учебники / Менеджмент_Гусева Е.П_Уч-метод. компл._ЕАОИ, 2008 -416с

Функции менеджмента, их взаимосвязь и динамизм

3.4. Контроль

Контроль – функция пресса управления, целью которой являет- ся количественная и качественная проверка результатов деятельности, выполняемой посредством остальных функций, обеспечение достиже- нияцелейорганизацией.

Контроль осуществляется путем наблюдения, учёта и анализа всех сторон деятельности организации. По данным контроля:

1.Устраняются выявленные ошибки;

2.Проводится корректировка ранее принятых решений, норм, нормативов, показателей бизнес–плана.

Правильно поставленный контроль ведётся своевременно, про- сто, понятно, экономично, ориентируется наконечные результаты.

При сопоставлении фактических данных о производственно– коммерческих результатах деятельности всех подразделений и ор- ганизации в целом с предусмотренным бизнес–планом, выявляют отклонения, анализируют причины этих отклонений и разрабаты- вают конкретные мероприятия, с помощью которых можно устра- нить негативные отклонения.

Контроль необходим при заполнении форм первичного учёта и составлении статистической отчётности организации. Контроль данных – важная технологическая операция, состоящая в сравнении значений информации, представленной в формализованном виде, позволяющем передавать и (или) обрабатывать ее на компьютере, сопоставляя с эталонными значениями. При этом производится проверка правильности заполнения реквизитов документа и содер- жащихся в нём сведений с целью выявления и устранения возмож- ных ошибок. Данные обычно представляются на определенных но- сителях, которые могут быть бумажными (бланки, таблицы и т.п.) и машинными, в том числе с использованием компьютеров, – лазер- ные диски, магнитные дискеты и диски, магнитные ленты и т.п., ко- торые достаточно дороги. Поэтому безошибочные данные экономят организации существенные денежные средства. В качестве функции управления различают три вида контроля:

1. Предварительный;

2.Текущий;

3.Заключительный (итоговый).

Рассмотрим содержание перечисленных видов контроля.

I. Предварительный контроль осуществляют до начала дея-

тельности организации с целью проверки его готовности к пред-

141

Менеджмент

стоящей работе главным образом по следующим основным направ- лениям:

1.Управленческие решения контролируют соответствие их по форме и по содержанию законодательным актам, так как чёткость установок, доходчивость инструкций, верность правового и норма- тивного обеспечения предопределяют вероятность успеха в работе организации.

2.Контроль персонала и умения управлять информационными ресурсами. Необходимо держать под постоянным контролем кадро- вые службы, профессиональную подготовку сотрудников, отбирая при этом самых квалифицированных специалистов, умеющих рабо- тать с компьютерами. В сферу контроля персонала входят также во- просы, связанные с пониманием исполнителями цели своей дея- тельности. Со знанием ими прав, роли коллективов всех звеньев ор- ганизации в решении каждодневных задач, обязанностей, специфи- ки работы. А также норм выработки, иерархии подчинённости, от- ветственности и условий материальных и моральных возна- граждений, т.к. кадры решают, если не все, то очень многое.

3.Контроль состояния материальных ресурсов. Прежде всего, уточняются источники поставки материальных ресурсов, осуществ- ляется проверка своевременности и достаточности их наличия, ре- гулярность и надежность поступления, качество и соответствие стандартам, производится сравнение фактического положения с предусмотренным ранее.

4.Контроль образования ираспределенияфинансовых ресурсов.

II. Текущий контроль осуществляется непосредственно в хо- де производственно – коммерческой деятельности и включает:

1.Оперативный контроль – ежедневный контроль за производ- ственно – коммерческой деятельностью, за технологией, качеством продукции, работ, услуг и т.д.

2.Стратегический контроль – определяет эффективность рабо- ты организации, с учётом использования всех ресурсов, расчётов производительности труда, материалоёмкости и экономической рентабельности производства.

Как правило, текущий контроль ведется по промежуточным целям, чтобы успеть скорректировать дальнейшую деятельность организации. Эти промежуточные цели называются точками кон- троля. Чем продолжительнее период времени выполнения бизнес– плана, тем больше должно быть таких точек. Это позволяет раньше заметить ошибки и своевременно внести коррективы.

