3. Описание технологии и алгоритмов решения задачи и их машинная реализация

1. Описание технологии ввода в базу данных входной информации задачи

АРМ УОСБ автоматизирует учет основных фондов и обеспечивает обработку и хранение информации в разрезе объектов ОС и под­разделений предприятия, выписку первичных документов (активов на ликвидацию ОС, накладных и др.), получение выход­ной информации в виде экранных и печатных форм и печать от­четных сводок (включая и формы годового отчета), расчет и пе­чать ведомостей амортизационных отчислений. Входная информа­ция АРМ УОСБ поступает из АРМ УОСК, и частично вводится бух­галтером с первичных документов в ходе решения задач.

Меню АРМ УОСБ включает режимы учета основных средств, ведения классификаторов и получения отчетов, а также специ­альные (рис. 3).

Первая функция выполняется ежемесячно и включает режи­мы регистрации различного рода поступлений, выбытия и пере­мещения. При этом могут активизироваться режимы внесения изменений в инвентарную картотеку и выполнения нестандартных проводок.

При регистрации поступления ОС и внесения изменений в ин­вентарную картотеку данные вводятся в электронный макет, кото­рый высвечивается на экране монитора. Помимо картотеки, запи­си появляются в журнале бухгалтерских проводок и пополняют списки поступивших или переместившихся объектов. При вводе выполняется контроль на дублирование инвентарных номеров, а данные о наименованиях подразделений и значениях норм амор­тизации по вводимому объекту берутся из соответствующих клас­сификаторов. В случае отсутствия данных в классификаторе он пополняется.

Любое выбытие оформляется на основе сообщаемых пользова­телем данных о коде подразделения и инвентарном номере. По этим данным высвечивается инвентарная карточка и происходит расчет износа объекта. Если он превышает первоначальную стои­мость, то фиксируется износ, ей равный. Пользователь имеет возможность откорректировать данные. Если в объекте присутст­вуют ДКМ, об этом выдается соответствующее сообщение, а по требованию пользователя предоставляется справка об их нали­чии. В этом режиме возможны два варианта продолжения: первый - печать акта (ф. ОС-1 или ОС-4) для его дальнейшего оформле­ния без записи проводок с последующим возвратом к оформле­нию выбытия и без записи необходимых проводок в журнале про­водок; второй - оформление заранее акта (ф. ОС-1 или ОС-4) и выполнение записи проводок в журнале с печатью акта или без нее. В любом случае пользователь должен ввести номер акта. Ес­ли по такому акту записи в журнале уже имеются, он должен под­твердить необходимость проводки. При этом объект попадает в список выбывших, а в журнале появляются соответствующие за­писи.

Режим выбытия ликвидации отличается от описанного тем, что перед записью проводок в журнале учета пользователь вводит данные о затратах и поступлениях, связанных с ликвидацией объ­екта, заполняя экранную таблицу. При этом в журнале проводок могут появиться дополнительные записи.

Выбытие продажа оформляется в два этапа. На первом учиты­вается собственно выбытие: печатаются, если это необходимо, акт и справка о наличии ДКМ, а в журнале учета делаются записи о проводках, связанных с выбытием объекта. На втором этапе учитывается оплата проданного объекта, для чего пользователь должен ввести номер счета и сумму. После этого делаются запи­си в журнале.

Итак, основным результатом учета поступления и выбытия яв­ляются список поступивших (выбывших) ОС и записи в журнале проводок. После каждой учетной операции на экране появляются сообщения о созданных в журнале записях, и в этот момент бух­галтер может их исправить и дополнить. Кроме того, в режиме просмотра журнала можно вносить необходимые коррективы.

Вторая функция включает работу с классификаторами (норм амортизационных отчислений, подразделений, аналитических и синтетических счетов, бухгалтерских проводок, операций движе­ния), которая заключается в выполнении стандартных действий по их своевременной актуализации и получению их описей.

Третья функция позволяет проанализировать состояние электронной картотеки и получить справки о состоянии счетов. Ведомость синтетического учета по счету 01 по подразделению за месяц содержит сальдо на начало года, дебетовый и кредитовый обороты, текущее сальдо в разрезе корректирующих счетов. Она дополняется ведомостью оборотов по предприятию по счету 01 за месяц. В ней имеются те же реквизиты основания, но в разрезе субсчетов. Режим дает возможность получить сведения о журнале бухгалтерских проводок, начисленных амортизационных отчисле­ниях, наличии ДКМ в составе ОС в подразделениях предприятия, а также о данных ОС (инвентаризационная ведомость) и журнале-ордере №13.

