4.4. Технология обработки текстовой информации

Пользователь ПЭВМ часто встречается с необходимостью подго­товки тех или иных документов. Для подготовки доку­ментов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои из­менения. Все внесенные изменения фиксируются. Пользователь может переносить части текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовлен­ный документ на принтере в нужном количестве экземпляров.

Удобство и эффективность применения компьютеров для под­готовки текстов привели к созданию множества программ для об­работки документов. Такие программы называются текстовыми процессорами (Word Processors) или редакторами.

Возможности этих программ различны — от программ, предна­значенных для подготовки небольших документов простой струк­туры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов (издательские системы).

Существует несколько сотен редакторов текстов - от самых простых до весьма мощных и сложных. Наиболее распространен­ные Microsoft Word (версии для DOS и Windows), WordPerfect, WordStar. WordStar 2000.

Среди простых редакторов текста в Белоруссии распространение получил Лексикон. Он имеет интерфейс на русском языке и по­зволяет готовить несложные документы с текстом на русском и английском языках.

Пользователям, которым требуется подготовить сложные документы большого объема, возможностей Лексикона недостаточно. Им лучше воспользоваться Microsoft Office 2007. Microsoft Word 2007 - мощный интеллектуальный текстовый ре­дактор, удобный в использовании инструмент создания профес­сионально оформленных документов.

Для подготовки рекламных буклетов, оформления журналов и книг используются специальные издательские системы. Они позволяют готовить и печатать на лазерных принтерах или вы­водить на фотонаборные автоматы сложные документы высо­кого качества.

Многим пользователям для издательских работ оказывается вполне достаточно возможностей Microsoft Word для Windows. В последнее время производители издательских систем стали встраи­вать в них элементы профессионального цветоделения, обеспечи­вающие подготовку высококачественных цветных изданий, а также средства графических редакторов.

4.5. Технология обработки табличной информации

Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).

Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таб­лицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного ро­да диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моде­лировать и оптимизировать решение различных хозяйственных си­туаций и многое другое.

Фирма Microsoft уделяет первостепенное внимание совершен­ствованию набора функциональных средств Excel.

Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы.

Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточ­но высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания.

Ситуация, сложившаяся к настоящему времени на рынке ЭТ, характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft -80% всех пользователей ЭТ предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж - Lotus 1-2-3, а затем Quattro Pro.

Электронные таблицы состоят из столбцов и строк. Для обо­значения строк используется цифровая нумерация, столбцов бу­квенно-цифровые индексы (номера). Количество строк и столбцов в разных ЭТ различно, например, в табличном процессоре Excel 256 столбцов и более 16 тысяч строк.

В ЭТ можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок.

Технология работы с табличным документом аналогична про­цедурам подготовки текстовых документов: редактируемый отчет в вице таблицы выводится на экран, и пользователь может в диало­говом режиме вносить в него свои изменения (т.е. редактировать содержимое клеток ЭТ). Все внесенные изменения сразу же ото­бражаются на экране компьютера.

В Microsoft Excel можно работать с четырьмя основными типа­ми документов: электронной таблицей (в Excel ЭТ называется рабо­чим бланком), рабочей книгой, диаграммой, макротаблицей.

Рабочий бланк служит для организации и анализа данных.

Рабочая книга представляет собой электронный эквивалент папки-скоросшивателя.

Диаграмма представляет собой графическое изображение связей между числами ЭТ.

Макротаблица (макрос) — это последовательность команд, ко­торую приходится постоянно выполнять пользователю в повсе­дневной работе. Макросы позволяют автоматизировать часто встречающиеся операции.

Любая ЭТ состоит из следующих элементов: заголовка таблицы; заголовка столбцов (шапки таблицы); информационной части (исходных и выходных данных, расположенных в соответствующих ячейках). Процесс проектирования ЭТ состоит из следующих этапов:

• формирования заголовка ЭТ;

• ввода названий граф документа;

• ввода исходных данных;

• ввода расчетных формул;

• форматирования ЭТ с целью придания ей профессионального вида;

• подготовки к печати и ее печать.