142

Функции менеджмента, их взаимосвязь и динамизм

III. Заключительный (итоговый) контроль связан с оценкой выполнения организацией всех разделов бизнес – плана, и поэтому требует всестороннего анализа сильных и слабых аспектов дея- тельности организации за истекший период – с целью получения необходимой информации для последующих этапов планирования.

Контроль производится не ради самого контроля, а для ус- пешного достижения организацией положительных результатов всех видов деятельности. Поэтому лучше не собирать лишней ин- формации, а только - релевантную, так как контроль – самый доро- гой вид управленческой деятельности, и контролировать необходи- мо только то, что действительно важно и необходимо.

В процедуре управленческого контроля можно выделить три чёт- коразличимыхэтапа:

1.Разработка эталонов, стандартов и критериев по показателям производственно – коммерческой деятельности организации;

2.Сопоставление с эталонами, стандартами и критериями фак- тических результатов деятельности организации;

3.Выполнение необходимых корректирующих действий.

Взаимосвязь различных этапов управленческого контроля представлена на рис.3.11.

Контроль как функция управления будет эффективным , если он носит стратегический характер, нацелен на достижение конкрет- ных реальных результатов, понят , принят и освоен ответственными исполнителями.

Как разновидность контроля в маркетинге проводится кон- троллинг – система контроля выполнения плана и программы мар- кетинговых мероприятий, постоянное тестирование основных па- раметров рынка, внесение необходимых корректив в маркетинговые действия в соответствии с изменениями рыночной ситуации и оцен- ки эффективности маркетинга. В процессе контроллинга целесооб- разно сопоставлять плановые (прогнозные данные жизненного цик- ла товара с фактическими данными). Менеджмент не эквивалентен всей работе организации по достижению конечных целей, а осуще- ствляет только ту деятельность и основные функции (изложенные ранее), которые связаны, прежде всего, с координацией.

Координация обеспечивает непрерывность, слаженность, бесперебойность управления. Координация необходима для дости- жения согласованности в работе организации посредством налажи- вания связи между всеми участниками производственного процесса. Часто с этой целью используют собрания, интервью, отчёты, дело- вые документы, компьютеры.

143

Функции менеджмента, их взаимосвязь и динамизм

эффективной производственно – коммерческой деятельности орга- низации.

Каждая функция управления играет определенную роль в ко- ординации обособленного труда. В этих условиях большое значение имеет уровень развития коммуникаций для поддержания постоян- ного информационного обмена.

Ещё Г. Гегель утверждал: « Действия являются самым ясным и выразительным раскрытием человека». Менеджмент в организации осуществляется через человека (менеджера), в первую очередь, по- средством коммуникации.

Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. определяют коммуника- ции как обмен информацией, на основе которого руководитель по- лучает информацию, необходимую для принятия эффективных управленческих решений и доводит принятые им решения до ра- ботников; подчеркивают, что коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов

В процессе обмена информацией специалисты выделяют четыре базовыхэлемента:

1. Отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее её;

2.Сообщение – собственно информация, закодированная по- средством символов;

3.Канал – средство передачи информации;

4.Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

При обмене информацией отправитель и получатель прохо- дят несколько взаимосвязанных этапов:

•Зарождение идеи;

•Кодирование и выбор канала;

•Передача;

•Декодирование.

Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и согласились с исходной идеей, что достаточно трудно. Сложность заключается в том, что каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью потерян из – за шума. Шум – на языке теории передачи информации – это искажение смысла. Источниками шума могут быть языковые различия, акцен- ты, из–за которых возможно изменение смысла в процессе кодиро- вания и декодирования, а также различия в статусе между ру-

145

Менеджмент

ководителями и подчиненными, что иногда затрудняет точную пе- редачу информации. Как правило, на каждом этапе процесса ком- муникаций происходит определенное искажение информации. Степень искажения информации увеличивается с ростом числа лю- дей и этапов, через которые информация проходит. Даже, если пре- одолеваются помехи и информация передается точно, то высокий уровень шума часто приводит к заметной потере смысла и может полностью блокировать информационный обмен, что негативно сказывается на координации.

На рис. 3.12. показано, что процесс обмена информацией яв- ляется системой с обратной связью и шумом.

