Если использовать комбинацию клавиш Ctrl+P, то сразу запускается операция печати.

Чтобы создать из документа PDF файл, в качестве принтера можно выбрать Adobe PDF (см рисунок на стр. 36).

В результате команды Print Previw отображается вкладка Print Previw с группами команд для печати (Print), установок страницы (Page Setup), задания размера (масштаба, Zoom) и предварительного просмотра (Previw):

Если в группе Zoom щелкнуть по кнопке с изображением лупы, то отобразится окно Zoom, в котором можно выбрать отображается ли на экране одна страница, или несколько страниц разом. В этом режиме просмотра можно оценить расположение текста на листе. Чтобы какую-либо страницу отобразить в нормальном размере, следует выбрать размер 100% или установить курсор на этой странице и щелкнуть. Курсор превратится в лупу. Страница отобразится в действительном размере, если поместить лупу на страницу и щелкнуть мышкой.К первоначальному виду приводит новый щелчок. Чтобы выйти из этого режима, следует нажать на кнопку

Close Print Preview.

Текст документа можно отображать по одной странице или несколько страниц разом. В последнем случае количество отображаемых страниц задает процент масштабирования, например, 30%.

35

Если на последней странице окажется всего пару строк текста, то расположенный выше текст можно попытаться на время печати немного сжать, чтобы поместить конец текста на

предыдущей странице. Для этого следует использовать кнопку в группе

Previw вкладки Print Previw.

Эту возможность полезно использовать для небольших, в несколько страниц документов, например для административного письма на бланке. В таком документе пару строк на последней странице можно перенести на предыдущую без внесения изменений, лишь с помощью сжатия. NB! Этот прием следует использовать только при печати. Текст в таком виде не следует сохранять для дальнейшей работы, он должен быть записан до операции сжатия! Это действие может быть отменено командой Undo.

9.2 Параметры печати

Распоряжение о печати можно задать либо с помощью команды Print (Ctrl+P) кнопки

Microsoft Office . В диалоговом окне печати можно задать следующее.

Печатать либо все страницы (All), либо текущую страницу (Current Page),

номер страницы отображается на строке состояния, либо задать интервал страниц (Pages). Если перед печатью часть текста выделена (активирована), то можно вывести на печать только эту часть (Selection).

Можно задать, что печатать

(Print What). Обычно им является документ, но можно выбрать и аннотацию, выводы и т.д.

В списке поля Print:можно задать печать только четных или нечетных страниц.

В поле Number of Copies задается количество копий. Несколько копий можно сделать средствами Word, при большом количестве требуемых копий целесообразнее использовать копировальную машину. При печати нескольких копий с помощью флажка Collate напечатанный материал разбирается на копии, т.е. сначала выводится первая копия (стр. 1, 2, 3, … ), затем вторая и т.д. Если флажок не отмечен, то сначала печатается требуемое количество первой страницы, затем второй и т.д. При использовании лазерного принтера второй метод быстрее, но требует последующей сортировки страниц.

При желании можно задать качество печати или формат бумаги в окне диалога, открывающемся кнопкой Properties.

Кнопка Options открывает окно диалога Print для настройки дополнительных параметров связанных с печатью.

Печать в файл – документ не печатается, а создается файл в формате печати (например, вместе с выбором шрифта и цвета). Так можно создать файл в формате PDF, если выбрать в качестве принтера Adobe PDF.

Pages per Sheet – задается количество страниц на листе бумаги размера A4.

36

10 Использование таблиц

Таблицы используются для представления информации в упорядоченном и организованном виде. Таблица может содержать как тексты и числа, так и графические объекты. Кроме того, таблицы часто используются как средство для размещения объектов на странице, т.е. для дизайна страниц (например, титульный лист).

10.1 Создание и изменение таблицы

Для создания таблицы следует поместить курсор на новую строку и на вкладке Insert нажать на кнопку

При этом открываются новые возможности.

В первом случае рядом с кнопкой откроется дополнительное поле, как показано на рисунке слева, в котором следует отметить подходящее количество клеток, и таблица сразу появится в документе.

Если для создания таблицы выбрать команду Insert Table, то отображается диалоговое окно, в котором можно задать количество столбцов (Number of Columns) и строк (Number of Rows), а также ширину столбцов. По умолчанию выбирается параметр Auto, который равномерно делит область ввода текста между столбцами от левого до правого края страницы.

При нажатии на Draw Table для рисования таблицы можно выбрать карандаш. Этот вариант удобно использовать для создания набросков изображений, например, для оформления титульного листа. Рисование

таблицы следует начинать с внешних границ – сначала прямоугольник, затем нарисовать необходимые линии:

После создания таблицы или, если курсор расположен в таблице, отображаются панель инструментов Table Tools и соответствующие контекстуальные вкладки с группами: Table Style Options, Table Styles, Draw Borders. В последней группе можно выбрать карандаш для рисования линий или резинку для их удаления (Eraser).