Учет ОС

Ведение классификаторов

Получение отчетов

Специальные режимы

Поступление безвозмездное

Справочники норм амортизационных отчислений

Составление электронной картотеки

Закрытие месяца (года)

Поступление за счет ФР

Копирование и передача данных

Справочники подразделений

Составление счетов

Поступление за счет КР

Журнал бухгалтерских проводок

Настройка системы

Справочник аналитических и синтетических счетов

Выбытие безвозмездное

Помощь

Выбытие-ликвидация

Учет амортизационных отчислений

Справочник бухгалтерских проводок

Выбытие-продажа

Учет ДКМ

Изменения в инвентарной карточке

Справочник операций движения

Инвентаризация

Журнал-ордер №13

Нестандартные проводки

Рис. 3. Схема диалога АРМ УОСБ

Специальные режимы обеспечивают закрытие месяца или года, копирование данных, настройку системы.

Очень важен для бухгалтера режим "Закрытие месяца (года)". Прежде всего необходимо на экране или по распечаткам прове­рить результаты учета движения ОС в течение прошедшего года, исправить все выявленные ошибки и, убедившись в правильности ввода за прошедший месяц, рассчитать обороты счетов по дан­ным журнала бухгалтерских записей. После этого надо сформи­ровать и распечатать необходимую отчетную документацию, пре­дусмотренную пунктом "Отчетность прошлого месяца".

Получение отчетности прошлого месяца предполагает про­смотр, печать и учет данных журнала бухгалтерских проводок, ко­торые выполняются в соответствии с пунктами меню: просмотр (печать) протокола бухгалтерских записей и итогов ввода; про­смотр (печать) оборотов по протоколу; пересчет оборотов по про­токолу проводок.

Первый пункт этого меню позволяет на экране или по распе­чатке проверить содержание бухгалтерских записей, отражающих движение ОС за прошедший месяц, итоги по их вводу и выводу. Второй пункт позволяет эти же итоги представить в форме кор­респонденции всех счетов с итогами по дебету и кредиту. Третий пункт выполняется только в том случае, если итоги предыдущих пунктов проверены. В этом случае обороты по счетам заносятся в массив, где рассчитываются сальдо и годовые обороты по всем субсчетам счета 01 и корреспондирующим счетам.

Далее выборочно, по усмотрению пользователя, осуществляет­ся просмотр или печать информации, предусмотренной следую­щими пунктами: счет 01; обороты по субсчетам (предприятие); обороты по субсчетам (подразделения); ведомость синтетическо­го учета; обороты по подразделениям и МОЛ; счет 02; обороты (предприятие, подразделения); корреспондирующие счета; обо­роты по счетам (предприятие); обороты по счетам (подразде­ления); справка о движении ОС.

Далее осуществляется закрытие счетов. В этом режиме оборо­ты по всем счетам за месяц добавляются к оборотам за год, рас­считываются новые сальдо на начало месяца, месячные обороты "обнуляются". Это последняя операция, после которой исправ­лять обороты прошедшего месяца уже нельзя, поскольку исчезает протокол бухгалтерских проводок. Для закрытия месяца следует использовать дату следующего месяца. Но пока счета не закрыты, можно вернуться к прошедшему месяцу (дата, с которой бухгал­тер начинает работать, может не соответствовать реальному ка­лендарю - она отражает месяц, которому соответствует учиты­ваемое движение ОС или расчет их амортизации).

Расчеты и получение отчетных форм по амортизации ОС вы­полняются только после закрытия счетов и являются первой учет­ной операцией наступившего месяца. Пользователь может делать расчет амортизации автотранспорта и других ОС, а также по­следние пункты следующего меню:

• расчет амортизации автотранспорта (от пробега);

• расчет амортизации ОС;

• печать ведомости "Счет/статья/подразделение";

• печать ведомости "Подразделение/субсчет":

• печать ведомости "Предприятие/субсчет";

• печать ведомости "Подразделение/статья";

• печать справки АО по статьям затрат;

• учет месячной амортизации в годовой.