Информация, накопленный опыт

146

Контроль Мотивация

Рис. 3.13. Взаимосвязь функций управления

Современные организации являются открытыми системами, предполагающими постоянное взаимодействие их подразделений и организаций в целом с внешней средой. Поэтому умение работать совместно, добиваться координированных действий для реализации целей организации необходимо. Организация может работать ус- пешно только в том случае, если обмен информацией и коорди- нация в ней будут эффективны.

Следует отметить, что различные авторы предлагают разные перечни функций менеджмента. Например, в учебнике под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, н.А. Соломатина [20; 70–75 с.] вы- делены пять взаимосвязанных функций управления:

Полагаю, что наиболее аргументирована классификация функ- ций менеджмента Мескона М.Х., Альберта М., Хедоури Ф. [16; 253 – 432 c.]. Они считают, что процесс управления состоит из четырех функций: планирование, организация, мотивация, контроль, которые объедине- нысвязывающими процессамикоординацииикоммуникации.

Нужно подчеркнуть, что между функциями менеджмента нет жестких границ, они тесно взаимопереплетены, взаимосвязаны, ди- намичны и все должны быть эффективны.

Еще эффективнее будут функции менеджмента, если рацио- нально использовать методы менеджмента, которые позволяют сни- зить интуитивный характер управления, внести упорядоченность,

147

Менеджмент

обоснованность планирования, организации, мотивации, контроля в их взаимосвязь и динамизм, а также в построение и функциониро- вание всех систем менеджмента в организации.

Тест

1.Управленческим обследованием организации называется:

а) стратегическое планирование; б) процесс диагностики внутренних проблем;

в) процесс диагностики внешних проблем; г) обследование персонала организации.

2.Метод оценки стратегического положения и действий ор- ганизации называется:

а) SWOT–анализ; б) метод сценариев;

в) метод ключевых вопросов;

г) метод SPASE.

3.Стратегия роста называется:

а) «звездный час»; б) «дойная корова»; в) «дикая кошка»; г) «собака».

4.Решение об организационной структуре принимает:

а) менеджер; б) главный бухгалтер;

в) главный инженер; г) руководитель высшего звена.

5.Процесс деления организации на отдельные блоки – это:

а) централизация; б) департаментализация; в) децентрализация;

г) коммерциализация.

6.К бюрократическим структурам обычно относят:

а) функциональные; б) проектные;

148

Функции менеджмента, их взаимосвязь и динамизм

в) дивизиональные; г) матричные.

7.К адаптивным структурам относят:

а) функциональные и линейные; б) дивизиональные; в) матричные и проектные;

г) проектные и функциональные.

8.Не существует организационных структур:

а) органических; б) неорганических;

в) построенных по продуктовому принципу; г) построенных по региональному принципу.

9.Организационные изменения встречают наибольшее со- противление вследствие:

а) консервативности персонала организации; б) неправильной последовательности действий; в) авралов перестройки;

г) недостатка ресурсов для проведения изменений.

10.Процесс воздействия на персонал с целью побуждения его к определенным действиям называется:

а) мотивацией; б) мотивированием;

в) мотивационной тенденцией; г) мотивационной структурой.

11.К содержательной относится теория:

а) ожиданий Врума; б) справедливости Адамса; в) Мак–Клелланда»;

г) модель Портера–Лоулера.

12.Концепциядвухфакторнойтеориимотивацииразработана:

а) А. Маслоу; б) В. Врумом; в) М. Месконом;

г) Ф. Герцбергом.

149

Менеджмент

13. Модель Лаймана Портера–Эдварда Лоулера основана на теориях:

а) Маслоу и Герцберга; б) постановки цели и ожидания;

в) человеческих потребностей; г) ожидания и справедливости.

14.Не существует следующей теории мотивации:

а) оптимальности активизации и стимуляции; б) политического воздействия; в) личностной причастности; г) самодетерминации.

15.Исключить отклонения от намеченных планов и инструк- ций позволяет контроль:

а) предварительный; б) текущий; в) заключительный; г) итоговый.

16. Стратегия – это детальный комплексный план, обеспечи- вающий осуществление миссии организации и достижение ее целей:

а) да; б) нет.

17. Интересы разработчика плана надо ставить выше инте- ресов исполнителя плана:

а) да; б) нет.

18. Для организаций, действующих на международном рынке, может применяться тензорная ОСУ:

а) да; б) нет.

19. Мотивация не оказывает воздействие на старание, усилие исполнителей:

а) да; б) нет.

150