Пресс-служба в законодательных органах

Конкурс «Тюменский законодатель» способствует повы-

шению внимания и интереса к региональному законодательству, построению муниципальной власти и в целом формирует имидж областного парламента, как делового и конструктивного органа власти. Журналисты активно освещают не только заседания Думы, но и ее постоянных комиссий, парламентские слушания, «круглые столы», Дни депутатов, первые шаги общественной молодежной палаты.

Свидетельством возросшего качества парламентской журналистики является и проявление интереса к деятельности депутатов непосредственно в своих избирательных округах, исполнению наказов. Кроме того, благодаря «Тюменскому законодателю» в регионе сформирован сильный корпус парламентских журналистов. Особенно приятно отметить, что увеличилось и число аккредитованных собственных и специальных корреспондентов при Тюменской областной Думе. Все это позволяет оперативно и достоверно информировать избирателей о деятельности представительной власти области и о работе каждого депутата, объемно и достоверно показывать весь непростой процесс регионального законотворчества.

Кроме этого существуют общепринятые мероприятия,

которые организовывает и проводит пресс-служба для СМИ

– это пресс-конференция, брифинг, круглый стол, конференция, мастер-класс и т.п.

Порядок проведения пресс-конференции и брифинга

Пресс-конференции - прекрасный способ добиться освещения в средствах массовой информации парламентского мероприятия или события. Они необходимы для передачи важной информации в средства массовой информации. Пресс-конференция - это возможность продемонстрировать имидж первых лиц законодательного органа власти публично, наладить или укрепить необходимые контакты с журналистами. Пресс-конференции созываются, если у журналистов возникло к пресс-службе много вопросов, в преддверии (что-

бы объявить о начале) или окончании (чтобы подвести итоги) какого-либо мероприятия (события). Пресс-конференция является самой эффективной формой взаимодействия организации с журналистами, так как они получают информацию из первых рук. Как правило, на пресс-конференции участвуют руководство или люди максимально компетентные в

102

вопросе, освещаемом на пресс-конференции. Тем не менее,

устраивая пресс-конференцию, есть риск показать себя не с лучшей стороны. Поэтому важна тщательная подготовка.

Для того, что пресс-конференция прошла успешно, нужно:

1.Четко обозначить тему.

2.Тщательно подготовить спикера, других участников пресс-конференции. Они должны иметь все материалы, которые будут вручены журналистам как минимум за 48 часов до начала мероприятия.

3.Определить, кто будет ведущим пресс-конференции, чтобы представлять выступающих, предоставлять слово журналистам, адресовать вопросы ньюсмейкерам.

4.Разработать сценарий пресс-конференции: кто за кем выступает, что говорит. Как правило, не должно быть больше 2-3 ньюсмейкеров.

5.Не стоит планировать продолжительность пресс-конфе- ренции более получаса, включая 20 минут, отведенных на вопросы и ответы.

6.Предусмотреть время для интервью один на один после окончания пресс-конференции.

7.Подготовить в достаточном количестве пресс-пакеты для раздачи на пресс-конференции.

8.Подобрать подходящее помещение.

9.Проверить - есть ли необходимые электроразъемы, удлинители (для ТВ); каково освещение.

10.Определить дату и время проведения пресс-конференции.

11.Не забыть о сроках сдачи материалов в различных средствах массовой информации. Так, если новость достаточно срочная, следует проводить пресс-конференцию утром (но не раньше 10-11 часов). Если сообщение не очень срочное, то предпочтительнее вечернее время для пресс-конференции (16-17 часов). Для еженедельников наилучшее время прессконференции – середина недели. Ежемесячным изданиям ин-

формация требуется, как правило, не позже, чем за 2 недели до выхода. В любом случае, не следует проводить пресс-кон- ференции в праздничные, выходные дни, в понедельник и во второй половине дня в пятницу. Также надо учитывать другие важные мероприятия, проводимые равноценными организациями, чтобы эти события не накладывались друг на друга.

103

12.Определить состав приглашенных журналистов.

13.Оповестить журналистов – разослать анонс не позднее, чем за 48 часов, а лучше за неделю до мероприятия. Указать тему, программу, состав участников. Сделать упор на ценности новостей, которые пресса получит на пресс-конференции.

14.Выделить человека, который будет отвечать за все организационные моменты и будет в курсе всех технических подробностей.

Проведение пресс-конференции:

1.Зарегистрируйте всех, кто пришел на пресс-конференцию.

2.Распространите пресс-релизы и/или пакеты для прессы на пресс-конференции и обеспечьте наличие этих материалов в доступном для всех желающих месте.

3.Начните вовремя. Объявите тему, представьте участников. Обязательно нужно изготовить таблички с указанием должности и имени участников.