После получения таблицы любым из трех способов ее можно начинать заполнять данными.

Таблица в каждой клетке может содержать как тексты, так и числа. Кроме того, в клетки таблицы могут быть помещены графические объекты или списки. Из одной клетки в другую можно переходить либо с помощью клавиши Tab либо клавиш со стрелками. Полезно знать, что нажатие на клавишу Tab в последней клетке таблицы добавляет в таблицу НОВУЮ СТРОКУ. Тем самым, при создании таблицы важно задать количество столбцов, новые

37

строки легко добавляются. Следует также помнить, что нажатие на клавишу Enter, создает новую строку внутри клетки, тем самым увеличивается высота клеток во всей строке таблицы с учетом заданных интервалов между абзацами. Если текст не помещается в клетке, он автоматически переходит в той же клетке на следующую строку. Для создания визуального абзаца (перенос текст на другую строчку внутри клетки), то используется комбинация клавиш Shift+Enter.

Вернуться в предыдущую клетку можно с помощью комбинации клавиш Shift+Tab. В первую клетку строки таблицы переводит комбинация клавиш Alt+Home, в последнюю – Alt+End, в первую строчку в клетке – Alt+Page Up, в последнюю строчку – Alt+Page Down, и всегда можно перемещать курсор с помощью щелчка мыши.

Ширину столбца можно изменять, передвигая курсором вспомогательные линии. Эта операция требует «твердой» руки, так как начинать перенос линии можно только, если

курсор получит такой вид. Если теперь нажать на клавишу мыши и передвинуть ее, то

сдвинется и линия. NB! Ни одна клетка не должна быть активной, так как иначе изменение ширины столбца повлияет только на ширину активной клетки. Для более точного задания линии нажать на клавишу ALT. В этом случае на линейке отображается ширина столбцов.. NB! Для отображения линейки используется команда на вкладке View.

Если расположить курсор в какую-либо клетку таблицы, то щелчок правой кнопкой мыши отображает объектное меню с командами для задания свойств таблицы:

Интерес представляет параметр Table Properties, содержащий команды для оформления таблиц.

Здесь можно выбрать установки для всей таблицы (закладка Table), строки, столбца или клетки. Последние установки влияют на ту строку/столбец или клетку, в которой расположен курсор.

На закладке Column (см рисунок ниже) можно задавать точную ширину каждого столбца, передвигаясь на предыдущий (Previous Column) или следующий (Next Column) столбец. Такой способ задания ширины солбцов полезен для больших таблиц.

38

На закладке Cell можно задавать вертикальное расположение данных в клетке:

Top – сверху Center – в центре

Bottom – внизу

10.2 Выделение (активизация) и передвижение в таблице

Большинство установок, связанных с обработкой таблиц, применяется к выделенным столбцам, строкам или клеткам (они инвертируются).

Полезно знать, что Word рассматривает каждую клетку таблицы как отдельный абзац (Paragraph). Тем самым все средства форматирования абзацев применимы в каждой клетке –

отступы (Indentation), выравнивание (Alignment), интервал (Spacing) до или после абзаца и т.д. Такие параметры, как правило, задаются для целой строки/столбца, а не для отдельной клетки.

Если в группе Paragraph на вкладке Home выбрано Show/Hide, то в клетке таблицы отображается курсор текста – знак , который показывает и выравнивание в таблице. Для выделения клетки, строки, столбца, области клеток, курсор клеток не должен быть отображен.

Для выделения клеток таблицы с помощью мыши используются следующие приемы.

При выборе какого-либо объекта таблицы щелчок правой кнопки мыши отображает объектное меню с соответствующими командами.

Использование команды Select на вкладке Layout панели инструментов Table Tools для выбора объекта.

Изменение таблицы связано с изменением/стиранием содержания клетки, а также с длбавлением/удалением строк или столбцов. Для изменения содержания поместить курсор в клетку, для стирания – выделить текст и нажать на клавишу Delete.

10.4 Добавление строк или столбцов

Для добавления строки или столбца перед какой-то строкой/столбцом следует выделить еѐ/его, в группе Rows&Columns на вкладке Layout панели инструментов Table Tools выбрать требуемую команду: Insert Above, Insert Below, Insert Left, Insert Right.

Для тех же действий можно после выделения строки/столбца использовать команды объектного меню, которое отображается после щелчка правой кнопки мыши:

10.5 Удаление строк или столбцов

Выделить требуемые строки или столбцы и в группе Rows&Columns на вкладке Layout панели инструментов Table Tools выбрать команду Delete, в диалоговом окне которого можно выбрать соответствующее уточнение.

40