комерческая работа

32

34

Приложение 3

ПОЛОЖЕНИЕ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

Настоящее Положение регламентирует и регулирует движение документов и порядок их оформления, которые выпускаются (издаются) в связи с выполнением погрузоразгрузочных работ, хранением груза, транспортно-экспедиторским обслуживанием грузопотоков, предоставлением грузовладельцам или иной клиентуре порта других сопутствующих услуг.

Положение является обязательным постановлением для всех стивидорных, агентских, транспортно-экспедиторских компаний, предоставляющих свои услуги на территории Владивостокского морского торгового порта, а также для судовладельцев (их операторов), грузовладельцев и иной клиентуры порта (в том числе граждан).

1. Оформление договоров (контрактов, соглашений) на погрузоразгрузочные работы

1.1.Грузы в порту перерабатываются на основании договора (контракта, соглашения), который заключается между грузовладельцем (его экспедитором) и АО «ВМТП» (в том числе предприятиями, которым АО «ВМТП» поручает производить отдельные операции по переработке груза).

Со стороны грузовладельца договор подписывается первым руководителем предприятия или лицом, уполномоченным им и имеющим доверенность на подписание договора.

Со стороны АО «ВМТП» договор подписывается президентом или вицепрезидентом по эксплуатации и первыми руководителями предприятий (в случае многостороннего договора), которым поручается производство отдельных операции по переработке груза.

До подписания договора его содержание должно быть согласовано с руководителями коммерческой, юридической, финансовой дирекции, главным диспетчером порта, а при необходимости с руководителями дирекции охраны труда и дирекции по технологии и механизации. Факт согласования подтверждается подписью руководителя соответствующей службы.

1.2.Основанием для подготовки договора является заявка грузовладельца (его экспедитора) на оказание портовых услуг. Заявка должна содержать полную информацию о грузе, предлагаемых объемах и сроках поставки груза, базисе поставки по условиям запродажного контракта, форме и порядке расчетов, перечень работ и услуг, необходимых при переработке предлагаемого грузопотока.

Заявка подается на имя президента АО «ВМТП» и с его резолюцией передается в коммерческую дирекцию.

36

1.3. Коммерческая дирекция после уточнения с грузовладельцем (его экспедитором) всех деталей предстоящего договора (в том числе порядка вручения или доставки грузовладельцу счетов, условий применения ставок и расчетов за крепление, хранение и сепарирование груза, условий, при которых изменяются ставки, порядка расчетов) в течение трех рабочих дней готовит его содержание, производит согласование в соответствии с п. 1.1 и передает в договорный отдел для подписания.

1.4 Договорный отдел регистрирует подписанный портом договор и высылает его для подписания грузовладельцу.

Копии зарегистрированного и подписанного договора рассылаются договорным отделом:

–коммерческой дирекции – два экземпляра

–финансовой дирекции – один экземпляр

–юридической дирекции – один экземпляр

–главной диспетчерской – один экземпляр

–стивидорным компаниям, в которых предполагается выполнение отдельных операций по переработке груза, – по одному экземпляру

–бухгалтерии АО – один экземпляр.

Переписка, касающаяся изменений и дополнений договора, осуществляется и обрабатывается по той же схеме.

1.5.Если договором предусмотрена предварительная оплата за переработку груза в порту, коммерческая дирекция оформляет счет за предлагаемые услуги. Счет передается клиенту вместе с договором. Копия счета передается в финансовую дирекцию.

1.6.Договорный отдел для реализации и исполнения основного договора

втечение трех рабочих дней готовит внутреннее соглашение между АО «ВМТП» и предприятием, которому поручаются выполнение отдельных операций по переработке груза и хранение партий груза, где указываются формы и методы взаимодействия АО «ВМТП» и предприятия, порядок распределения доходов, вид расчета и прочие условия, необходимые для исполнения основного договора.

