2. Использование Конструктора таблиц

Режим Конструктора применяется пользователями Access 2007 намного чаще предыдущего режима, потому, что он представляет наибольшие возможности для создания новых таблиц. С помощью Конструктора можно получить новую базу данных любой сложности, обладающую нужными пользователю свойствами. Конечно, этот метод более трудоемок, потому что пользователь должен вручную определить свойства для всех полей таблицы. Но в любом случае каждому пользователю Microsoft Access 2007 нужно уметь пользоваться Конструктором таблиц, потому что это может потребоваться для просмотра или изменения структуры уже существующей таблицы базы данных.

В случае использования режима Конструктора новые таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Именно таким способом Вы создадите еще одну таблицу базы данных – Заказы.

Напомним, что во второй лабораторной работе Вы разработали структуры таблицы Заказы:

• Поле «Код заказа» - содержит порядковый номер заказа;

• Поле «Клиент» - содержит номер клиента из таблицы Клиент;

• Поле «Автомобиль» - содержит марку автомобиля из таблицы Ассортимент;

• Поле «Цвет» - содержит цвет автомобиля из таблицы Цвет;

• Поле «Тип кузова» - содержит информацию о типе кузова (седан или хэчбэк);

• Поле «Количество» - содержит информацию о количестве автомобилей;

• Поле «Дата заключения» - содержит информацию о дате заключения сделки;

• Поле «Менеджер» - содержит фамилию менеджера, осуществившего сделку, данные берутся из таблицы Менеджер;

• Поле «Сборка» - содержит информацию о стане производившей сборку автомобиля (Россия или страна производителя);

• Поле «Климатсистема» - содержит информацию о наличии климатсистемы (да или нет);

• Поле «Коробка передач» - содержит информацию о типе коробки передач (АКПП или МКПП);

• Поле «Аудиосистема» - содержит информацию о наличии аудиосистемы (Да или Нет);

• Поле «Оплата в процентах» - содержит информацию об оплате в процентах.

ЗАДАНИЕ 4

Для того, чтобы создать таблицу Заказы с помощью Конструктора таблиц, выполните следующие действия:

1. Щелкните по вкладке Создание на ленте команд.

2. Щелкните по кнопке Конструктор таблиц, чтобы запустить создание новой таблицы в режиме Конструктора. На экране появится пустая форма (рисунок 60)

Рисунок 60 ‑ Пустая форма Конструктора таблиц

3. В столбце Имя поля щелкните верхнюю ячейку и введите название первого поля таблицы – Код заказа.

4. Щелкните мышью в пустой ячейке под названием первого поля новой таблицы. В столбце Тип данных для первого поля по умолчанию будет установлен тип Текстовый. Результат ввода имени поля таблицы представлен на рисунке 61.

Рисунок 61 - Ввод имени поля таблицы

5. Аналогично шагам 4-5 введите остальные названия столбцов. Вид формы Конструктора таблиц после ввода названий всех полей новой таблицы показан на рисунке 62.

Рисунок 62 - Ввод имен полей таблицы

6. Теперь измените предложенные по умолчанию свойства столбцов новой таблицы. В строке Код заказа щелкните по слову Текстовый. В результате в конце ячейки появится кнопка со стрелкой (см. рисунок 63).

Рисунок 63 - Изменение типа данных

7. Щелкните по кнопке со стрелкой. На экране раскроется список выбора типа данных для поля Код заказа (см. рисунок 64).

Рисунок 64 - Выбор типа данных

Для того чтобы выбрать правильный вариант Типа данных Вам необходимо знать, какие типы данных бывают и какими особенностями они обладают.

• Текстовый – в поле этого типа можно хранить до 255 символов – букв, цифр, знаков препинания и т.д. Числа в текстовых полях не являются числами. Это всего лишь последовательность цифр, расположенных рядом.

• МЕМО – поле этого типа может содержать до 64000 символов информации. Обычно в полях МЕМО хранятся примечания, описания и другие длинные текстовые данные.

• Числовой – поле содержит число (только одно число). От текста числа отличаются тем, что над ними можно проводить арифметические операции. Если несколько цифр записаны в текстовое поле, то выполнять над ними эти операции нельзя, так как они определяются как текст. Кроме того, если число обозначает количество рублей или долларов, то лучше применить Денежный тип.

• Дата/Время – в зависимости от заданного типа в поле хранится или дата или время, или оба этих значения.

