учебники / Менеджмент_Гусева Е.П_Уч-метод. компл._ЕАОИ, 2008 -416с

Функции менеджмента, их взаимосвязь и динамизм

Динамичная природа организаций затрудняет применение одной специфической модели процесса стратегического планиро- вания, но при разработке конкретной модели можно ориентиро- ваться на ее общий вид.

Основные принципы планирования:

1.Преемственность стратегического и тактического планов. В

разделах бизнес–плана число плановых показателей должно быть больше, чем в разделах стратегии организации. Показатели бизнес– плана, как правило, более жесткие и выгоднее организации в дан- ный момент.

2.Социальная ориентация – решение проблем обеспечения со- ответствия международным стандартам экологичности, безопасно- сти, эргономичности товаров, услуг и функционирования органи- зации, а также показателей социального развития коллектива.

3.Функционирование объектов планирования по их возмож-

ности – в целях рационального распределения имеющихся ресур- сов. При разном уровне конкурентоспособности товаров и услуг приоритеты распределения ресурсов определяются по специальной методике.

4.Адекватность плановых показателей – снижение ошибки аппроксимации, повышение точности прогнозов, а также посредст- вом числа учтенных факторов при прогнозировании альтернатив- ных плановых показателей.

5.Согласованность плана с параметром делового и фонового окружения – исследование динамики факторов внешней среды и анализ влияния этих факторов на плановые показатели.

6.Вариантность плана – разработка не менее трех альтернатив- ных вариантов достижения одной и той же цели и выбора опти- мального варианта, обеспечивающего достижение запланированной цели с наименьшими затратами.

7.Сбалансированность плана – преемственность баланса показате- лей по иерархии, например, баланса поступления и распределения ре- сурсовпредусматриваетсозданиерезерваповажнейшимпоказателям.

8.Экономическая обоснованность плана – окончательный вы-

бор варианта плановых показателей только после проведения сис- темного анализа, прогнозирования, оптимизации и экономического обоснования альтернативных вариантов.

9.Автоматизация системы планирования – применение со-

временных компьютерных технологий, обеспечивающих кодирова- ние информации, ее единство и системность по стадиям жизненного

111

Менеджмент

цикла объекта планирования, оперативную обработку, передачу информации и ее хранение.

10. Обеспечение обратной связи системы планирования – воз-

можность исполнителю плана передавать его разработчику предло- жения по корректировке плана.

Все изложенные выше принципы планирования применять достаточно сложно. Только крупные организации, располагающие необходимыми ресурсами (прежде всего, высококвалифицирован- ными кадрами, современными компьютерными технологиями), мо- гут придерживаться всего комплекса принципов планирования.

В условиях жесткой конкуренции каждая организация должна учитывать следующие тенденции в планировании:

¾сокращение сроков разработки плана;

¾внедрение современных методов оптимизации и концепций маркетинга;

¾повышение качества плана за счет увеличения числа при- меняемых принципов планирования.

Качество плана – это совокупность его параметров, отвечаю- щих принципам и научным подходам, обеспечивающим минималь- ное отклонение запланированных значений от фактических, полу- ченных в результате реализации плана.

Основными путями повышения качества плана является при- менение:

¾научных подходов к менеджменту;

¾более жестких принципов планирования;

¾качественного информационного и методического обеспече- ния планирования;

¾эффективного стимулирования разработчиков плана.

При планировании специалисты рекомендуют применять следующие подходы:

1.Системный – структуризировать плановые показатели, по- строить дерево целей, обосновать число уровней иерархии для ана- лиза и синтеза системы плановых показателей, исследовать влияние на эти показатели факторов делового и фонового окружения, проанализировать адаптивность к внешней среде, уровень стандар- тизации планов и их инновационность.

2.Структурный – обосновать распределение экономических ре- сурсов по:

112

Функции менеджмента, их взаимосвязь и динамизм

•компонентам дерева целей;

•разделам плана;

•структурным подразделениям;

•проблемам;

•времени и т.д.

Главными критериями распределения ресурсов является акту- альность проблемы и эффективность применения ресурсов.

3.Маркетинговый – в распределении ресурсов отдать приори- тет повышению качества объекта планирования, интересы исполни- теля надо ставить выше интересов разработчика плана.

