zaochnoe_informatika_2013 / информатика заочное 2012 / Word_2007_V

Чтобы увидеть на странице границы области текста, следует использовать кнопку Word Options и в меню Advanced отметить Show text bouneries.

С помощью команды (Blank Page) на вкладке Insert можно добавить в позицию курсора пустую страницу, номер страницы устанавливается автоматически. Можно добавить и оформленную титульную страницу (Insert, Cover Page), которая не нумеруется.

Для удаления номера страницы только на определенной странице следует создать из нее новый раздел (секцию), добавив границы секции в начало и конец страницы с помощью команды Breaks, Section Break на вкладке Page Layout. Чтобы теперь удалить номер страницы на странице, являющейся новой секцией, следует до удаления номера прервать

ссылку на предыдущую страницу, щелкнув кнопку в меню Header&Footer Tools.

11

3 Ввод текста

При вводе текста в компьютер следует придерживаться определенных правил, чтобы в дальнейшем при работе с ним избежать неразберихи и возникающих сложностей.

Для установки режима просмотра документа следует выбрать вкладку View.

В данном случае выбран параметр Print Layout, отображается линейка и размер представления страницы 100%. При режиме просмотра Print Layout видны также поля страницы.

3.1 Правила ввода текста

1.При наборе текста следует после каждого слова вводить только ОДИН пробел. Если после слова идет знак препинания, то его вводят без пробела сразу за словом, после знака – обязательно один пробел. В случае парных знаков один пробел вводится перед открывающим знаком (например, открывающая скобка) и один пробел – после закрывающего знака (например, закрывающая скобка), как и в приведенном здесь тексте. Лишние пробелы следует из текста удалить. Для этого можно использовать команды поиска и замены.

2.В пределах одного абзаца текст вводится без перевода строки, об этом заботится текстовый редактор. Если слово не помещается на данной строке, оно автоматически переводится на следующую строку. На клавишу Enter следует нажать только в конце абзаца, так как только автор текста подразделяет его на абзацы. При этом в текст вставляется непечатаемый символ конца абзаца ¶, который обычно на экране не виден. При желании эти символы можно отобразить на экране, если на вкладке Home нажать на кнопку

. Новое нажатие на эту клавишу снова спрячет непечатаемые символы.

Иногда требуется создать визуальный абзац, который с точки зрения обработки текста не является абзацем (например, строчки стихотворения). В этом случае следует использовать комбинацию клавиш Shift+Enter. Ему соответствует непечатаемый символ . Для получения обычного конца абзаца следует нажать на клавишу Enter.

3. Иногда необходимо целиком оставлять на одной строке несколько слов или букв, не помещая их на разные строки, например инициалы и фамилию, титул и имя и т.д. В этом случае используется объединяющий пробел, получаемый комбинацией клавиш Ctrl+Shift+пробел (знак + означает, что на клавиши нужно нажимать одновременно). Этот непечатаемый знак имеет вид маленького кружочка: Dr J. Tamm. Обычный пробел в режиме отображения непечатаемых символов имеет вид точки в середине строки, как показано здесь.

4.Также как в случае пробелов иногда необходимо не помещать на разные строки слова, объединенные дефисом, чтобы не интерпретировать его в конце строки как знак переноса. Если, например, названием фирмы является P-Print, то его ни в коем случае нельзя помещать на две строки. Для того чтобы этого не случилось, вводить этот текст следует следующим образом: P Ctrl+Shift+-Print. Естественно, что пробела после буквы P вводить не надо. Такой дефис используется, например, в слове Ростов-на-Дону.

5.Тире длиннее дефиса и оно вводится по следующей схеме: слово пробел Alt+0150 пробел слово. Тире отделяется пробелами, так как является частью предложения. Получить тире можно и с помощью сочетания клавиш CTRL+NUM- (минус числовой клавиатуры), остальные возможности рассматриваются в разделе о вводе символов.

Тире используется и в таких комбинациях слов как шоссе Таллинн–Тарту или 2001–2003 годы.

12

6.При вводе текста не следует заботиться о переносах слов. Если же необходимо что-то перенести вручную, то следует использовать комбинацию клавиш Ctrl+-. В этом случае знак переноса не отображается, если слово попадает в середину строки.

7.Чтобы разделить существующий абзац на два отдельных абзаца, следует установить курсор в позицию конца первого абзаца и нажать на клавишу Enter. В указанную позицию добавляется признак конца абзаца ¶ и следующий текст начинается с новой строки. При удалении знака ¶, два абзаца снова объединяются в один.

