4. Создание источника данных

Источником данных (адресной книгой или списком рассылок) может быть документ почти любого типа, лишь бы его структура была понятной текстовому процессору. То есть, процессор должен различать, где заканчивается одна запись и начинается другая, а также как разделены поля данных внутри записи.

Типы источников данных

На практике в качестве источников данных применяют:

• специально подготовленные документы Word;

• веб-документы, имеющие табличную структуру;

• таблицы баз данных (например, Microsoft Access);

• электронные таблицы Microsoft Excel;

• документы, подготовленные в специальном программном средстве, входящем в пакет Microsoft Office и интегрированном с Microsoft Word.

У встроенного средства Microsoft Office, предназначенного для работы с источниками данных, есть много достоинств, среди которых простота, удобство, скорость работы. Но есть у него и существенный недостаток - его надо наполнять данными, а это весьма нелегкий труд. Вот почему в реальной жизни приходится использовать в качестве источников данных все, что можно - почтовые базы данных, полученные из Интернета, таблицы Access или Excel, устаревшие базы данных в форматах dBase, Clipper, FoxPro и т.п.

Текстовый документ как источник данных

Microsoft Word очень терпимо относится к источникам данных и готов принять почти все, что угодно, даже простые текстовые документы в формате .txt, подготовленные в простейшем текстовом редакторе типа Блокнот. Надо только принять меры, чтобы четко и однозначно выразить структуру данных (отделить друг от друга записи и значения полей).

Записи (строки) принято разделять символом «конец абзаца», то есть нажатием клавиши Enter.

Поля (столбцы) друг от друга можно отделять множеством разных символов, например символом табуляции (клавишей Tab), звездочкой, косой чертой, восклицательным знаком и другими. Обычно применяют точку с запятой. При этом важно следить, чтобы во всем документе для этой цели применялся исключительно один символ и чтобы для других целей он не использовался.

Имена полей. Первая строка текстового файла играет особую роль. Данные, введенные в нее, воспринимаются как имена полей. Таким образом, первая физическая запись содержится во второй строке, вторая запись - в третьей строке и так далее.

Документ Word как источник данных

В документе Word есть существенное преимущество перед обычным текстовым документом - он может содержать таблицы. В текстовом процессоре Microsoft Word работа с таблицами организована очень удобно: не надо заботиться ни о каких символах-разделителях. Таблицы Word надежно превращаются в источники данных для документов слияния.

Веб-страница как источник данных

Возможность использования таблиц Word в качестве источников данных открывает перед нами необъятные возможности использования таблиц (или списков), размещенных на веб-страницах. Для этого их достаточно выделить в браузере, скопировать и вставить в пустой документ Word, после чего проверить и отредактировать.

Электронная таблица Excel как источник данных

Таблицы Excel тоже можно успешно подключать к Microsoft Word в качестве источника данных. При этом важно иметь в виду простейшие ограничения:

• таблица должна располагаться на отдельном листе Excel;

• данные первой строки рассматриваются как имена полей;

• между первой строкой (строкой заголовков) и строками записей нежелательны пустые строки.