VI. Использование формы
Основной целью создания простых форм является добавление новых записей, удаление записей или редактирование данных в одной или более таблицах, являющихся источником данных для формы. Добавление, удаление и редактирование записей с помощью формы происходит при работе с ней в режиме формы.
Добавление записей
В формах, как и в таблицах, предусмотрена пустая запись, которая предназначена для добавления новых записей в таблицу. Аналогично пустой записи любой таблицы базы данных, пустая запись формы отображается после всех заполненных записей. К этой записи можно перейти, пролистав в форме все записи с помощью кнопок перехода по записям или с помощью специальной кнопки перехода на новую запись. После ввода данных в эту запись формы и ее сохранения данные автоматически попадают в таблицу, связанную с формой.
При добавлении новой записи в таблицу с помощью формы необходимо, переместиться на новую запись, заполнить поля этой формы в соответствии с правилами, определенными разработчиками формы. Перемещение между полями формы происходит аналогично тому, как это делается в таблицах, за исключением того, что клавиши перемещение курсора вверх и вниз перемещают курсор между полями, а не между записями.
Возможность добавления записей в связанную с формой таблицу регулируется свойством формы Разрешить добавление. Чтобы с помощью формы можно было добавлять новые записи в таблицу, свойство Разрешить добавление должно иметь значение Да. Просмотреть или изменить значения свойства Разрешить добавление можно с помощью области Окно свойств при открытии формы в режиме Конструктора.
Изменение записи
Редактирование существующих записей таблицы с помощью формы аналогично добавлению новых записей. Однако прежде чем приступить к редактированию записи, сначала ее нужно найти в таблице. Для этих целей можно воспользоваться кнопками перехода по записям, расположенными в нижней части окна формы (рисунок 199).
Рисунок 199 – Панель навигации формы
Кнопки панели навигации формы выполняют те же функции, что и аналогичные кнопки в таблицах. В текстовом поле, находящемся между кнопками навигации, отображается порядковый номер текущей записи. Чтобы отобразить нужную запись с известным номером, просто введите номер в это поле и нажмите клавишу Enter.
Самая левая кнопка навигации и симметричная ей правая кнопка навигации позволяют перейти на первую или последнюю запись таблицы, которая является источником данных для формы. Вторая слева и симметричная ей справа кнопка навигации позволяют переходить к предыдущей или следующим записям таблицы-источника.
Если вы не знаете порядкового номера нужной записи, то для ее поиска можно использовать кнопку Поиск на панели навигации. Если необходимо чтобы записи были упорядочены по значению какого–либо поля, выделите его, а затем нажмите Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Эти кнопки расположены в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная. Для поиска нужной записи таблицы также можно использовать фильтры.
После обнаружения нужной записи таблицы с помощью описанных выше методов можно приступить к ее редактированию с использованием полей формы.
Для изменения значения в ячейке таблицы нужно изменить значение в соответствующем ей поле формы. Для сохранения введенных значений щелкните кнопку Сохранить на панели быстрого доступа или нажмите комбинацию клавиш Shift+Enter.
Удаление записи
Для удаления ненужной записи таблицы с помощью формы сначала перейдите на эту запись с помощью кнопок на панели навигации формы. После этого воспользуйтесь меню кнопки Удалить, расположенной в группе Записи вкладки Главная, либо щелкните по области выделения записи, находящейся слева от области данных формы (это узкая полоска с черным значком-треугольником около левой границы окна формы), а затем нажмите Del.
Действия Microsoft Access 2007 при попытке удаления записи различаются в зависимости от связей, существующих между таблицами базы данных. Если удаляемая запись не имеет подчиненных записей в связанных таблицах, или разрешено каскадное удаление записей, то ее удаление возможно. В этом случае появится окно, запрашивающее подтверждение удаления записи. Для подтверждения удаления записи нужно нажать кнопку Да. В противном случае при попытке удалить запись будет отображаться другое сообщение, предупреждающее о том, что невозможно удалить запись. Так как она содержит связанные с ней записи в других таблицах, с указание имени таблицы, содержащей связанные записи. Это связано с работой Access, обеспечивающего автоматическую поддержку целостности данных. В рассматриваемом случае, прежде чем удалить такую запись, необходимо сначала удалить из других таблиц базы данных все записи, связанные с удаляемой записью.
ЗАДАНИЕ 14
Добавьте информацию о трех новых заказах.
Удалите записи о трех любых менеджерах.
Результат покажите преподавателю.