zaochnoe_informatika_2013 / информатика заочное 2012 / Word_2007_V

4 Форматирование (выразительность) текста

Форматирование текста это действие, которое приводит текст к подходящему виду и расположению как на строчках, так и на всей странице. В этой главе рассматриваются вопросы форматирования текста, связанные с его внешним видом. Вопросы форматирования, связанные с расположением текста рассматриваются в следующей главе.

4.1 Установка шрифта по умолчанию

Так как в MS Word 2007 Times New Roman не является шрифтом, выбираемым по умолчанию (автоматически), то целесообразно сразу в начале работы сделать требуемую установку. Для этого следует щелкнуть в группе Font вкладки Home и в диалоговом окне задания шрифта выбрать шрифт Times New Roman, размер 12 pt и щелчком по кнопке Default превратить эти установки в выбираемые по умолчанию. В этом случае в дальнейшем нет необходимости заботится о выборе подходящего шрифта, так как шрифт Times New Roman, 12 pt вполне подходит для печати обычного текста.

4.2 Задание шрифта и стиля в тексте

Выразительность текста делает документ более атрактивным, выделяя наиболее важное, облегчая нахождение иностранных слов и т.д. Умело выбранные приемы облегчают также чтение и восприятие.

Teksti ilmestamine pakub võimaluse muuta dokument atraktiivsemaks, tuues välja olulise, hõlbustades võõrsõnade leidmist jne. Oskuslikult valitud vahendid hõlbustavad ka teksti lugemist.

Word предлагает пользователю целый ряд средств для изменения внешнего вида текста:

1.шрифт (гарнитура, размер, начертание)

2.полужирный шрифт (Bold)

3.курсив (Italic)

4.перечеркнутый (Strikethrough)

5.2 это верхний индекс – надстрочный символ (Superscript), рекомендуется использовать только для верхних индексов или показателей степени, но не для основного текста

6.2 это нижний индекс – подстрочный символ (Subscript), рекомендуется использовать только индексов, но не для основного текста

7. р а з р е ж е н н ы й т е к с т (Expanded)

8.уплотненныйтекст (Condensed), используется редко, так как чтение текста затруднено

9.одинарное непрерывное подчеркивание (Single), не рекомендуется часто использовать, так как таким образом выделяются гиперссылки

10.двойное непрерывное подчеркивание (Double) или только слов (Word only) или подчеркивание текста пунктиром (Dotted) и т.п.

11.выделенный (Highlighted) текст, равносильно применению маркера при чтении текста, не используется при

12.спрятанный текст (Hidden), например, можно спрятать свои комментарии и т.п. Наиболее часто используемые средства оформления текста представлены на вкладке Home:

Кнопка запуска диалогового окна

В данном случае на вкладке указан шрифт (Times New Roman), его размер (12 пунктов). Для изменения шрифта или других параметров следует прежде всего выделить требуемую часть текста и затем задать новые параметры, например, изменить размер шрифта.

21

Возможные варианты отображаются, если в группе Font внизу справа нажать на кнопку запуска диалогового окна:

Лучше всего делать все изменения внутри применѐнных стилей (Style), т.е. изменять параметры стиля, а не задавать все вручную.

Типичными представителями различных шрифтов являются:

Times New Roman – шрифт с засечками

Arial – sans serif шрифт (без засечек)

Courier – шрифт с одинаковым шагом

Lucida Galligraphy – декоратив-

ный шрифт.

Засечки это «черточки» добавленные на концы букв для их украшения. В случае шрифта с одинаковым шагом все символы имеют одинаковую ширину аналогично шрифту пишущей машинки. Все другие шрифты имеют символы различной ширины, например, буква и уже буквы м.

Хотя различных шрифтов очень много, не следует использовать их разом, скорее наоборот: не рекомендуется использовать много и разных шрифтов в одном тексте. Считается, что в одном документе не желательно использовать более двух шрифтов. Для выделения части текста можно применять различные размеры и начертания шрифтов, например полужирный шрифт или курсив.

