zaochnoe_informatika_2013 / информатика заочное 2012 / Word_2007_V

Обработка текста и использование

MS Office Word 2007

2

Введение

Этот материал, содержащий разъяснения, примеры и анимации, поможет любому изучающему возможности обработки текста. Для простоты использования этот текст разделен на части в соответствии с основными видами работы с текстами:

Ввод текста Редактирование и изменение текста

Оформление (выразительность) и форматирование текста с помощью стилей Задание параметров страницы Сохранение документа Печать документа

Использование и оформление таблиц Вставка изображений и форматирование рисунков

Вматериале описываются возможности MS Office Word 2007, однако основные принципы работы с текстами совпадают для любой системы работы с текстами, хотя средства реализации несколько различаются.

Всреде MS Office Word 2007 работа с текстами сделана возможно более дружественной пользователю благодаря большому количеству дополнительных возможностей, что приводит к более быстрому и удобному получению результатов. Если среди готовых приложений не найдется подходящего, то его можно подходящим образом изменить или создать новое средство, как это было в более ранних версиях Word.

Можно легко и быстро отформатировать весь документ, придав ему профессиональный и современный вид путем применения темы (Theme) документа. Тема документа представляет собой набор вариантов форматирования, включающих цветовую тему (набор цветов), тему шрифтов (набор шрифтов заголовков и основного текста) и тему эффектов (набор линий и заливок).

Темы документов используются приложениями MS Office совместно, так что все документы Office могут иметь единообразный вид.

3

Содержание

4

1 Обработка текста и Word

Наиболее используемым средством при работе на компьютере, не считая игр и интернета, являются системы обработки текстов. В большей или меньшей степени каждый пользователь компьютера имеет дело с обработкой текстов, созданием и использованием документов.

В настоящее время характерной чертой является то, что все большая часть документов (публикаций) доходит до читателя (пользователя) в заданном автором виде (составителем). Несмотря на то, что в каждой публикации главным является ее содержание, структура и оформление документа оказывают существенное влияние на восприятие материала и время затраченное на его чтение или использование. Таким образом, автор документа должен заботиться как о содержании материала, так и о его внешнем виде – дизайне.

Средства обработки текста можно использовать как для составления заметок или списков, так и для создания более длинных документов, содержащих иллюстрации, рисунки, таблицы, диаграммы, к которым можно добавлять заголовки или подписи; в текст можно добавлять перекрѐстные ссылки, верхние и нижние колонтитулы страниц, сноски; можно легко и естественно, применяя соответствующие приемы и методы, генерировать предметный указатель или оглавление.

1.1 Виды документов

С точки зрения обработки документом является любой текст, начиная от письма в одну страницу до книги. Документы можно подразделить на короткие и длинные. Примерами коротких документов являются письма, деловые и бизнес письма, административные документы, факсы, формы, бланки и т.д. Длинные документы это рефераты, проекты, статьи, отчеты и книги и т.д.

Обычно короткие документы имеют примерно одно и то же содержание, фиксированную структуру и расположение. Как правило, они предназначены для многократного использования. Примерами таких документов могут служить фирменные бланки для писем, счета, формы для отчетов и т.п. Они составляются самостоятельно или используются готовые шаблоны системы обработки текста

В длинных документах относительно большое значение имеют различные компоненты текста и изображений. В случае очень большого документа он подразделяется на главный и подчиненные документы.

С точки зрения структуры документы можно разделить на документы с жесткой структурой и расположением – формы, деловые письма, счета, анкеты, отчеты и т.п. и с с гибкой структурой и расположением – рефераты, проекты, статьи и книги и т.п.

1.2 Структура документа

Структура документа может быть представлена различными способами отображения. Для отображения содержания документа используется содержательная структура, документ в системе обработки текста связан с его логической структурой, напечатанный документ – с

его физической структурой.

Содержательная структура типичного документа

Содержательная структура отражает заданные автором компоненты документа.

5

Обычно печатное произведение начинается со вступления, затем содержит основную часть, которая может подразделяться на главы (параграфы) и заканчивается заключением. Каждая глава как правило имеет заголовок и основной текст. Основной текст по содержанию подразделяется на абзацы. В обработке текстов абзац является важным понятием. В состав главы могут входить также такие компоненты как рисунки, графики и т.п. Главы в свою очередь могут подразделяться на подглавы имеющие такую же структуру как и главы и т.д.

Логическая структура документа

Логическая структура документа отражает компоненты и связи, которые задаются системой обработки текстов. Логическая структура типичного документа приведена на схеме 2.