4.Основное выступление участников по необходимости можно обеспечить визуальными материалами или ожи-

вить иным образом (слайды, рисование графиков, схем

ит.д.).

5.Четко предоставляйте слово участникам и следите за регламентом. Не упускайте инициативу из своих рук. Концентрируйтесь на обсуждаемой проблеме.

6.Закончите пресс-конференцию до того, как интерес начнет спадать, иначе какой-нибудь репортер использует это для провокационного вопроса.

7.Будьте гостеприимны по отношению к журналистам. Подумайте об удобстве и кофе-брейке. Последнее - возможность для неформального общения.

8.Обеспечьте возможность доступа журналистов к телефонам.

9.Запишите пресс-конференцию на диктофон: останется

ее документальная запись и, если потребуется, сможете использовать эту запись при подготовке радиопередачи.

После пресс-конференции:

1.Запишите, кто из приглашенных журналистов не пришел

идоставьте им все материалы в самое ближайшее время после пресс-конференции.

104

2. Следите за публикациями, чтобы быть в курсе, как

пресса обыгрывает полученную информацию.

На пресс-конференции должно выступать не более трех человек. Каждый из них должен освещать только свой, заранее определенный круг вопросов, чтобы не допустить повторов. Желательно прописать в тезисной форме кто и что будет говорить и в каком порядке, чтобы выстроилась логическая цепочка. Оптимальная продолжительность пресс-кон- ференции 30-40 минут.

Пресс-секретарь должен вначале представить ньюсмейкеров, и когда все они выскажутся, предложить журналистам задавать вопросы. Пресс-секретарь должен следить за тем, чтобы не было “гнетущей” тишины, если возникнет заминка в разговоре, заполнить паузу.

По окончании пресс-конференции можно еще раз напомнить свои контактные телефоны, так как у СМИ могут возникнуть вопросы.

Но не злоупотребляйте пресс-конференциями. Серия интервью один на один с репортерами, лично или по телефону, может выполнить те же задачи, что и пресс-конференция. Тем более, что журналисты специализированных изданий часто не могут собрать необходимую информацию во время пресс-конференции. Для таких изданий предпочтительнее давать эксклюзивные интервью. Кроме того, журналисты стараются не задавать во время пресс-конференции самые интересные вопросы, так как они не хотят делиться с другими информацией, которая последует из ответов. Они приберегут подобные вопросы для беседы с глазу на глаз.

Брифинг – это короткое оперативное выступление перед прессой по свежим следам важных событий.

Вся разница между пресс-конференцией и брифингом во временных отрезках, которые на них отводятся. Брифинг не может быть более 20-30 минут. Такой короткий временной отрезок предполагает, что ведущий брифинга может

держать ситуацию в руках. 10 минут, как правило, отводится выступающему, 10-20 минут - блиц-ответы на вопросы журналистов.

Разумеется, во время брифинга не подается минералка, бутерброды и т.п. Более того, брифинг можно провести стоя, не рассаживая журналистов и выступающих за столы.

105

Глава 11

Парламентская пресс-служба, как единая команда

Общепринятого значения понятия «команда» нет: слишком полярны его толкования у различных специалистов23. Если обобщить определения из различных энциклопедий, получается следующее:

Команда – это:

-форма самоорганизации профессионалов для достижения определенных экономических, политических и других целей;

-союз единомышленников, группа людей, сплоченных вокруг общей цели и единых ценностей, вокруг лидера, который является стратегическим выразителем этой цели и ценностей;

-«созвездие» лидеров, где каждый человек занимает свое место;

-групповой субъект, сохраняющий индивидуальность составляющих его людей в процессе достижения общей цели.

Члены команды, как участники хорошего оркестра, не отбывают повинность, они реализуют свое призвание и преисполнены творческого вдохновения. Лидер – дирижер, принявший на себя функции социального архитектора команды;

-субъект коллегиальной выработки управленческих решений, профессионального воспитания своих членов, деятельности и общения, который воспроизводит себя, то есть, живет и развивается;

-«мозг», «мотор» организации.

Таким образом, команда - это самоорганизующаяся и

самовоспроизводящаяся структура, представляющая собой коллектив высокопрофессиональных единомышленников, каждый из которых выполняет свои определенные функции, сплоченных достижением единой цели вокруг общепризнанного лидера и имеющих единую мировоззренческую позицию.

23. Попов В.Д. Информационная политика. М Изд-во.: РАГС при Президенте РФ, 2003г.