Простейший способ применения полужирного (B) или курсива (I) для предварительно выделенного текста является использование соответствующих кнопок панели.. Выбранная

кнопка включается и начертание текста становится полужирным, или курсивом (например, иностранные слова). Повторное нажатие на соответствующую кнопку выключает еѐ и тем самым данный режим.

Для выделения текста при чтении можно применять маркер. С помощью кнопки можно выбрать один из цветов палитры, протянуть курсором по тексту и тем самым изменить фон выделяемого текста.

NB! Этот прием полезно применять при инверсии цвета текста и фона строки – текст белым, фон черным. Для этого следует выполнить следующее: выделить изменяемый текст, задать

для него белый цвет , задать черный цвет для маркера и протянуть им по белому тексту. Появится белый текст на черном фоне.

22

Для форматирования текста прежде всего выделить требуемый фрагмент текста и выбрать необходимое средство.

Выбор осуществляется либо с помощью щелчка по названию варианта (отмечается флажок

), либо по значению из списка открывающегося кнопкой со стрелкой . Результат применения виден в окне предварительного просмотра. Если подходит – нажать на кнопку OK, для отмены – Cancel. На рисунке отображен выбор шрифта (Times New Roman), начертания (Regular) и размера (12). В окне предварительного просмотра Preview виден отмеченный текст, к которому применяются выбранные параметры.

Установки начинают действовать после нажатия на кнопку OK или клавишу Enter. С помощью кнопки Default (по умолчению) выбранные параметры можно сделать действующими постоянно. В этом случае эти параметры запоминаются и при открытии нового документа они уже заданы.

Если заданы новые параметры по умолчанию, то при окончании работы спрашивается сохранить ли эти параметры в шаблоне (Template). Если используется шаблон Normal, то сохранение не корректно, так как изменятся параметры этого шаблона и в документах других пользователей.

Все другие параметры можно задать аналогично: выделить текст и выбрать значение параметра или отметить соответствующий флажок. Заданные параметры отменяются точно так же: выделить оформленный текст и щелкнуть по заданным установкам, тем самым выключая их.

Следует отметить, что для получения различных вариантов одного и того же текста, очень удобно спрятать часть текста (Hidden), отметив его и выбрав Hidden. Кроме того, с помощью этого средства можно добавить к тексту свои комментарии и примечания так, что они не изменят самого текста. Спрятанный текст не виден на экране и он не выводится на бумагу.

Для отображения спрятанного текста следует кнопкой включить режим отображения непечатаемых символов. Выделив спрятанный текст, можно эту установку отменить.

23

4.3 Разреженный текст

Для р а з р е ж е н и я т е к с т а нельзя вставлять пробелы между буквами, для этого следует использовать установку разреженного шрифта. Для получения разреженного текста следует на вкладке Home в группе Font щелкнуть по кнопке запуска диалогового окна и затем в отобразившемся окне – закладку Character Spacing. Далее в поле Spacing – вариант Expanded (разреженный) и указать в поле (By) на сколько пунктов разрядить, подходит 2 или 3. Во всяком случае пробел между словами должен оставаться больше, чем промежуток между буквами.

4.4 Использование формата по образцу

Задание всех тех параметров оформления, которые не представлены кнопками панели, достаточно неудобно, но если один раз они уже использовались, то их повторное применение может быть относительно простым.

Все параметры оформления можно скопировать применяя инструмент форматирования по

образцу Format Painter, который представлен кнопкой с кисточкой на вкладке

Home.

Для этого следует выделить оформленный текст (например, разреженный шрифт), щелкнуть по кнопке Format Painter (к курсору добавится изображение кисти) и выделить текст, к которому желательно применить разреженный шрифт. Чтобы применить форматирование по образцу к нескольким фрагментам текста, следует сделать по кнопке Format Painter двойной щелчок, выделить необходимый текст и снова щелкнуть по этой кнопке.

Инструмент можно применять для копирования различных параметров оформления, в том числе и для отмены сделанных установок, выделив основной текст, нажав на кнопку формата по образцу и активировав оформленный текст. Например, белый текст на черном фоне может быть таким способом легко превращен в черный текст на белом фоне.