8.Ошибочно введенный символ стирается с помощью клавиши Backspace. При этом удаляется символ слева от курсора. Клавиша Delete удаляет символ справа от курсора.

9.Чтобы вставить перед первой строкой абзаца пустую строку, курсор нужно устанавить в начале этой строки и нажать на клавишу Enter. В обычный текст не рекомендуется вставлять пустые строки! Другое дело административные документы, для которых точно указывается количество пустых строк в той или иной позиции.

10.Разделение текста на страницы также происходит автоматически. В случае необходимости пользователь может сам начать новую страницу с помощью сочетания клавиш Ctrl+Enter. Удаление такого добавленного разрыва страницы следует осуществлять вручную.

Для этого следует удалить непечатаемый символ новой страницы.

Если следовать этим правилам ввода текста, то при изменении размера шрифта или ширины страницы абзацы автоматически примут новую форму.

3.2 Вставка символов

Время от времени возникает необходимость ввести символ, которого нет на клавиатуре. В таком случае с помощью команды Symbol на вкладке Insert, открывается приведенное на рисунке окно.

Если в этом окне нужного символа нет, то далее следует щелкнуть по варианту More Symbols…, в результате отображается следующее окно:

В окне задания шрифта Font можно выбрать подходящий шрифт, например, в данном случае выбран шрифт normal text и Subset Latin-1. Показан также и комплект символов.

Если необходим символ градуса °, который выбирается щелчком мыши. Если этот символ нужен только один раз, то нажать кнопку Insert.

Для многократного использования символа удобно создать комбинацию клавиш с помощью кнопки Shortcut Key.

13

Для создания комбинации клавиш, например для символа градус °, следует выбрать команду Insert, Symbol, в качестве шрифта – normal text, затем щелкнуть по символу ° и по кнопке

Shortcut Key.

В качестве комбинации клавиш одновременно нажать, например, Alt+O, что видно в окне

Press new shortcut key:.

Затем следует нажать Assign, Close. После этого эту комбинацию клавиш можно уже использовать. Если теперь необходимо ввести в текст знак °, то следует просто нажать на клавиши Alt+O.

Точно также можно сделать для ввода привычных кавычек ”, например с помощью комбинации клавиш Alt+2.

При создании комбинаций клавиш обязательно используются клавиши Ctrl или Alt. Если бы была создана комбинация Ctrl+O, то было бы сообщено, что эта комбинация уже используется для системной команды Open.

Созданную комбинацию клавиш можно сохранить в шаблоне Normal, тогда она применима и в любом новом документе. Если символ очень специфический и предназначен

только для этого документа, то можно сохранить эту комбинацию клавиш только для этого документа. Соответствующий вариант следует указать в поле Save changes in.

Для добавления специальных знаков выбрать ярлык Special Characters, затем требуемый знак, например, Em Dash (—) и нажать на кнопку Insert.

Комбинации клавиш для специальных знаков можно создавать и изменять аналогично.

3.3 Использование автоматической корректуры

Для активизации автоматической корректуры щелкнуть по кнопке MS Office, затем по кнопке Word Options (параметры Word), Выбрать Proofing (Проверка правописания) и AutoCorrect Options (Варианты автоматической корректуры).

Здесь можно зафиксировать несколько подходящих установок и использовать, например, возможность автоматически заменять сокращение длинным текстом.

В окне ниже под полями Replace и With видна таблица с уже существующими заменами сокращений на текст. В случае небходимости можно в этой таблице неподходящую комбинацию из сокращения и заменяющего текста удалить.

14

Для создания пары сокращение и заменяющий его текст следует выполнить следующие действия:

В поле Replace ввести сокращение.

В поле With ввести длинный текст.

Нажать кнопку Add Нажать OK

Если выбран параметр Replace text as you type, то в этом компьютере в любом документе сокращение будет заменено соответствующим длинным текстом. Этот прием можно использовать и для добавления определенных символов. Например, с помощью автоматического корректора можно заменить два напечатанных минуса -- одним тире –.

Таким же способом можно выполнить замену заданного символа ==> (имеется в автоматическом корректоре) стрелкой .

3.4 Создание записей автоматического корректора

Для создания записей автоматического корректора следует выполнить следующее.

1.Щелкнуть по кнопке Symbol в группе Symbols на вкладке Insert (Добавить) и затем выбрать вариант More Symbols.

2.Щелкнуть по закладке Symbol или Special Characters (Символы/Специальные знаки).

3.Выбрать в качестве записи автоматического корректора используемый символ или специальный знак, например €.

4.Щелкнуть кнопку AutoCorrect (Автоматический корректор).

5.Выбранный символ или специальный знак отобразится в поле замены With. Далее действовать также, как описано выше.