4.Функциональный – разработчик плана должен располагать результатами функционально-стоимостного анализа объекта пла- нирования и его компонентов исходя из совершенно новой структу- ры, спроектированной по будущим функциям (целям) на выходе подсистемы.

5.Воспроизводственно–эволюционный подход нацелен на воспроизводство объектов планирования на уровне лучших миро- вых образцов.

6.Нормативный – постоянно обеспечивать ресурсосбережения, учитывая прогрессивные нормативы и нормы расхода ресурсов, что особенно важно в условиях ужесточения конкуренции.

7.Комплексный – учитывать при планировании технические, экономические, экологические, организационные, социальные, пси- хологические и другие аспекты разработки и реализации планов.

8.Интеграционный- может повысить качество плана, если будут учтены интеграционные связи по вертикали и горизонтали, а также затраты и результаты по всем стадиям жизненного цикла планируемо- гообъекта иподсистемам системыменеджмента организации.

9.Динамический – объект планирования рассматривается в развитии, проводится анализ причинно–следственных связей и со- подчиненности, ретроспективный анализ деятельности аналогич- ных объектов и прогноз их развития.

10.Процессный – все функции менеджмента рассматриваются как взаимосвязанные. Планированию предшествует стратегический маркетинг, целью которого является разработка стратегии органи- зации на основе исследования рынка и разработки нормативов кон- курентоспособности планируемых объектов на плановый период. На стадии планирования эти нормативы «привязываются» к ресур- сам, исполнителям, срокам, эффективности и т.д.

113

Менеджмент

11.Оптимизационный – разработчик плана должен опираться на инженерные расчеты, математические и экономико– статистические методы, экспертные оценки и т.д. Плановые показа- тели должны быть выражены не общими фразами, например, типа «улучшить», «повысить», а количественными характеристиками, например, «снизить себестоимость единицы определенной услуги к 2010 г. на 5% по сравнению с текущим годом».

12.Ситуационный – внимание концентрируется на том, что пригодность различных методов и плановых показателей определя- ется конкретной стратегической (при планировании) или тактиче- ской (при реализации плана) ситуацией.

После завершения разработки стратегического плана наступа- ет последующая его реализация, но не надо спешить. Необходима оценка стратегического плана, которая проводится путем сравнения результатов планирования с целями.

Процесс оценки применяется как механизм обратной связи для корректировки стратегии. Оценка будет эффективной, если ее

проводить системно и непрерывно на всех уровнях организации – сверху вниз. Специалисты стран зрелой рыночной экономики реко- мендуют ответить на следующие вопросы:

1)является ли эта стратегия внутренне совместимой с возможно- стями организации?

2)предполагает ли данная стратегия допустимую степень риска?

3)обладает ли организация достаточными ресурсами для реали- зации стратегии?

4)учитывает ли стратегия внешние опасности и возможности?

5)является ли стратегия лучшим способом использования ресур- сов организации?

Есть ряд критериев, которые принимаются в процессе оценки стратегии, например, количественные: доля рынка, рост объема про- даж, уровень затрат и эффективности производства и сбыта, текучесть кадров, невыходы на работу, чистая прибыль и др., а также качествен- ные: способность привлечь высококвалифицированных менеджеров, расширение объема услуг клиентам, углубление знания рынка, сниже- ниериска опасностей, использованиевозможностей.

Чтобы оценка процесса стратегического планирования была эффективной, следует больше внимания уделять стандартизиро- ванным критериям.

114

Функции менеджмента, их взаимосвязь и динамизм

Для оценки стратегического состояния организации специалисты рекомендуютприменятьразличныеметоды, например:

1.SWOT–анализ (сила, слабость, возможности, угрозы);

2.Метод SPASE (оценка стратегического положения и действий);

3.Модель Портера (модель пяти сил – угроз со стороны новых конкурентов, поставщиков, покупателей; появление товаров субсти- тутов (заменителей), соперничество между конкурентами);

4.Метод ключевых вопросов – анализ внутренних факторов (маркетинг, финансы, персонал, культура, имидж организации)

ивнешних (процесс оценки изменений во внешней среде и изу- чение внешних возможностей и опасностей, которые могут по- мочь или затруднить достижение целей организации) факторов: политических, экономических, рыночных, технических, соци- ального поведения общества, конкуренции, международных);

5.Метод сценариев (оптимистический, пессимистический и средний между ними);

6.Матрица Бостонской консультативной группы была разрабо- тана для оценки положения организации и ее изделий по отноше- нию к возможностям отрасли.