После подписания соглашение рассылается договорным отделом в соответствии с п. 1.4 настоящего Положения.

2.Оформление перевозочных и грузовых документов

2.1.Общие положения

2.1.1.Обработка всех без исключения грузовых документов производится

вавтоматизированной системе учета (АСУ).

2.1.2.Первичная регистрация документов «на море» и их полных реквизитов производится коммерческой дирекцией (центром обработки грузовых документов) немедленно после их поступления из товарной кассы и других источников.

37

Первичная регистрация документов «с моря» и их полных реквизитов производится учетным аппаратом стивидорных компаний немедленно после получения документов от администрации судна. Отсутствие документов на груз или контейнер оформляется актом общей формы, который передается в коммерческую дирекцию не позднее окончания рабочей смены, в течение которой обнаружен факт отсутствия документов.

2.1.3.Оформление результатов переработки грузов производится при помощи АСУ работниками стивидорных компаний в пределах их полномочий в процессе производства грузовых операций, но не позднее окончания рабочей смены, в течение которой эти операции производились. При оформлении результатов переработки грузов применяются только машинно-ориентированные документы.

2.1.4.Все операции с грузом подлежат обязательной регистрации в АСУ до окончания рабочей смены, в течение которой эти операции производились.

2.1.5.Факт передачи груза, независимо от вида сообщения, в котором он следует со склада одной стивидорной компании на склад другой стивидорной компании, оформляется путевым листом, по одному экземпляру которого остается у стивидорных компаний, участвующих в передаче груза, и один экземпляр направляется в коммерческую дирекцию.

2.1.6.Грузовой документ считается оформленным и готовым для дальнейшего документооборота, если в нем указаны фамилии, должности и имеются подписи принимающей и сдающей сторон.

Все грузовые документы, поступающие в коммерческую дирекцию от стивидорных компаний, должны быть оформлены надлежащим образом в соответствии с действующими правилами перевозки грузов.

Коммерческая дирекция не принимает от стивидорных компаний грузовые документы, не готовые к дальнейшему обороту.

2.1.7.Движение документов регистрируется коммерческой дирекцией в Книге учета приема-передачи документов.

Книга учета приема-передачи документов заводится отдельно на каждый вид сообщения, должна быть пронумерована, прошнурована, заверена печатью АО «ВМТП».

Документы выдаются и принимаются под роспись ответственных работников стивидорных компаний, экспедиторов и коммерческой дирекции порта.

2.2. На экспортные грузы

2.2.1.Переработка грузов и их учет производятся на основании железнодорожной накладной и/или сертификата завода-изготовителя (экспортера), если это предусмотрено договором, в случае завоза груза в порт железнодорожным транспортом, и на основании товарно-транспортной накладной, в случае завоза груза автомобильным транспортом.

2.2.2.Железнодорожная накладная раскредитовывается в товарной кассе станции работниками коммерческой дирекции (центр обработки грузовых

38

документов) по доверенности грузовладельцев (экспедиторов) и их денежными средствами.

2.2.3. После регистрации документов в АСУ коммерческая дирекция передает их на фронты выгрузки вагонов под ответственность стивидорных компаний, производящих отдельные операции по переработке груза.

2.2.4 Выгрузка груза производится на основании отвеса, изготовленного при помощи АСУ в четырех экземплярах.

Результат выгрузки груза из вагона (а/машины) отражаются в отвесе, после чего изготавливается четыре экземпляра приемного акта, три экземпляра которого вместе с отвесом и железнодорожной (товарнотранспортной) накладной передаются в коммерческую дирекцию, не позднее смены, в течение которой производились грузовые операции.

2.2.5.Коммерческая дирекция проверяет соответствие груза и его количества, фактически принятого на причал, в соответствии с приемным актом и реквизитами железнодорожной накладной.