6.В поле замены – Replace – ввести текст, которым Word должен автоматически заменить выбранный символ или знак, например, euro.

7.Щелкнуть кнопку Add.

8.Щелкнуть кнопку OK.

Если в тексте набрать слово euro и после него пробел, то появится символ замены €. NB! В поле замены нельзя ввести букву e, так как ее можно использовать и в значении ehk (может быть).

15

3.5 Запуск автоматического корректора

Для активизации автоматической корректуры щелкнуть по кнопке MS Office, затем по кнопке Word Options (параметры Word), Выбрать Proofing (Проверка правописания), AutoCorrect Options (Варианты автоматической корректуры) и затем включить флажок Correct as you type (Заменить текст во время ввода). Если замену делать не нужно, то флажок должен быть выключен (пустым).

3.6 Передвижение в тексте и его выделение

На экране при работе с документом видны курсор мыши и мерцающий курсор позиции набора текста. Курсор текста может быть установлен в любом месте документа с помощью щелчка мыши или клавиш со стрелками , , , .

Для быстрого перемещения курсора по документу, кроме клавиш со стрелками, удобно использовать следующие клавиши:

Для передвижения между страницми можно использовать кнопки, расположенные на экране в правом нижнем углу:

После перемещения курсора в требуемую позицию можно начать, например, ввод текста.

Прежде чем вносить изменения в определенный фрагмент текста или изменять его форматирование, необходимо выделить (активизировать) этот текст. Наиболее простым способом является выделение текста методом протягивания мыши. Существуют более быстрые способы выделения текста. В начале каждой строки, слева от нее, имеется область, в которой курсор превращается в наклоненную вправо стрелку. Эта область называется полосой выбора.

Применение этих методов необходимо и значительно увеличивает скорость работы.

Если выделить текст и нажать на клавишу Delete, то этот текст стирается. Если же после выделения текста начать набирать новый текст, то весь отмеченный текст заменится новым.

16

Сделанное можно отменить, если на панели быстрого доступа щелкнуть кнопку . Если выбрать кнопку со стрелкой в левую сторону, то отменяется последнее действие. При нажатии на правую кнопку открывается список со сделанными действиями и из него можно выбрать отменяемое действие. Команда отмены может быть в свою очередь отменена с

помощью кнопки .

Вид выделенного текста можно изменять – выбрать более подходящий шрифт, его размер и стиль начертания (полужирный шрифт, курсив и т.д). Word 2007 предлагает для этого еще

одну возможность, если держать мышку на выбранном тексте: При движении мышкой по выделенному тексту вверх по строке окно с вариантами становится более контрастным, при движении вниз по строке – более неясным и пропадает совсем.

3.7 Редактирование/сборка текста

Как правило, при просмотре набранного текста возникает необходимость в его изменении – переносе фрагментов текста в другое место или создание их копии, изменение порядка слов или предложений, удаление и вставка текста и т.п. Такие действия называются сборкой текста. Различные действия требуют разных методов, например, перенос слов или фраз осуществляется иначе, чем перемещение на целые страницы вперед или назад фрагмента текста

Для изменения порядка слов следует выделить слово двойным щелчком , поместить курсор на слово, чтобы он превратился в стрелку, и не отпуская клавишу мыши, перетащить слово в другое место:

Аналогично можно перемещать предложения, абзацы и фрагменты выделенного текста. Такое действие называется перетаскиванием с помощью мыши.

Если же необходимо оставить текст там где он есть и перенести его в другое место тоже, то такое действие называется копированием текста. В пределах экрана это удобно делать также как и перетаскивание текста, но с нажатой клавишей Ctrl.

При переносе или копировании текста на целые страницы такие методы не удобны. В этом случае используется способ, описываемый следующей схемой. Так как чтобы вырезать- скопировать-вставить текст используется буфер обмена (Clipboard), то эти действия выполняются одинаково во всех приложениях Windows и между разными приложениями Windows. Таким способом можно перенести текст из одного документа Word в другой или таблицу или график из Excel в Word. Перечисленные действия расположены на вкладке

Home:

щелчок по этой кнопкой (кнопка запуска диалогового окна) показывает содержание Clipboard.

Для копирования выделить текст, задать команду Copy (комбинация клавиш Ctrl+C). или

использовать кнопку . Последний способ самый быстрый, так что полезно запомнить комбинацию клавиш Ctrl+C! Для перемещения – Cut (комбинация клавиш Ctrl+X) или

кнопка .

Чтобы скопировать или перенести текст в требуемую позицию, щелчком мыши перенести в неѐ курсор и задать команду Paste (комбинация клавиш Ctrl+V).