• Денежный – количество рублей и копеек, долларов и центов, фунтов и шиллингов и т.д. Записываются значения денежных единиц.

• Счетчик – при добавлении в таблицу новой записи Access автоматически записывает ее номер в поле Счетчик. Этим обеспечивается уникальность каждой записи.

• Логический – поле этого типа может содержать одно из двух значений: Да или Нет, истина или ложь, включено или выключено, 0 или 1 – все это разные названия одних и тех же двух значений.

• Объект OLE – технология OLE (Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объектов) получила в последнее время широкое распространение. Объектом OLE может быть что угодно: документ Word, файл изображения, видеофайл, песня, Web-страница. Если объект OLE внедрен в поле таблицы, программа Access увидит, что это такое, и правильно выберет программу для обработки объекта.

• Гиперссылка – с помощью данного типа полей Access понимает специальный язык гиперссылок, используемых в Интернете. Если база данных Access подключена к сети, поля типа Гиперссылка могут применяться для обращения к другим источникам информации.

Исходя из выше сказанного полю «Код заказа» необходимо задать тип данных Числовой, для удобного ввода номера заказа.

8. Щелкните вариант Числовой (рисунок 65).

Рисунок 65 - Результат изменения типа данных

9. Для полей «Автомобиль», «Цвет», «Тип кузова», «Менеджер», «Сборка», «Коробка передач» оставьте установленный по умолчанию вариант Текстовый, нужно только изменить максимальную длину строки для этих полей. По умолчанию устанавливается предел длины в 255 символов, но таких длин имен в Вашей базе данных явно не будет. Для поля «Менеджер» будет достаточно 50 символов, а для полей «Цвет» и «Тип кузова» с избытком хватит по 10. Для коррекции длины поля щелкните по его названию в Конструкторе, тогда под списком полей отобразятся свойства выбранного поля (см. рисунок 66).

Рисунок 66 - Изменение длинны ячейки

10. На вкладке Общие введите новое значение максимальной длинны в поле Размер поля. Для поля «Автомобиль» введите значение 15 и нажмите клавишу Enter. Точно так же установите длину полей «Цвет» и «Тип кузова», равную 10 и так далее на Ваше усмотрение, только помните, что данное свойство устанавливается только у Текстового типа (рисунок 66).

11. Щелкните по полю « Дата заключения», раскройте меню выбора типа поля и щелкните по варианту Дата/ время. На вкладке Общие щелкните по полю Формат поля. Когда в конце поля появится кнопка со стрелкой, щелкните и выберите опцию Краткий формат даты в раскрывшемся меню (см. рисунок 67). В этом случае дата заключения сделки будет отображаться в привычном кратком формате.

Рисунок 67 - Выбор формата поля

12. Щелкните по полю «Клиент» группы и выберите для него тип Числовой. С помощью этого поля Вы свяжете таблицу Заказы с таблицей Клиенты.

13. Для полей «Аудиосистема», «Климатсистема» установите тип Логический (т.к в данных полях нам не нужно ни чего вводить, а только отмечать наличие данных систем).

Во вкладке Свойств Общие измените Формат поля на Вкл/Выкл (см. рисунок 68).

Рисунок 68 - Изменение формата поля

14. При необходимости введите описание каждого поля таблицы в столбце Описание. Описание полей нужны для того, чтобы пользователь не запутался в назначении полей таблицы, особенно если таблица очень большая и в качестве имен полей используются англоязычные сокращения. Поскольку при создании таблицы Вы использовали понятные названия полей, вводить их описания не обязательно.

15. Теперь состав таблицы полностью определен. Результат изменения типов данных смотри на рисунке 69.

Рисунок 69 – Результат изменения типов данных

16. А сейчас необходимо сохранить новую таблицу в базе данных. Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа (рисунок 70).

Рисунок 70 - Панель Быстрого доступа

17. Access 2007 отобразит диалоговое окно ввода имени для сохранения новой таблицы (рисунок 58). в поле Имя таблицы введите название для новой таблицы – Заказы. После этого нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить новую таблицу в учебной базе данных и закрыть окно диалога.

18. При сохранении таблицы Microsoft Access 2007 выдаст предупреждение о том, что в таблице не заданы ключевые поля, и предложит создать их автоматически (см. рисунок 71). Нажмите кнопку Нет для сохранения таблицы без ключевых полей.

Рисунок 71 – Предупреждение системы

19. После этого в Конструкторе изменится заголовок таблицы, а в области переходов появится новая таблица Заказы.