Тема III.Microsoftwordв корпоративной среде практическая работа № 6 Подготовка документов путем слияния

1. Документы слияния

Подготовка документов путем слияния применяется в тех случаях, когда один и тот же документ требуется разослать большому числу адресатов. При этом возникает необходимость в четырех видах документов слияния: письма, конверты, наклейки, каталоги (списки почтовой рассылки).

ПИСЬМА. Письма клиентам готовят при рассылке приглашений, извещений, предложений товаров и услуг или при формировании заказа. Обычно в левом верхнем углу письма проставляются адресные данные клиента. Это необходимо, чтобы не перепутать письма при их упаковке в конверты.

КОНВЕРТЫ. Печать на конвертах позволяет существенно понизить трудоемкость обслуживания, но эта возможность не всегда обеспечивается принтером.

НАКЛЕЙКИ. Почтовые наклейки применяют при отправке бандеролей, а также в тех случаях, когда принтер не позволяет выполнять печать на конвертах.

КАТАЛОГИ. Под «каталогами» обычно понимают списки, которые следует предоставлять в отделения связи при массовой рассылке заказных или ценных отправлений. Во многих случаях эти документы, заверенные штемпелем почтового отделения, должны сохраняться в делах предприятия.

2. Основные понятия

СЛИЯНИЕ — это метод автоматизированной подготовки почтовых сообщений, основанный на автоматическом добавлении в стандартную заготовку письма, индивидуальных данных для каждого получателя. Место и тип нужных данных определяется с помощью информационных полей.

Для создания документов слияния необходимы два исходных документа основной документ и источник данных.

ОСНОВНОЙ ДОКУМЕНТ содержит обычный текст, общую для всех адресатов информацию, и коды информационных полей (ссылки к источнику данных).

ИСТОЧНИК ДАННЫХ (адресная книга) содержит данные, которые должны подставляться на место информационных полей основного документа.

ДОКУМЕНТ СЛИЯНИЯ. В процессе слияния основного документа и источника данных происходит массовая генерация так называемых документов слияния.

Например, если требуется отправить письма в сто различных адресов, то постоянную часть письма надо подготовить в основном документе только один раз, зато в источнике данных должны храниться сто различных «блоков» данных с адресами, именами и другими сведениями для каждого из адресатов. Такие структурированные блоки данных называют записями.

Основной документ Источник данных

Адресная книга

Документы слияния

3. Создание основного документа

Основной документ — это обычный документ, в который будут вставляться поля слияния. Эти поля слияния будут заполняться из источника данных (адресной книги), когда мы дадим команду слияния основного документа и информации из адресной книги.

Первоначально элементы управления этой группы не активны: они активизируются лишь после выбора источника данных и составления списка получателей.