17

Для этих дейсвий (вырезка, копирование, приклеивание) можно использовать и соответствующие команды объектного меню, отображаемые правой кнопки мышки. В команде приклеивания можно использовать разные варианы – Paste Options, задавая необходимый вид приклеиваемого текста.

После приклеивания форматированного текста вместе с форматами для удаления форматов можно использовать кнопку Clear Formatting группы Font.

Самый быстрый способ копирования это комбинация клавиш Ctrl+C, перемещения – Ctrl+X и приклеивание в новую позицию –Ctrl+V.

Эти действия применимы к любым объектам, а не только к тексту!

Последовательное выделение частей текста (объектов) и их одновременная вставка в другое место.

1.С помощью команды Copy (не использоваь комбинацию клавиш, так как при этом запоминается только кусок текста, отмеченный последним) создать из нужных кусков текста копии.

2.Открыть буфер обмена Clipboard вкладки Home

3.Paste All.

Поиск и замена текста и форматов

Команду поиска и замены можно использовать как для поиска, удаления или замены фрагмента текста, так и для любых знаков или символов, например, найти все повторяющиеся пробелы и заменить их одним пробелом.

В тексте можно осуществлять поиск слов, частей слов или фраз с помощью команды Find в группе Editing на вкладке Home. Отображается окно диалога, в поле Find What которого следует ввести искомый текст. Поиск запускается кнопкой Find Next.

При щелчке по кнопке More отображаются способы выполнения операции поиска, а также дополнительные критерии нахождения искомого фрагмента.

Учитывая позицию курсора можнозадать направление поиска: Down – вниз, Up – вверх, All – в пределах всего документа.

Match case: при поиске слова или фразы учитываются заглавные и прописные, буквы, т.е. их регистр. По умолчанию различия между регистром букв не делается.

Find whole words only: ищутся только целые слова, соответствующие образцу, а не их части.

Use wildcards: при поиске слов используются «подстановочные символы» для замены отдельных частей слова, например

?обозначает один любой символ (например, при поиске образца ?aar находятся слова kaar, saar, paar, haar и т.д.)

*обозначает любую последовательность символов.

18

Имеется возможность осуществлять поиск форматов и стилей как вместе с текстом, т.е. текст определенным образом оформленный, так и только установки оформления.

Область поиска можно задать и выделением текста. В этом случае в остальной части текста поиск не осуществляется.

Вместе с поиском можно выполнять и замену. Команда Replace открывает окно поиска и замены (окно ниже). Можно использовать и кнопку Replace окна поиска.

При поиске и замене текста по сравнению с операцией поиска в поле Replace with следут ввести замещающую фразу и задать формат, только формат или стиль для замены форматов или стилей. Если оставить поле замены пустым, то можно операцию поиска и замены использовать для стирания искомого текста.

Команда Find next ищет следующую фразу, Replace заменяет только эту фразу новой, Replace all заменяет все найденные фразы во всей области поиска.

Кроме самого текста, можно искать и заменять из списка Special специальные знаки расположенные в тексте (например, знак табуляции, перевод строки и т. п.). Содержание списка зависит от поля, в котором они используются: Find what или Replace with, а также от применения или нет подстановочных знаков (Use wildcards).

В качестве примера использования поиска специального знака можно привести удаление лишних строк между абзацами, полученных нажатием на клавишу Enter. Для этого прежде всего следует открыть окно диалога замены . (с помощью комбинации клавиш Ctrl+H или командой Replace в группе Editing). Установить курсор в поле поиска, открыть список

Special и выбрать в нем Paragraph Mark и Paragraph Mark (в поле появится ^p^p). Затем поместить курсор в поле замены и выбрать из списка Special снова Paragraph Mark (в поле появится ^p). Теперь можно нажать на кнопку Replace All. В результате в конце каждого абзаца будет один знак конца абзаца.

Для удаления лишних пробелов заменить два или больше пробелов одним так, как показано выше или осуществить поиск специального знака White space (^w) и заменить его одним пробелом. Если пробелы стоят и в начале абзаца, то в поле поиска поместить ^pпробел и в поле замены – ^p.

Искать и/или заменять (или стирать) можно и только установки формата или задавать эти установки искомому/заменяющему тексту. С помощью кнопки Format окна диалога, открытое командой Replace, отображаются установки, которые можно искать /заменять/стирать:

Font – параметры текста, Format – параметры абзаца, Style – стили и т.п.

19

С помощью установки Font, Bold в отображенном окне Find and Replace ищется текст в полужирном формате и действием Replace All этот формат удаляется во всем тексте.

20