При анализе портфеля инвестиций проводится сравнение до- ли организации или ее изделий на рынке с темпами роста всей про- изводственно–коммерческой деятельности. Например, если изделие или услуга занимают большую долю рынка и имеют высокие темпы роста «Звезда» или «Звездный час», то организация будет придер- живаться стратегии роста. «Дойная корова» – стратегия ограничен- ного роста. «Дикая кошка» – сочетание стратегий (опасное состоя- ние). «Собака» – стратегия сокращения, отсечения лишнего, если изделие или услуга занимают малую долю рынка и имеют низкие темпы роста [16, С. 279 с некоторыми изменениями автора].

Только после объективной оценки можно приступать к реа- лизации стратегии (см. рис 3.2.).

При реализации или изменении стратегии руководство должно учитывать ее взаимосвязь со структурой организации и объединить формирование структуры управления и планирование. Структура все- гда должна основываться на стратегии и обеспечивать ее эффектив- ность настолько, насколько этовозможно вконкретной ситуации.

Дж.Гелбрейт и его коллеги в 1977 г. охарактеризовали влияние стратегии на виды организационных структур управления и прин- ципы проектирования структуры управления организацией.

115

Функции менеджмента, их взаимосвязь и динамизм

3.2.Виды организационных структур управления и принципы проектирования структуры управления организацией

Структура управления организацией или организационная структура управления (ОСУ) – одно из ключевых понятий ме- неджмента, тесно связанное с миссией, целями, другими функция- ми, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках определенного вида ОСУ осу- ществляется менеджмент (от движения информационных потоков до принятия управленческих решений), в котором участвуют ме- неджеры всех уровней. ОСУ сравнивают с каркасом здания системы менеджмента, построенным для того, чтобы все протекающие в ор- ганизации процессы осуществлялись качественно и своевременно. Если не будут четко определены и скоординированы отношения между работниками и организационными подразделениями, спе- циализация будет неэффективна. Делегирование полномочий – ос- новной процесс, посредством которого руководители устанавливают формальные взаимоотношения персонала в организации.

Делегирование – передача видов деятельности и полномочий ис- полнителю, которыйберетнасебяответственностьзаихвыполнение.

Ответственность – это обязательство решать конкретные задачи и отвечать за их, как минимум, удовлетворительное выполнение. Объ- ем ответственности – одна из причин высоких должностных окладов у менеджеров, особенноруководящихкрупнымиорганизациями.

Делегирование реализуется только в случае осознанного при- нятия полномочий, а собственно ответственность не может быть де- легирована.

Полномочия – ограниченное право использовать ресурсы ор- ганизации и направлять усилия ее сотрудников на решение опреде- ленных задач.

Полномочия делегируются должности, а не персонально лицу, которое занимает эту должность в данный момент. Если работник ме- няет работу, он теряет полномочия старой должности и получает пол- номочия новой. Полномочиявсегда ограничены(см. рис. 3.3.).

Большая часть полномочий менеджера определяется тради- циями, нравами, культурными стереотипами, обычаями коллектива, работающего в организации.

Полномочия, переданные исполнителям, имеющим право распоряжаться, называют линейными полномочиями.

117

Менеджмент

1

Менеджер имеет полномочия

Менеджер требует выполне- ния определенной работы

Менеджер не имеет

2 полномочий

1 – подчиненный соглашается с требованием

2 – подчиненный отклоняет требование

Рис. 3.3. Концепция принятия организационных полномочий

[16, С 311 с некоторыми изменениями автора]

Формальные полномочия часто нарушаются вследствие вла- сти и деятельности неформальных групп. Наиболее эффективным результатом делегирования линейных полномочий является цепь команд по принципу единоначалия – исполнитель должен получать непосредственные распоряжения только от одного руководителя и отвечать только перед ним.

Специалисты и авторы зарубежного экономического учебника по основам менеджмента считают, что организация работ – это функция, которую должны осуществлять все руководители незави- симо от их ранга, а решение о выборе ОСУ организации в целом почти всегда должны принимать руководители высшего звена.

