33

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ И ПОНЯТИЯ

Для получения необходимой информации менеджерам нужны особые инструменты. Некоторые из них существуют уже довольно давно, но ред­ ко когда этими средствами пользовались для управления организацией. Другие инструменты сейчас модифицируются, потому что в исходной фор­ ме оказались бесполезными.

Проходит время, и мы снова и снова убеждаемся, что понятия и инстру­ менты взаимозависимы и влияют друг на друга. Под воздействием первых изменяются и вторые. Именно так сейчас происходит с понятием предприятия и с инструментом, который мы привыкли называть информацией. Новые инструменты позволяют нам, а подчас и заставляют, взглянуть на свою организацию по-новому. В случае с некоторыми инструментами, ко­ торые, судя по всему, в будущем будут играть очень важную роль, в нашем распоряжении пока имеются лишь краткие характеристики, а сами инстру­ менты еще только предстоит разработать.

1. Б азовая информация, необходимая предприятию

Мы только начинаем понимать» как можно пользоваться информацией

вкачестве инструмента. Но уже сейчас можно назвать основные элементы информационной системы, которые нужны предприятию. Вместе с тем мы начинаем разбираться и впонятиях, которые, скорее всего, будут положены

воснову предприятий, которыми завтра придется управлять менеджерам.

От учета издержек до контроля над результатом

Наверное, в вопросе модификации как предприятия, так и информации дальше всего .мы зашли в самой традиционной из всех систем —в бухгал­ терском учете. Более того, многие компании уже перешли от привычно­ го учета издержек производства к учету затрат по видам деятельности.

Впервые этот метод появился в производстве, но сегодня он получает ши­ рокое распространение всфере обслуживания идаже внекоммерческих ор­ ганизациях, например университетах. Учет затрат по видам деятельности

462 ЧАСТЬ VII. УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ НАВЫКИ

представляет собой одновременно новое понимание процесса бизнеса и но­ вый метод оценки.

Основные принципы учета издержек, которые используются и поныне, изначально были предназначены для массового производства. При такой традиционной системе акцент делается на калькуляцию себестоимости про­ дукции с целью оценки товарно-материальных запасов. Затраты на поддер­ жание запасов не включают в себя издержки на многие важные виды дея­ тельности, такие как технология, маркетинг, дистрибуция и обслуживание.

Когда более семидесяти лет назад появился метод учета издержек, затраты на оплату труда в производстве составляли более 50 процентов всех произ­ водственных расходов. А в американской промышленности было занято свы­ ше половины всех трудовых ресурсов. Но в настоящее время оба этих предпо­ ложения уже не соответствуют действительности. Тем не менее традицион­ ные принципы учета издержек по-прежнему используются очень широко.

Главная проблема — это не технология, а менталитет. Представление о калькуляции себестоимости при традиционном учете издержек и при уче­ те затрат по видам деятельности совершенно разное. В традиционной прак­ тике издержки учитываются снизу вверх, т.е. труд, материалы, накладные расходы, основной акцент делается на связанных с производством прямых и вспомогательных затратах, на так называемой “себестоимости товарных запасов”. Учет затрат по видам деятельности начинается с объекта затрат, т.е. продукции, услуги, потребителя или канала сбыта. При этом задает­ ся вопрос: какие направления деятельности и связанные с ними затраты необходимы для реализации всей цепочки действий, которые связаны с приданием стоимости объекту затрат? Пользователи этой технологии оце­ нивают затраты на деятельность по производству продукции или услуги, используя критерии, которые отражают количество осуществленных дей­ ствий. Учет затрат по видам деятельности можно также назвать нисходя­ щей калькуляцией общих издержек.

Затраты, которые имеют значение для конкурентоспособности и при­ быльности, —это затраты на общий процесс, т.е. как раз на то, на что об­ ращается внимание в ходе учета затрат по видам деятельности и что благо­ даря ему можно контролировать. Основная предпосылка гласит, что биз­ нес —это интегрированный процесс, который начинается, когда на завод прибывает сырье, материалы и детали, и продолжается даже после того, как готовая продукция находит своего конечного потребителя. Обслуживание все равно влияет на стоимость продукции, не говоря уже об установке, даже если это оплачивается потребителем.