NB! Format Painter можно получить и с помощью контекстного меню. Формат выделеннго текста с помощью кисточки переносится дальше.

24

5 Расположение текста

Расположение текста на странице так же важно, как и выбор шрифта, так как от этого зависит равновесие и восприятие всей страницы.

В первую очередь расположение текста на странице зависит от форматирования абзаца. Абзац (Paragraph) – это одно из основных понятий в обработке текста. Абзац начинается либо с начала текста, либо с конца предыдущего абзаца и заканчивается нажатием на клавишу Enter. Понятие абзаца является центральным во всех системах обработки текста.

Все параметры и команды оформления абзаца расположены в группе Paragraph вкладки

Home:

кнопка запуска диалогового окна

Параметры форматирования абзаца связаны как с расположением текста в самом абзаце, так и по отношению к странице. К ним относятся выравнивание (Alignment), отступы

(Indentation), интервалы до (Spacing, Before) и после (Spacing, After) абзаца, красная строка или выступ первой строки. Наиболее важным параметром является выравнивание, который задан для любого абзаца. Используется 4 варианта выравнивания.

Выравнивание текста по левому краю (Left) приводит к тому, что левый край ровный, правый край – свободный, т.е. строки заканчиваются в разных позициях, как в этом абзаце. Так как текстовый процессор не добавляет в этом случае пробелов, то такой текст имеет однородную плотность. Выравнивание по левому краю особенно полезно использовать в тексте, представляющем собой узкие столбцы. Такое выравнивание следует также использовать в нумерованном или маркированном тексте.

Выравнивание по центру (Centered) подходит для заголовков. Весь текст обычно не центрируется, если только это не должен быть специальным образом оформленный текст, например, меню.

Выравнивание текста по правому краю (Right) , при котором левый край выровнен свободно, используется, например, для размещения имени автора или эпиграфа справа от текста. Этот вариант иногда применяется для выравнивания текста в столбцах, например, в титрах списка актѐров фильмов, где один столбец выровнен по левому, второй – по правому краю.

В случае длинного текста неровный левый край приводит к замешательству (см. следующий абзац).

Читатель, возвращаясь к левому краю текста, ищет взглядом начало следующей строки. Если начало расположено в другом месте, чем в предыдущей строке, то это затрудняет процесс чтения. В случае некоторых отдельных строк такое выравнивание может быть и оправдано, но весь текст выровненный таким образом никто читать не будет.

В случае двустороннего выравнивания (Justified) текстовый редактор равномерно добавляет в текст пробелы между словами, чтобы выровнять и правый край. К сожалению, результат не всегда удовлетворителен – иногда строки слишком разряжены, особенно если в конец строки попадает длинное слово, которое не помещается на строке и целиком переносится на следующую. Исправить положение можно применив операцию переноса (Ctrl+-) или иначе разбив текст на абзацы. В любом случае следует избавиться от больших промежутков между словами. Тем не менее двустороннее выравнивания применяется достаточно часто, например, в книгах, газетах и т.п.

Для применения подходящего выравнивания следует выделить фрагменты текста и щелкнуть по соответствующей кнопке панели форматирования. Если текст не выделен, то команда

25

применяется к абзацу, в котором в этом момент расположен курсор. Для одновременного изменения выравнивания нескольких абзацев их следует обязательно выделить. После задания выравнивания первому абзацу можно продолжать ввод текста, больше не заботясь об этом – следующие абзацы будут выровнены аналогично.

Отступы и другие параметры абзацев, для которых отсутствуют кнопки в группе Paragraph, задаются в отображенном с помощью кнопки запуска окне и воздействуют на выделенный текст.

Отступ (Indentation) дает возможность пользователю оставить слева (Left) и справа (Right) от абзаца свободное пространство. Это один из способов выделения фрагмента текста. Следует отметить, что размер такого отступа не должен быть слишком маленьким, не меньше одного сантиметра. Небольшой отступ не выделяет текст. В данном примере отступы с обеих сторон равны 2 cm.