Этапы проектирования ОСУ и их последовательность сле- дующие:

1. Осуществить деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии. Решить, какие виды дея- тельности должны выполняться линейными подразделениями, а какие – штабными.

2. Установить соотношения полномочий различных должностей.

Руководители среднего и низового звеньев представляют необходимую информацию, устанавливают цепь команд, руководят более мелкими подразделениями, чтобы более эффективно применять специализацию иизбегатьперегрузкивысшегоруководства.

118

Функции менеджмента, их взаимосвязь и динамизм

3.Определить должностные обязанности как совокупность задач

ифункцийипоручить ихвыполнение конкретнымисполнителям.

Появившаяся в результате разработки ОСУ – не застывшая форма, подобная каркасу здания, а «бесконечный» процесс измене- ний в структуре и ее совершенствования. Организационные изме- нения встречают наибольшее сопротивление со стороны сотрудни- ков вследствие не верной последовательности действий. Чтобы учесть и отразить происходящие изменения в стратегических и опе- ративных планах организации, руководители используют различ- ные системы департаментализации, например, функциональную.

Функциональная департаментализация – это процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности. Традиционные функциональные блоки, например, производственной организации – этоподразделенияпроизводства, отделымаркетинга, финансовидр.

В настоящее время существует множество альтернативных видов ОСУ, успешно зарекомендовавших себя. Первый вид ОСУ, системати- чески разработанный, остающийся пока ее доминирующей формой, получилназваниебюрократическойОСУ. Онхарактеризуется:

1.Четким в высшей степени разделением труда и появлением в каждой должности высококвалифицированных специалистов;

2.Развитой иерархией уровней управления, при которой каждый нижестоящий уровень подчиняется иконтролируетсявышестоящим;

3.Системой взаимосвязанных обобщенных формальных правил, стандартов, норм и нормативов, обеспечивающей однородность ис- полнения сотрудниками своих должностных обязанностей и скоор- динированность различных видов деятельности;

4.Формальной обезличенностью выполнения официальными лицами своих должностных обязанностей;

5.Защищенностью персонала от произвольных увольнений и наймом на работу в строгом соответствии с квалификационными требованиями.

Убюрократической ОСУ есть недостатки:

1.Преувеличение значимости инструкций, правил, норм, стан- дартов, что ведет к замедлению темпов работы;

2.Утрата гибкости поведения;

3.Неспособность быстро реагировать на изменившиеся условия делового и фонового окружения, а также внутренней среды;

119

Менеджмент

4. Невозможность разрабатывать и срочно внедрять иннова- ции в процесс своей деятельности.

К бюрократическим, как правило, относятся функциональ- ные, дивизиональные и др. ОСУ.

Для расширения возможностей организаций быстрее реаги- ровать на происходящие изменения и вводить инновации были соз- даны адаптивные (органические) ОСУ, к которым относят проект- ные, матричные и др.

Существуют и другие классификации видов ОСУ. Рассмотрим не- которыевидыОСУ.

Линейная ОСУ образуется в результате построения аппарата управления только из взаимоподчиненных органов в виде иерархи- ческой лестницы.

Во главе каждого подразделения находится руководитель, на- деленный всеми полномочиями и осуществляющий руководство подчиненными ему работниками, сосредоточивающий в своих ру- ках все функции управления. Сам руководитель находится в непо- средственном подчинении руководителя высшего уровня.

В линейной структуре разделение системы управления на со- ставляющие части осуществляется по производственному признаку с учетом степени концентрации производства, технологических осо- бенностей, широты номенклатуры продукции и т.д. При таком по- строении в наибольшей степени соблюдается принцип единонача- лия: одно лицо сосредоточивает в своих руках управление всей сово- купностью операций; подчиненные выполняют распоряжения толь- ко одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет право отдавать распоряжения каким–либо исполнителям, минуя их непосредственного руководителя.

Линейная ОСУ используется мелкими и средними организа- циями, осуществляющими несложное производство, при отсутствии широких кооперационных связей.

Позитив линейной структуры управления:

•единство и четкость распорядительства;

•согласованность действий исполнителей;

•четкая система взаимных связей между руководителем и под- чиненными;

•быстрота реакции в ответ на прямые указания;

•получение исполнителем связанных между собой распоряже- ний и заданий, обеспеченных ресурсами;

•личная ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего подразделения.

120