106

Кроме того, не стоит забывать, что хорошая команда -

это сообщество единомышленников и профессионалов, а не друзей, родственников и просто хороших людей. В основе критериев подбора членов команды должен лежать принцип дополнения их индивидуальных свойств и качеств. При формировании команды полезно также руководствоваться таблицей, предложенной известным автором многих учебников по политологии Василием Пугачевым.

Наличие у потенциального претендента на членство в команде даже одного качества из правой колонки должно стать предметом серьезного размышления для ее лидера.. Общеизвестно, что решающую роль при формировании команды играет руководитель. При этом он, как правило, следует двум группам факторов: полным доверием к профессиональным качествам потенциального члена и личной предрасположенностью.

Кроме этого, можно отметить ряд объективных факторов, значения которых также влияют на конечный результат командной деятельности. К ним относятся: размер команды, ее состав, принятые нормы межличностных вза-

имоотношений, уровень ее сплоченности и единомыслия,

107

уровень конфликтности, значимость статусных уровней членов команды, характер распределения ролей. Относительно оптимальной численности команды существует множество точек зрения. Так, С. Паркинсон оценивает ее в 7-8 человек. Р. Хоффман полагает, что, если состав ее участников меньше пяти человек, то теряются преимущества групповой работы. В то же время при численности команды 11-15 человек она может стать слабоуправляемой. Таким образом, оптимальная численность команды, по его мнению, находится в диапазоне 5-10 человек. Кроме того, необходимо учитывать множество факторов, которые влияют на оптимальную численность команды: уровень компетентности руководителя и подчиненных, интенсивность взаимодействия между руководителем и подчиненными, соотношение «творческой», собственно управленческой и неуправленческой составляющей в структуре времени руководителя, уровень сходства в характере работы членов команды, широта проблематики, с которой приходится иметь дело коллективу.

При формировании состава команды необходимо обращать внимание на наличие у ее членов следующих качеств: умение прислушиваться к чужому мнению и учитывать различные точки зрения, способности принимать активное учас-

тие в обсуждении проблем, умения преодолевать противоречия, основанные на переводе их в конструктивное русло в ходе группового обсуждения, корректной самооценки, необходимой для утверждения собственной роли в команде.

В творческом коллективе обычно остро обозначена «звездная проблема». Яркие индивидуальности – явление не просто желательное, но и обязательное. Нередко именно «под них» и создается творческая команда, хотя не исключены и иные подходы. Имеется немало способов отбора нужного команде лица – профессиональные конкурсы, смотры творческих работ и индивидуальных проектов, всевозможные кастинги и пр.

Своеобразную технологию работы «со звездами» предложил нынешний руководитель МХАТа Олег Табаков: «Артист в театре должен быть любим, обогреваем, баловать его надо, он в этом расцветает. Но вот зависить от него никак нельзя:

он должен знать свое место. Он – артист, и его место не в

108

буфете, а на сцене. Вовремя и без опозданий!». Думается,

такой подход приемлем не только в театральном, но и в любом другом творческом коллективе.

Сегодня единого стандарта команды не существует, да и не может быть. Однако учет рассмотренных в данной главе принципов ее формирования и правил функционирования поможет избежать многих ошибок и вызванных ими проблем.

109

Глава 12

Пресс-секретарь

12.1. Требование к специальности и должностные обязанности пресс-секретаря

Сущность работы пресс-секретаря определяет сочетание разнонаправленных интересов. Он должен быть «своим» в двух противоположных коммуникационных средах: официальной и журналистской. Каждая более или менее динамично развивающаяся организация, не говоря уже о представительном органе власти, нуждается в таком специалисте, чтобы, с одной стороны, проводить мониторинг СМИ по интересующим законодателей темам, а с другой - создавать информационное поле вокруг деятельности самого парламента.

К сожалению, соискатели этой должности, да и сами работодатели не всегда хорошо представляют себе функции пресс-секретаря и объем знаний, который необходим для выполнения его должностных обязанностей. До сих пор некоторые руководители считают, что формирование связей с общественностью - это их собственная прерогатива, успешно ими решаемая и не требующая использования профессиональных и компетентных специалистов; некоторыми движет боязнь привлечения внимания общественности к спорным вопросам и недооценка необходимости учиться жить и работать в новом социокультурном режиме рыночных отношений, при котором значительно расширяются сферы влияния общественного мнения.

Итак, какие же требования предъявляются к пресс-секретарю?

В своей книге «Связь между правительством и прессой» Стивен Хесс пишет, что представителям по связям

со СМИ необходимы выносливость, любознательность, доброжелательность, хорошая память, вежливость, стойкость в условиях стресса, понимание человеческой психологии, способность предугадать и уладить процедурные детали. Также полезна способность быстро запоминать факты. Официаль-

ный представитель должен уметь действовать в непредска-

110