В случае каких-либо расхождений коммерческая дирекция в течение трех суток принимает меры к получению коммерческого акта. Если станция отказывает в выдаче коммерческого акта или не укладывается в указанный срок, ее действия могут быть обжалованы коммерческой дирекцией в установленном порядке.

2.2.6.Железнодорожная накладная и сертификаты, коммерческий акт, два экземпляра приемного акта передаются коммерческой дирекцией экспедитору (грузовладельцу), один экземпляр приемного акта и отвес остаются в коммерческой дирекции для контроля, подготовки счетов и формирования пароходного дела.

2.2.7.Основанием для погрузки груза на морской транспорт является поручение на отгрузку экспортного груза, которое изготавливается экспедитором (грузовладельцем) и в четырех экземплярах передается в коммерческую дирекцию не позднее 48 часов до начала погрузки судна.

Три экземпляра поручения передаются на причал, один экземпляр остается в коммерческой дирекции для контроля и формирования пароходного дела.

Не допускается выдача поручения экспедитором на причал, минуя коммерческую дирекцию.

Одновременно с поручением экспедитор (грузовладелец) передает в коммерческую дирекцию прикладной лист (грузовой список), который должен содержать полную информацию о грузе, предназначенном к погрузке на судно с указанием номеров вагонов, ж.д. накладных, приемных актов. Коммерческая дирекция на основании грузового списка изготавливает предварительный грузовой план.

2.2.8.Результаты погрузки груза на судно на основании тальманских расписок фиксируются в поручении.

По результатам отгрузки причалом составляется сдаточный акт. Реквизиты, указанные в сдаточном акте, должны совпадать с реквизитами,

39

указанными в прикладном листе. Сдаточный акт подписывается представителем причала (старшим учетчиком, заведующим складом) и утверждается руководителем стивидорной компании. Сдаточный акт передается в коммерческую дирекцию не позднее двадцати четырех часов с момента окончания погрузоразгрузочных работ.

2.2.9.На основании поручения и сдаточного акта коммерческая дирекция изготавливает пакет документов (коносаменты, штурманские расписки и т.д.)

всоответствии с инструкциями грузовладельца (экспедитора) и оформляет эти документы с администрацией судна.

Оформленные документы передаются экспедитору (грузовладельцу). Один экземпляр документа (коносамента или штурманской расписки) остается в коммерческой дирекции.

Не допускается изготовления и оформления документов экспедитором самостоятельно.

2.2.10.Коммерческая дирекция на основании оформленных документов (поручения, приемных актов, сдаточного акта, коносамента или штурманской расписки) и в полном соответствии с договором производит расчет стоимость оказанных грузовладельцу услуг.

На основании расчета оформляется счет, который регистрируется в установленном порядке и подписывается руководителем коммерческой дирекции.

Одновременно с подготовкой счета коммерческая дирекция производит расчет распределения дохода в соответствии с внутренним соглашением между АО «ВМТП» и предприятием, выполнившим работы по соответствующему счету.

Счета вручаются или высылаются с обязательным уведомлением клиенту для оплаты не позднее двух суток со дня получения документов от стивидорной компании.

Копии оформленных надлежащим образом счетов вместе с расчетами по внутреннему соглашению передаются в финансовую дирекцию для осуществления контроля. Финансовая дирекция уведомляет коммерческую дирекцию о поступлениях денежных средств в день получения платежей.

В случае частичного или полного отказа грузовладельца от оплаты счетов, а также отклонения от сроков оплаты, предусмотренных договором, финансовая дирекция немедленно извещает коммерческую дирекцию для принятия мер вплоть до оформления и предъявления претензий.

2.2.11.Оформление документов в таможенном отношении, исполнение всех необходимых таможенных формальностей (в том числе организация досмотра прибывшего в порт или погруженного на судно груза) является обязанностью грузовладельца (экспедитора) и попадает под его ответственность, если иное не предусмотрено совместными технологическими схемами АО «ВМТП» и таможни.

2.3. На импортные грузы

40