Расчет амортизации автотранспорта от пробега для удобст­ва пользователя вынесен отдельным режимом. Сначала выпол­няется расчет амортизации автотранспорта. В экранную форму вводится пробег предыдущего месяца для всех имеющихся в наличии транспортных средств (можно просматривать и кор­ректировать записи). После окончания визуального контроля выполняется расчет контрольных сумм (суммарная балансовая стоимость, суммарный пробег), которые выводятся на экран с вопросом "Все верно?". В случае отрицательного ответа ввод данных повторяется. При продолжении работы выполняется расчет амортизационных отчислений автотранспортных средств и печать документа "Расчет амортизации автотранспорта". За­тем информация заносится в картотеку, по которой рассчиты­ваются все итоговые показатели по амортизации ОС, имею­щихся в наличии на начало расчетного месяца. Пользователь может по своему усмотрению выбрать для печати нужные ему отчетные формы. Но последний пункт меню нужно выполнить обязательно, только тогда в конце года можно будет иметь амортизацию ОС за год.

В режиме "Закрытие месяца" нужно последовательно выпол­нять все предусмотренные расчеты с проверкой результатов на каждом этапе. Нельзя исправить обороты прошедшего месяца, если выполнено "Закрытие счетов", исправить амортизацию за месяц, если выполнен "Учет месячной амортизации в годовой". Закрытие месяца в январе отличается от описанного выше тем, что необходимо выполнить расчеты по ф. №5, а также закрыть год, что предусмотрено меню, появляющимся в январе. При за­крытии года по всем счетам рассчитывается сальдо на начало го­да, "обнуляются" все годовые обороты, накапливается амортиза­ция, из картотеки удаляются записи о выбывших в прошедшем году объектах (предполагается занести их список в архив), уда­ляются списки ОС поступивших, выбывших, переместившихся в течение прошедшего года,

Режим "Работа бухгалтера" предусматривает получение раз­личных видеограмм и машинограмм. Практически любые данные, выводимые на экран, могут быть получены и в печатных формах.

Режим "Учет ОС" предоставляет возможность вывести на печать акт ф. ОС-1 (при учете выбытия, передачи, продажи), акт ф. ОС-4 (при учете выбытия-ликвидации), справку о нали­чии в объекте драгоценных металлов (при учете выбытия), ин­вентарную карточку. По специальным режимам печатаются все справки и отчеты.

При реализации режима "Закрытие месяца, года" печатается вся отчетная документация за месяц: журнал учета бухгалтерских проводок и итоговые сводки по нему; ведомость амортизации ав­тотранспорта; ведомость амортизационных отчислений (по пред­приятию, субсчетам и подразделениям с расчетом изменений, а также в разрезе статей затрат на амортизацию по предприятию и подразделениям); обороты по учету 01 по видам ОС (по предпри­ятию, подразделениям); ведомость синтетического учета по счету 01 по предприятию; обороты по счету 02 (по предприятию и под­разделениям); обороты по другим счетам; ф. №5 годового отчета (в январе); журнал-ордер 13; ведомость учета движения драго­ценных металлов (табл. 6 - 12).

Журнал бухгалтерских проводок Таблица 6

Документ		Дата записи	Инвентарный номер	Код подразделения	Счет		Сумма
Тип	Номер				Дебе-товый	Креди-товый

Расчет амортизации основных средств по предприятию Таблица 7

Субсчет

Отчисления прошлого месяца

Поступление

Выбытие

Отчисление текущего месяца

Амортизационные отчисления по подразделениям и кодам затрат

Таблица 8

Подразделение

Счет

Счет

Итого

Расчет изменений отчислений Таблица 9

Код норм амортиза-ционных отчислений

Норма отчислений

Поступило

Выбыло

Изменения отчислений

Расчет амортизации автотранспорта Таблица 10

Инвен-тарный номер	Вид транс-портного средства	Балансовая стоимость	Пробег	Код нормы амортиза-ционных отчислений	Нормы отчислений
					%	Стои-мость

Опись объектов основных средств по подразделению Таблица 11

Дата поступления

Инвентарный номер

Наименование объекта

Первоначальная стоимость

Код норм амортизации

Амортизация

Код затрат для отнесения амортизации

Износ

Количество ДКМ

Отметка о наличии ДКМ

Итоговый журнал Таблица 12

№ позиции	Наименование	С кредита счетов______				Итого
		В дебет счетов
		№	№	№	№