Контрольныевопросы

1. Что такое сортировка данных?

2. Как осуществить сортировку записей в таблице?

3. Как осуществить поиск записей в таблице?

4. Что такое фильтрация данных? Как осуществляется фильтрация данных?

5. В чем состоит отличие фильтрации от сортировки данных?

8. Создание и редактирование запросов на выборку

Цель работы: познакомиться с понятием запроса, видами запросов, научиться создавать запросы на выборку и параметрические запросы.

Теоретический материал

Разработчик приложения базы данных, либо сам пользователь, работая в среде MS Access, может создавать пользовательские запросы. Запросы являются виртуальными или логическими таблицами, объединяющими информацию из нескольких физических таблиц.

Запросы, являясь, как и таблицы, источником данных для форм и отчетов, фактически не хранят данные; вместо этого они обеспечивают удобный способ просмотра связанной информации из нескольких таблиц. С помощью запросов можно манипулировать информацией базы данных.

Запросы на выборку играют особую роль, поскольку на их основе строятся запросы другого вида.

Результат запроса представляется в виде таблицы. Записи этой таблицы формируются на основе задаваемых в запросе условий отбора записей в исходных таблицах и связей между ними, которые значатся в схеме данных.

В запросе на выборку могут быть использованы не только ранее созданные таблицы, но и запросы. Результат выполненного запроса выводится в режиме таблицы. Включение полей в запрос на выборку производится в режимах мастера создания запросов или конструктора запросов. Однако дополнительные условия отбора записей можно осуществить только в режиме конструктора.

Нижняя панель окна конструктора запросов (рис. 14) представляет собой бланк запросов.

Отобранные поля могут использоваться для включения их в результат выполнения запроса, для задания сортировки и задания условия отбора записей. Так при заполнении бланка запроса в строке Полеуказываются имена полей, используемых в запросе. В строкеВывод на экранотмечаются поля, включаемые в результирующую таблицу. В строкеУсловие отбораможно задать критерий выбора записей. СтрокаИлипозволяет задать альтернативное условие отбора записей. В строкеСортировказадается порядок сортировки записей результата. Каждый столбец бланка запроса соответствует одному из полей таблиц, отображенных в верхней панели окна конструктора. На бланке конструктора запросов можно размещать вычисляемые поля, значения которых, получаются на основе значений других полей или функцийAccess.

Задание 8.1.Создать простой запрос.

Действия.

1. Выбрать вкладку Создание – группа Другие – инструментМастер запросов.

2. Выбрать пункт Простой запроси подтвердить выбор нажатием кнопкиОК.

3. В списке Таблицы и запросыустановить значение –Таблица: Заказчики(рис. 13).

4. Из поля Доступные поляперенести при помощи кнопки(или двойным нажатием левой кнопки мыши) поляКод заказчика, Название фирмы, ФИО заказчика, Телефон.

Рис. 13. Отбор полей в запрос

Кнопка позволяет добавлять все поля таблицы или запроса, кнопкаубирает выделенное поле из состава запроса, кнопкаубирает все добавленные до этого поля. На этом этапе можно добавлять поля и из других таблиц, переустановив в спискеТаблицы и запросыдругую таблицу или запрос.

5. После выбора нужных полей перейти к следующему этапу работы мастера при помощи кнопки Далее.

6. На последнем этапе в поле Задайте имя запросауказать имя нового запроса –Основные данные о заказчиках.

7. Установить переключатель на Открыть запрос для просмотра данных, нажатьГотово.

Задание 8.2.Создать запрос, отслеживающего продажу товаров, при помощиКонструктора запросов.

Действия.

1. Выбрать вкладку Создание – группа Другие – инструментКонструктор запросов. Появится окноКонструктора запросови поверх него окноДобавление таблицы.

2. Добавить таблицы Товары иПродажии закрыть окно добавления таблиц. На бланке запроса будут отображены две таблицы, связанные между собой (рис. 14). Если бы связи между ними не существовало, то создание запроса, в котором бы отражались данные из двух таблиц, можно было бы осуществить только программным путем.