Такой отступ (Indentation) не то же самое, что отступ первой строки абзаца – «красная строка».

В окне ниже видны параметры напечатанного выше абзаца: весть абзац сдвинут вправо по отношению к левому краю текста и правый – влево. Для создания красной строки следует в поле Special выбрать из списка First Line и обязательно задать размер отступа, который обычно при размере шрифта 12 pt выбирается равным 0,63 см, т.е. три символа.

Таким образом, длина красной строки зависит от размера шрифта и не всегда равна 1,27 см – выбираемый по умолчанию размер табуляции. Этот абзац начинается с красной строки (0,63 cm).

Иногда полезно использовать абзац с выступом, который задается так же как и красная строка элементом списка Hanging в поле Special.

Для удаления и красной строки и выступа следует использовать в поле Special элемент списка none.

26

Если красная строка не применяется, то как правило используется интервал после абзаца: Spacing, After (см рисунок выше).. В качестве размера интервала после абзаца выбирается половина размера шрифта, т.е. при 12 pt шрифта – 6 pt интервал.

Mirror indents можно использовать для страниц в книге – имеются четные и нечетные страницы.

Заголовок с точки зрения обработки текста является таким же абзацем , как и все другие, однако заголовки оформляются иначе. При оформлении заголовка очень важным является размер его шрифта, а также интервалы до и после. Схематично это можно показать следующим образом.

Например, в случае размера шрифта заголовка 16 pt интервал перед ним может быть 20 pt и после – 8 pt. Во всяком случае интервал перед заголовком должен быть в два или три раза больше, чем после.

NB! В основном тексте интервал назначается после абзаца, тогда он добавляется к интервалу перед заголовком и не изменяет параметры заголовка. Такое же слияние интервалов следует учитывать в случае заголовка и следующего за ним подзаголовка.

При задании параметров заголовка следует учитывать и его связь со следующим за ним текстом. Обычно заголовку придается свойство «не отрывать от следующего», что позволяет избежать ситуации, при которой заголовок еще помещается на странице, а следующий за ним текст уже нет.

Эти установки можно задать в закладке Paragraph, Line and Page Breaks, отметив флажок Keep with next.

Если заголовок должен начинаться с новой страницы, например, заголовок главы, то вместо флажка Keep with next следует отметить флажок Page Break Before.

В этом окне еще имеется параметр Widow/Orphan Control, выбираемый по умолчанию, который не позволяет первую строчку абзаца помещать на последнюю строку страницы и последнюю строчку абзаца – в начало следующей страницы. Параметр Keep Lines Together задает неразрывность отмеченного текста (например, таблицы), т.е. он целиком должен быть расположен на одной странице, а не между несколькими. Параметр Suppress line numbers отменяет нумерацию строк, если это было задано. Параметр Don’t hyphenate запрещает операцию переноса, что полезно использовать в заголовках.

Параметрами заголовка являются следующие.

1.Шрифт, размер, начертание (полужирный, курсив и т.д.).

2.Выравнивание: по левому краю/по центру/по правому краю.

3.Интервалы до и после заголовка – размер до больше, чем после.

4.Связь со следующим текстом – Keep with next

или если заголовок данного типа должен быть всегда в начале страницы, то – Page break before.

Перечисленных параметров достаточно много и утомительно задавать их для каждого заголовка отдельно. Для заголовков целесообразно использовать стиль, в котором все эти установки уже заданы. Установки стиля при необходимости можно изменять.

27

6 Стили и их использование

Стили (Style) являются лучшим средством для оформления документа и внесения изменений в его дизайн. Стиль – это набор установок форматирования, имеющий одно имя (название). При применении стиля к объекту автоматически задаются все установки данного стиля. Стили заголовков, такие как Heading 1, Heading 2 и т.д., отображены на вкладке

Home в группе Styles.

Различаются стили двух видов: стиль абзаца (Paragraph) и стиль символов (Character). Стиль абзаца относится к абзацу в целом, стиль символа – к отдельным символам или их последовательности, например к слову.