Элементарной единицей документа является знак (символ). Символы образуют слова, слова в свою очередь предложения, предложения – абзацы и т.д.

Логическая структура документа может быть представлена следующей схемой1:

СхемаSkeem2 Логическа2 Dokumendiя структураloogilineдокументаstruktuur

1.3 Документ и шаблон (Template)

Документ (Document) – основная единица обработки. Содержит в себе остальные объекты. Записывается в отдельный файл, тип – docx.

Если рассматривать документ с точки зрения его создания в системе обработки текста, то можно выделить следующие возможности: документ можно создать на основе шаблона (Template), к документу можно применить шаблон, из документа можно создать шаблон.

Каждый документ в Word создан на основе шаблона. Если при создании документа не используется определенный, ранее созданный шаблон, то по умолчанию применяется шаблон Normal Template (сохраняемый как файл Normal.dotx).

Шаблон это особого вида документ содержащий основные параметры создаваемого документа, например, такие как используемые шрифты, параметры страницы и оформления, стили.

означает наличие или отсутствие компонента, 1..* – наличие хотя бы одного компонента или любое их количество, 0..* – отсутствие компонента или его наличие в любом количестве.

6

Шаблоны бывают двух типов – глобальные и локальные (для данного документа). Глобальные шаблоны (Normal.dotx) содержат параметры доступные всем документам. Локальные шаблоны, как например, шаблон письма, содержат установки, которые применяются только в тех документах, которые основываются на этом шаблоне.

Физическая структура документа

Действительное (физическое) представление документа в напечатанном или выведенном на экране виде: страницы, поля, строки и т.д. приведено на следующей схеме (Схема 3):

Схема 3 Физическая структура документа

Логическая структура документа отражается в физической. Документ всегда содержит хотя бы одну страницу. Определяющими являются установки страницы: размер бумаги, еѐ ориентация (orientation) и поля – свободные от текста края страницы. Боковые поля страниц книги можно рассматривать как внутренние и внешние, которые на четных страницах являются зеркальным отображением полей нечетных страниц. На верхнем поле расположен верхний колонтитул и на нижнем поле – нижний колонтитул. Для колонтитулов не предусмотрено дополнительного места. На странице может быть также выделено место для переплета, которое добавляется к левому полю. Параметрами страницы задаются с помощью команды Page Layout/Page Setup….

Основной текст состоит из строк, предложений, абзацев, знаков. В рабочей области страницы могут быть расположены изображения – любая графика, таблицы или диаграммы. Изображение характеризуется своим размером, расположением относительно текста, а также подписью или заголовком

Раздел (Section)

Раздел (секция) – это часть документа, имеющая одинаковые, отличные от остальных частей параметры оформления (расположение на странице: ориентация, поля и т.п.). Документ всегда состоит хотя бы из одного раздела, номер текущего раздела отражается на строке состояния. Несколько разделов в документе используются в следующих случаях:

часть текста документа состоит из двух столбцов, остальная – из одного столбца (Рисунок 1

на следующей странице);

изменяется или удаляется текст одного или нескольких колонтитулов (Рисунок 2 на следующей странице)2;

часть текста (например, таблица) имеет альбомную ориентацию (Рисунок 3 на следующей странице).

2 Можно добавлять динамически изменяющиеся колонтитулы, но они связаны с использованием не разделов, а стилей.

7

Рисунок 3. Часть страниц имеет другую ориентацию

Абзац (Paragraph)

Абзац – это часть текста, которая заканчивается нажатием на клавишу ENTER, при этом в конец этого текста ставится знак ¶. Этот знак в тексте обычно не виден, но его можно отобразить или спрятать с помощью кнопки инструментальной панели с таким же знаком.

С абзацем связаны такие установки как интервал между строк (интерлиньяж), способ выравнивания, отступ, красная строка, интервал между абзацами и т.д.

Параметры абзаца связаны с его оформлением (форматированием). Форматирование абзаца полезно и удобно выполнять с помощью стиля (Style), так как параметры заданные в стиле легко изменить и разом применить ко всем компонентам документа оформленным с помощью этого стиля

Слово (Word) это любая последовательность символов ограниченная пробелами. По пробелам система обработки текста различает слово, и благодаря этому слово можно выделить с помощью двойного щелчка. Перед первым словом абзаца пробел не ставится.

Символ (Character) это буква, цифра или любой другой знак текста.

Остальные компоненты

Список (List) – это часть текста содержащая пронумерованные (Numbered) или промаркированные (Bulleted) абзацы. Каждый абзац начинается новым номером или маркером.