3. Перетащить с помощью мыши на бланк запроса поля Код товараиНаименованиетовараиз таблицыТоварыи поля№ договора,Дата договора, Цена отпускнаяиКоличествопроданного товара из таблицыПродажи(рис. 14).

Рис. 14. Добавление полей в запрос в режиме конструктора

Внимание!Перенос значка*из таблицы включает автоматически все поля из данного объекта в запрос.

4. Сохранить запрос под именем Продажи товаров. Посмотрите результат.

В полученном запросе есть информация о цене на товар и его проданном количестве, однако отсутствует сумма продажи. Accessпозволяет строить вычисляемые поля.

Задание 8.3.Построить вычисляемое полеСумма.

Внимание!Прежде чем начинать построение вычисляемых полей, сначала необходимо сохранить запрос.

Действия.

1. Открыть запрос в режиме Конструктора. Установить курсор на пустом поле бланка запроса следующим за полемКоличество.

2. Открыть контекстное меню щелчком правой кнопки мыши и выбрать пункт Построить. Появится окноПостроитель выражений(рис. 15).

3. Щелкнуть мышью по полю Цена отпускнаяи нажать на кнопкуВставить.

4. Выбрать действие умножения (*).

5. Выделить полеКоличествои вставить его в создаваемое выражение. Завершить построение выражения, нажатием кнопкиОК.

6. Выполнить просмотр записей вРежиме таблицы.

7. После просмотра полученных значений, вернуться в Конструктор.

Рис. 15. Создание вычисляемых полей

7. С помощью контекстного меню вызвать панель Свойствасозданного поля, определить свойства (рис. 16) и сохранить изменения.

8. При построении вычисляемого поля следует в строку Полевместо имениВыражение1(Accessего устанавливает автоматически) ввести наименование поля– Сумма отпускная.Просмотреть запрос вРежиме таблицы.

Рис. 16. Определение свойств построенного поля

Запросы создаются как объекты манипуляции данными. С ними можно проводить операции сортировки и фильтрации так же, как и с таблицами.

Задание 8.4. Самостоятельно отфильтровать данные по полюСумма отпускнаяв созданном запросе. Условие фильтрации – более 500 рублей. После выполнения задания отменить фильтрацию.

Задание 8.5.Самостоятельно использовать фильтр по выделенному для нахождения записей с наименованием товара «Картофель 1с». Отменить результат фильтрации.

Задание 8.6.Выполнить отбор записей по диапазону значений.

Действия.

Открыть запрос в режиме Конструктора.В столбцеДата договорав строкеУсловие отбораустановить:

>31.01.10 And <01.03.10

В результате после открытия запроса в режиме таблицы должны быть показаны записи только за февраль 2010 года. Снять условие отбора.

Задание 8.7.Самостоятельно сформировать список записей с отпускной суммой от 1000 до 3000 рублей. Снять условие отбора после выполнения задания.

Задание 8.8.Создание запроса с параметром. Составить запрос, который бы отслеживалДаты договоровза любой промежуток времени, определенный пользователем.

1. Открыть сохраненный запрос Продажи товаровв режиме конструктора. Установить курсор в строкеУсловие отбора столбцаДата договораи набрать следующий текст:

>[Введите начальный период] And <[Введите конечный период]

2. Сохранить изменения. Открыть запрос в режиме таблицы для ввода параметров.

3. Ввести начальный интервал – 31.01.10, нажать ОК.

4. Затем указать конечный интервал – 01.04.10, ОК.

5. Отсортировать записи по полю Дата договорапо возрастанию.

6. Проанализировать результат. Убрать условия отбора в запросе.

Задание 8.9.Самостоятельно, используяКонструктор запросов, создать два запроса на основании данных, приведенных в таблицах 11 и 12.

Таблица 11