В основном стили являются стилями абзацев. Все предлагаемые стили отображаются с помощью кнопки запуска диалогового окна в группе Styles. Отображается окно Styles, в котором можно выбрать требуемый стиль. Если курсор поместить на название стиля, то будут показаны все установки данного стиля. Если щелкнуть по названию стиля, то этот стиль будет применен к абзацу, в котором находится курсор.

Для внесения изменений в установки стиля следует щелкнуть правой кнопкой мыши по названию стиля и выбрать Modify, при этом отображается окно Modify. В этом окне находятся установки, описанные в разделах «Форматирование (выразительность) текста» и «Расположение текста».

Можно изменять установки стиля, щелкнув правой кнопкой мыши по соответствующей кнопке стиля и выбрав Modify.

NB! Возможно быстро создать стиль с помощью оформленного соответствующим образом текста. Для эттого выделить этот текст, щелкнуть по контекстуальной кнопке с буквой и кисточкой, выбрать требуемое форматирование, сделать изменения и сохранить это с помощью команды в нижней части окна выбора Save Selection as

a New Quick Style…

Таким образом сохраненный стиль можно использовать команду

Apply Styles: стиль назван Uus pealkiri1.

Создание нового стиля можно начать и заданием установок в окне, которое отображается с помощью кнопки запуска диалогового окна в группе Styles.

В отображенном окне Styles с помощью кнопки New Style открывается диалоговое окно Create New Style from Formating, в котором задаются свойства стиля.

28

На рисунке в окне Create New Style from Formating в поле Name:

стилю задается имя (например, Tekst), в поле Style type: задается, стиль абзаца (Paragraph) и за основу в поле (Based on:) выбирается стиль Normal. Выбран шрифт Times New Roman, его размер – 12 pt.

Остальные необходимые параметры задаются с помощью щелчка по кнопке Format. При форматировании можно выбрать шрифт (Font), задать установки абзаца (Paragraph), перечисление (Numbering) и т.п.

29

7 Оглавление (содержание)

Самый удобный способ создания оглавления – использовать встроенные стили заголовков, можно также создать оглавление, используя стили, приспособленные пользователем к заданным требованиям.

В галерее программы Microsoft Office Word 2007 можно выбирать среди девяти стилей заголовков: Heading1, Heading2, Heading3… Heading9.

Microsoft Office Word отыскивает заголовки с выбранным стилем, формирует записи в соответствии со стилями заголовков и добавляет в документ оглавление.

Оглавление можно обновлять и удалять.

7.1 Создание оглавления на основе встроенных стилей заголовков

Такие действия используются, если в документе применены встроенные стили заголовков.

1.Щелкнуть в тексте в позицию, в которую следует поместить оглавление. Как правило, это начало документа.

2.Щелкнуть по кнопке Table of Contents в группе Table of Contents на вкладке References и затем выбрать стиль оглавления.

NB! Для отображения дополнительных возможностей в диалоговом окне Table of Contents выбрать команду Insert Table of Contents.

7.2 Создание оглавления на основе стилей, измененных или созданных пользователем

Этот способ применяется, если заголовки оформлены измененными или заново созданными стилями. Можно выбрать установки стилей, которые Word будет использовать при создании оглавления.

1.Щелкнуть в тексте в позицию, в которую следует поместить оглавление.

2.Щелкнуть по кнопке Table of Contents в группе Table of Contents на вкладке

References и затем выбрать команду Insert Table of Contents.

3.Щелкнуть по кнопке Options.

4.В разделе Available styles: найти стиль, примененный к заголовку.

5.В поле TOC Level (рядом с названием стиля) ввести число от 1 до 9, тем самым задавая уровень заголовка.

NB! Если используются только созданные пользователем стили, следует у встроенных стилей (например, Heading 1) стереть номер уровня заголовка.

6.Повторять действия 4 и 5 для каждого стиля, который необходимо добавить в оглавление.

7.Щелкнуть по кнопке OK.

30