Таблица (Table) состоит из горизонтальных строк, вертикальных столбцов и клеток, образующихся на пересечении строк и столбцов. Таблицы используются для представления данных и составления форм, а также для оформления документа.

Имеются специальные средства для создания, редактирования и оформления таблиц.

8

Изображение (Shape, Picture) – графический объект (рисунки, чертежи, диаграммы и т.п.), которые обычно расположены на другом логическом слое по отношению к тексту документа.

Оглавление (Table of Contents – TOC) – список заголовков глав и подглав с номерами страниц, на которых они начинаются. С помощью команды Reference/Table of Contents...

можно автоматически создавать оглавление или обновлять его, если используются стили заголовков.

Предметный указатель (Index) – список понятий и терминов вместе с номерами страниц, на которых они расположены. Понятия и термины следует предварительно отметить. С помощью команды Reference/Insert Index… можно автоматически создавать или обновлять предметный указатель.

Сноска (Footnote) – поясняющий текст в конце страницы3.

Сноска в конце документа (Endnote) – добавляется в конец документа с помощью команды

Insert Endnote на вкладке References.

Списки литературы, рисунков, таблиц, формул

Закладка (Bookmark) – место в документе, обозначенное именем. Задается командой Insert Bookmark... и используется для передвижения в документе (команда Edit/Go To...), для задания гиперссылок, в некоторых командах, связанных с полями.

Поле (Field) – дает возможность добавлять в документ информацию определенного типа

Väli (Field) – võimaldab lisada dokumenti teatud kindla iseloomuga informatsiooni: ((нарпример дату 16.07.2011, имя автора и т.п.).

Гиперссылка (Hyperlink) – ссылка внутри данного документа, на другой файл, в том числе на файл находящийся на Web-сервере или каталог, например http://www.ttu.ee/

3 Для вставки сноски выбрать команду Insert Footnote на вкладке References

9

2 Создание документа и его редактирование в MS Office Word 2007

Создание нового документа можно начать с пустого документа (страницы), нажав на кнопку

Microsoft Office , затем двойной щелчок по кнопкам с изображением страницы (New) и Create. Можно начать и с шаблона.

Чтобы созданный текст было бы в дальнейшем легко и удобно использовать, следует придерживаться правил, перечисленных в разделе о вводе текста.

Документ может быть получен и с помощью уже существующего. Документ может быть записан на жесткий или компакт-диск компьютера, отправлен по электронной почте или получен из интернета. Насколько успешно удастся в дальнейшем работать с документом зависит от того насколько корректно он был создан. Чтобы избежать ошибок при создании документа и сделать его использование по возможности удобным, следует знать, что нужно учитывать при вводе документа

Прежде чем вводить текст, полезно задать размеры самой страницы и еѐ полей, особенно при создании сложных документов, или открыть уже существующий шаблон документа.

Если размеры полей не задаются, то по умолчанию используются имеющиеся установки глобального шаблона. При более поздней установке размеров полей расположение текста на странице изменяется и в случае наличия графических объектов они могут переместиться в не подходящие места. Целесообразно для оформления текста сразу применять подходящие стили. NB! Новой возможностью является добавление оформленной титульной страницы (команда Insert, Cover Page). Кроме того можно в позицию курсора добавлять пустую страницу (Insert, Blank Page).

2.1 Параметры страницы

Расположение текста на странице зависит от размеров выбранного листа бумаги (Paper) и заданных пустых полей по краям страницы (Margins).

Команды для задания этих параметров расположены на вкладке Page Layout:

Здесь показана группа Page Setup, в которой можно увеличить количество предлагаемых параметров с помощью стрелочки под изображением страницы или щелчка по кнопке запуска диалогового окна – по маленькой диагональной стрелке в правом нижнем углу группы Page Setup При последнем выборе

открывается окно Page Setup, в котором можно задать все установки зараз.

Можно выбрать размер страницы (Paper) и ее ориентацию (Portrait или Landscape), а также задать размеры свободных от текста областей по краям страницы – полей (Margins). Поля измеряются в выбранных единицах (миллиметрах или сантиметрах) от краѐв листа к центру. Всего полей четыре: верхнее поле (Top), нижнее – (Bottom), левое – (Left) и правое – (Right). С помощью параметра Gutter можно оставить часть страницы для переплета. На верхнее поле помещаются верхние колонтитулы, на нижнее – нижние колонтитулы.

Подробнее вопросы размещения колонтитулов рассматриваются дальше.

10