2. Определение ключевых полей

Ключевое поле – это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Access 2007 предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Microsoft Access 2007 можно выделить три типа ключевых ключей:

• Счетчик;

• Простой ключ;

• Составной ключ.

Рассмотрим каждые из этих типов.

Поле-счетчик характеризуется тем, что Access 2007 автоматически заполняет его последовательными или случайными числами без какого-либо участия пользователя. Чтобы создать ключевое поле-счетчик, нужно определить поле с типом данных Счетчик и выбрать его в качестве ключа.

Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальное значение (например, номера или коды). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо сделать ключевыми те поля таблицы, которые должны входить в состав ключа.

ЗАДАНИЕ 6

В качестве примера определим ключевые поля в таблице Вашей базы данных «Автосалон». Ключевым полем для таблицы Заказы будет поле «Код заказа», однозначно идентифицирующее заказ, внесенный в Вашу базу данных.

Для того, чтобы определить ключевое поле в таблице базы данных, выполните следующие действия:

1. Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора.

2. В столбце Имя поля щелкните мышкой по названию поля «Код заказа».

3. Щелкните по контекстной вкладке Работа с таблицами на ленте команд, чтобы отразить команды для работы с таблицей в режиме Конструктора (рисунок 71).

Рисунок 71 - Вкладка «Работа с таблицами»(режим «Конструктор»)

4. В группе Сервис нажмите кнопку Ключевое поле. После этого выбранное поле станет ключевым и около него появится значок в виде желтого ключа (см. рисунок 72)

Рисунок 72 - Создание ключевого поля

5. Нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа, чтобы сохранить сделанные изменения.

6. Щелкните кнопку Закрыть в заголовке окна таблицы, чтобы закрыть и выйти из режима Конструктора.

ЗАДАНИЕ 7

Аналогичным образом создайте таблицы, описание которых приведено ниже и обозначьте ключевые поля.

Так же обратите внимание на то, что в данных таблицах есть Текстовый тип данных, там где необходимо измените Количество символов на меньшее число.

Таблица Цвет (см. рисунок 73):

• Поле «Цвет» – содержит название цвета автомобиля (ключевое поле).

Рисунок 73 – Таблица Цвет

Таблица Менеджер (см. рисунок 74):

• Поле «Фамилия» - содержит информацию о фамилии менеджера (ключевое поле);

• Поле «Телефон» - содержит телефон менеджера.

Рисунок 74 – Таблица Менеджер

Таблица Доставка (см. рисунок 75):

• Поле «Код доставки» - содержит порядковый номер записи о доставке (ключевое поле);

• Поле «Код заказа» - содержит номер заказа из таблицы Заказы;

• Поле «Дата отправки» - содержит дату отправки;

• Поле «Дата доставки» - содержит дату доставки;

• Поле «Дата уведомления» - содержит дату уведомления.

Рисунок 75 – Таблица Доставка

Таблица Поставщики (см. рисунок 76):

• Поле «Код поставщика» - содержит порядковый номер записи о поставщике (ключевое поле);

• Поле «Название» - содержит название организации поставщика;

• Поле «Страна» - содержит название страны поставщика;

• Поле «Адрес» - содержит адрес поставщика;

• Поле «Город» - содержит название города поставщика;

• Поле «Срок выполнения» - содержит сорок выполнения заказа (дата выполнеенния заказа);

• Поле «Срок доставки» - содержит количество дней, затраченных на доставку заказа.

Рисунок 76 – Таблица Поставщики

Также необходимо изменить типы данных в таблице Ассортимент, сделать их такими же как показано на рисунке 77.

Рисунок 77 – Таблица Ассортимент

ЗАДАНИЕ 8

С помощью Справки (рисунок 78) выясните назначение полей для Текстового типа данных: Формат поля, Маска ввода, Обязательные поля, Индексированное поле. Назначение данных полей перепишите в тетрадь.

Рисунок 78 - Справка