1.3 Порядок выполнения работы
Запустить, мультимедийный курс: Библиотека Кирилла и Мефодия «Изучаем Access 2000».
Наберите «Имя» под которым будете работать и нажмите Enter.
Выполните последовательно все 7 уроков (в каждом 4-10 заданий).
С концентрируйтесь на основных терминологических понятиях, составных компонентах и функциональных возможностях СУБД Access.
Замечание: программа работает в интерактивном режиме и контролирует правильность ввода данных. Обратите внимание на создание элементов управления при разработке форм, а также вычисляемых полей. При разработке отчетов в режиме конструктора обратите внимание на создание областей группировки.
1.4 Контрольные вопросы
Сформулируйте назначение, свойства и характеристики СУБД Access.
Дайте определение понятиям: Банк данных, База данных, Система управления базой данных.
Поясните назначение концептуального, внутреннего и внешнего уровней.
Какие структуры данных вам известны?
Дайте основные понятия для элементов диаграммы «Сущность-связь».
Приведите основные требования, предъявляемые к банкам и базам данных.
В чем состоит основное назначение форм, отчетов, запросов?
В чем состоит основное назначение макросов и панелей инструментов?
Что означает потенциальный ключ, первичный ключ, внешний ключ, составной ключ таблицы?
Поясните, понятие экземпляра ПрО в таблицах РБД. Как достигается однородность таблиц РБД?
Как обеспечивается вывод необходимых панелей инструментов в Access?
В чем основное отличие структуры QBE и языка SQL?
В чем состоит основное достоинство реляционных баз данных?
Поясните, в чем состоят основные достоинства языка SQL?
Поясните основное назначение диаграммы «Сущность-связь»?
Раскройте смысл основной задачи нормализации РБД.
Поясните, сокращается ли при нормализации РБД объем занимаемый БД?
Как влияет нормализация на производительность, доступ к данным, в РБД?
1.5 Литература
Голицына О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие.- М.: Форум: ИНФРА-М, 2004.-352с.
Хомоненко А.Д., Гридин В.В. Microsoft Access. Быстрый старт.- СПб.: БХВ -Петербург, 2002.- 304с.
Изучаем Access 2000. Мультимедийный курс.–Библиотека Кирилла и Мефодия.-2003.
Робинсон С. Access 2000. Учебный курс. – СПб.: Питер, 2000
Примечание: электронные версии необходимых материалов находятся на fttp:\\192.68.1.1 в папке библиотека \ управление данными.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 2
Создания таблиц, их индексирование и связывание.
Запуск БД и ее защита (8 часов).
2.1 Цель работы
Приобретение практических навыков создания БД: таблиц, их индексирования и связывания, ведения базы данных в среде СУБД MS Access. Закрепление основных терминологических понятий.
2.2 Необходимые краткие сведения
База данных MS Access хранится в одном файле с расширением “.mdb” или “.mde”. Имя файла может иметь длину до 255 символов. Для сохранения данных Access использует ядро базы данных JET (Join Engine Technology). В Access версии старше 2002 для создания приложений архитектуры клиент сервер предусмотрено использование технологии SQL Server 2000 Desktop Engine, которая является альтернативой ядру JET.
После запуска на экране появляется интегрированная среда разработки IDE (Integrated Development Environment), состоящая из следующих элементов:
системы меню, которая содержит команды, используемые при работе с Access;
панели инструментов, обеспечивающих быстрый доступ к наиболее часто используемым командам среды проектирования;
окно базы данных, включающее объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и программные модули;
панели элементов, предоставляющей набор инструментальных средств, используемых при разработке форм и отчетов (открывается командой меню Вид / Панель элементов);
окно свойств, позволяющее устанавливать свойства объектов базы данных (открывается командой меню Вид / Свойства).
Справочная система MS Access предоставляет контекстный доступ к справочным сведениям с помощью клавиши <F1>. После исполнения команды Справка / Справка: Microsoft Access можно выбрать то или иное действие по поиску необходимых сведений.
Сразу после запуска программы Access пользователь может создавать новую БД. Каждое отношение реляционной БД представляется в виде таблицы. Таблицы являются основным элементом БД. При создании новых таблиц обычно используется режим Конструктор. Вид его окна показан на рис. 25.
Для создания таблицы в режиме Конструктор нужно: войти в окно БД; нажать кнопку Таблицы и затем кнопку Создать; в окне Новая таблица выбрать элемент Конструктор; определить в таблице каждое поле.
Окно режима Конструктор состоит из двух частей:
верхняя служит для определения имен полей: Имя поля, Типа данных, Описание;
нижняя используется для определения Свойств поля.
Рис.25 Окно режима Конструктор при работе с таблицей.
Имя каждого поля не более 64 символов. Поле Тип данных должен обеспечивать наиболее эффективный способ хранения соответствующей информации в поле. Поле описание является комментариями к полю Имя поля.
Используемые типы данных: текстовый (наиболее распространенный), MEMO для хранения длинного текста, числовой, дата/время, счетчик для нумерации записей, логический, денежный, поле объекта OLE, гиперссылка, тип Мастер подстановок (рис.26).
Рис.26 Используемые типы данных.
С каждым полем таблицы связывается набор свойств, которые могут быть использованы для настройки хранения данных в поле, методов работы с полем и способа его отображения на экране. Так, например, свойство Размер поля определяет максимальный размер данных и связан с Типом данных (текстовый, числовой, счетчик).
Замечание.
Следует аккуратно подходить к выбору
свойств полей. Так, например, использование
значений по умолчанию может приводить
к чрезмерному резервированию памяти
и соответственно к неэффективному ее
использованию. Или, например, при выборе
свойства индексированного
поля:
совпадения
допускаются/не допускаются
нужно помнить, что для полей внешних
ключей совпадения
допускаются!
В лабораторной работе описание предметной области на инфологическом уровне считается заданным. Поэтому в соответствии с индивидуальным заданием (п.2.4) студенту указаны имена основных полей и названия таблиц. После создания структуры таблиц, выбора типов данных и свойств полей, а также задания ключевых и индексированных полей создание таблиц считается законченным.
Однако разработка БД не заканчивается созданием таблиц. Далее таблицы заполняются соответствующими данными, которые можно использовать в формах, запросах и отчетах. Кроме того, обычно создается приложение (программа), управляющее логикой обработки данных в Access.
На практике заполнение таблиц осуществляется через специальные формы. Однако в лабораторной работе мы вначале заполняем таблицы, а затем приступаем к разработке приложения. Поэтому необходимо очень аккуратно отнестись к заполнению таблиц и исключить как синтаксические, так и орфографические ошибки, что может неизбежно повлечь возникновение различных аномалий и как следствие «отказ» СУБД в создании связей Схемы данных (датологической модели).
После создания таблиц устанавливаются связи между ними для поддержания целостности данных и их совместной обработки (рис.24). Связи между таблицами основаны на их общем поле. При этом одна из таблиц обычно является главной (родительской), а другая – подчиненной (потомком). Тип связи отражает соответствие связываемых записей в главной и подчиненной таблицах.
СУБД Access, как правило, находит и устраняет сбои в БД при её открытии. Если она не может это сделать, то для восстановления БД следует применить команду меню Сервис / Служебные программы / Сжать и восстановить базу данных.
Для анализа эффективности работы БД служат Анализатор таблиц и Анализатор быстродействия, доступ к которым осуществляется через команду Анализ меню Сервис. Однако это возможно только при инсталляции соответствующих Мастеров Access.