Задание 1. Создание основного документа (письма)
Создайте документ, на основе которого будет создан основной документ. Настройте параметры печатного листа. Сохраните документ в своей папке под именем Приглашение.
Введите текст, равно относящийся ко всем получателям сообщения.
Приглашаем Вас принять участие в научной конференции "Защита авторского права в Интернете", организатором которой является Кировский филиал Московского гуманитарно-экономическо института. Просим подтвердить свое участие по электронной почте.
С дружеским приветом, оргкомитет
E-mail: mgei@mgei.kirov.ru
Далее, там, где требуется индивидуальное обращение к получателю, нужно вставить соответствующие поля слияния в основной документ из списка рассылок (адресной книги). Для этого мы должны обратиться к этому списку, а если его нет создать его прямо в окне Word.
Задание 2. Создание источника данных и его правка
Подготовка источника данных
Рассмотрим окно встроенного средства создания источника данных в Word, которое называется Новый список адресов.
Для создания списка рассылок (списка адресов) выберите команду РАССЫЛКИ – группа Начать слияние – Выбрать получателей – Ввести новый список.
Открывшееся окно Новый список адресов – это окно встроенной системы управления базой данных.
Правка структуры источника данных
Чтобы изменить предлагаемый по умолчанию список полей и их порядок, в диалоговом окне Новый список адресов щелкните по кнопке Настройка столбцов.
Удалите ненужные поля адресной книги, добавьте новые поля в новом окне Настройка списка адресов, используя кнопки Удалить, Добавить, Переименовать:
М_Ж, Кому, Адрес, Индекс, Город, Имя.
Кнопками Вверх, Вниз расположите поля в нужном порядке. Нажмите кнопку ОК.
Ввод данных
Заполните записями Новый список адресов, нажимая каждый раз кнопку Создать запись.
|
М_Ж |
Кому |
Адрес |
Индекс |
Город |
Имя |
|
м |
Иванову И.П. |
Ул.Герцена,15-25 |
610024 |
Киров |
Иван Петрович |
|
ж |
Петровой М.И. |
Ул.Мира, 35-78 |
610044 |
Яранск |
Мария Ивановна |
|
м |
Сидорову С.И. |
Ул.Труда,10-23 |
610036 |
Уржум |
Сергей Ильич |
Закончив список получателей писем слияния, нажмите OK.
Сохраните файл списка получателей в своей папке под именем Адресная книга. Источник данных сохраняется в формате .mdb (файл базы данных программы MS Access).
Примечание. По умолчанию сохранение происходит в папку Мои документы\Мои источники данных.
Обслуживание списка получателей писем слияния
Просмотрите сформированный список получателей, командой РАССЫЛКИ – группа Начать слияние – Выбрать получателей – Использовать существующий список. В диалоговом окне Выбор источника данных найдите файл - Адресная книга.
Файл загрузится в оперативную память, но на экране пока не отобразится.
Выведите на экран список получателей командой РАССЫЛКИ – группа Начать слияние – Изменить список получателей.
Откроется окно Получатели слияния, в котором можно просмотреть список получателей писем слияния.
Введите правки в Адресную книгу. Например, введите новую запись, для этого выделите название файла Адресная книга на панели Источник данных и нажмите кнопку Изменить. В появившемся окне Изменение источника данных, нажав кнопку Создать запись, введите новую запись:
|
м |
Семенову Л.И. |
Ул.Свободы,42-7 |
610026 |
Киров |
Леонид Иванович |
Примечание. Если кому-то из адресатов письмо посылать не нужно, сбросьте флажок в его записи.
Если список очень велик, отбор записей можно механизировать с помощью Фильтра и Сортировки.