Учет затрат по видам деятельности может существенно снизить произ­ водственные затраты. Но самое большое влияние он оказывает на обслужи-

вание. Однако сфера обслуживания —банки, магазины, больницы, газеты, школы, радио и телевизионные станции —практически не имеют точной ин­ формации обиздержкахна единицу продукции. Учетзатрат по видамдеятель­ ности показывает, почему традиционный учет издержек в случае ссервисны­ ми компаниями оказался неэффективным. Дело не в том, что методы были ошибочны. Все объясняется тем, что в ходе традиционного учета издержек делают неверные предположения.Сервисные компании должны начинать не с расходов на отдельные операции, как это делали производственные фир­ мы, пользующиеся традиционным учетом издержек. Они должны исходить из предположения, по которому единственный вид издержек для них - это издержки общей системы. Аэто влюбой отдельный период времени преиму­ щественно будут фиксированные затраты. Предположив, что все издержки фиксированы, сервисные компании могут перенести акцент на потребителя, иными словами, сконцентрироваться на контроле надрезультатами,

Например, магазины розничной торговли, такие как Wal-Mart или Costco, должны дать себе установку, что как только оборудована торговая площадь, расходы на нее становятся фиксированными, и менеджмент будет заключаться в том, чтобы за определенный период времени максимально увеличить прибыль от этого пространства. Такая концентрация на контро­ ле над результатами позволила этим магазинам увеличить прибыльность, несмотря на свои низкие цены и низкую рентабельность продаж.

Банки, к примеру, несколько десятков лет пытаются использовать в сво­ ем бизнесе традиционные технологии учета издержек, т.е. определять рас­ ходы на отдельные операции и услуги, что не приносит практически ника­ ких плодов. Сегодня они уже задаются вопросом: “Какой вид деятельности является центром затрат и результатов?” Ответ может быть только один: потребитель. Расходы на потребителя в любой важной сфере банковских услуг являются фиксированными. Следовательно, доход с потребителя, т.е. и объем услуг, которыми пользуется клиент, и ассортимент этих услуг, как раз и определяет затраты и прибыль.

Точно так же как в сфере обслуживания различие между фиксирован­ ными и переменными затратами не играет существенной роли, основное предположение, которым пользуются при традиционном учете издер­ жек, — о том, что труд может заменить капитал в работе, основанной на знаниях, —тоже оказывается несостоятельным. На самом деле в умствен­ ном труде дополнительные капитальные инвестиции, скорее всего, потре­ буют большего, а не меньшего труда. В больнице, покупающей новое диа­ гностическое оборудование, никого не будут увольнять в результате такого решения. Скорее им придется нанять дополнительно четыре-пять сотруд­ ников для обслуживания новой аппаратуры. Другие организации, занятые умственным трудом, тоже успели в этом убедиться.

В некоторых областях, например в исследовательских лабораториях, где оценить производительность не так-то просто, нам по-прежнему придется полагаться не на учет, а на предположения и собственные суждения. Но в большинстве случаев умственного труда и сервисной работы в течение нескольких лет мы должны разработать надежные инструменты для изме­ рения затрат и их соотнесения с результатами.

Если лучше представлять себе учет издержек в сфере обслуживания и умственном труде, то это должно позволить разобраться в расходах на привлечение и удержание клиентов в бизнесе любого рода.

От юридической выдумки к экономической действительности

Но мало знать всего лишь затраты на производство. Чтобы успешно ра­ ботать на мировом рынке в условиях усиливающейся конкурентной борьбы, компания должна представлять себе свои издержки на всю экономическую цепочку, а также сотрудничать с другими звеньями этой цепи, чтобы свести к минимуму расходы и максимально увеличить доход. Значит, компании на­ чинают отказываться от учета только того, что происходит внутри организа­ ции, и занимаются учетом издержек всего экономического процесса, в кото­ ром даже самая крупная компания является всего лишь одним из звеньев.

Компания как юридическое лицо является реальным объектом для ак­ ционеров, кредиторов, сотрудников и сборщиков налогов. Но с экономиче­ ской точки зрения это всего лишь фикция. Тридцать лет назад компания Coca-Cola была мировым франчайзером. Продукцию выпускали незави­ симые заводы. Сегодня эта компания владеет большинством разливочных заводов в США. Но любителям кока-колы, даже тем немногим, кто знают об этом, нет до этого абсолютно никакого дела.

На рынке значение имеет экономическая реальность, т.е. затраты на весь процесс, независимо от того, кто им владеет. Неоднократно в истории бизнеса никому не известная компания, которая, как казалось, появилась из ниоткуда, всего за несколько лет без каких-либо видимых усилий обго­ няла признанных лидеров. Обычно это объясняется передовой стратегией и технологией, передовым маркетингом или экономичным производством. Но в очень многих случаях новичок заодно может похвалиться также не­ вероятным преимуществом в затратах. Причина зачастую все та же: новая компания знает затраты на всю экономическую цепочку и управляет ими, а не только собственными расходами.

Наверное, самый известный пример компании, знающей затраты сво­ их поставщиков и дистрибьюторов и управляющей ими, — это Toyota. Все ее поставщики и дистрибьюторы, естественно, являются членами кейрецу. С помощью этой сети менеджеры компании Toyota управляют всеми