Лабораторная работа №7

Основы работы с формами. Построение сложных форм.

Выполнив эту лабораторную работу, Вы сможете:

• Создавать формы;

• Изменять формы;

• Добавлять элементы управления в формы.

1. ФОРМЫ

Обычно разработчик базы данных создает структуру таблиц и запросов, но заполнением таблиц информацией он не занимается. Для этого есть специальные кадры (обычно малоквалифицированные), выполняющие функции наборщиков. Для упрощения их труда разработчик базы может подготовить специальные объекты - формы.

Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Наборщик вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы.

2. ЗАЧЕМ НУЖНЫ ФОРМЫ?

Данные в таблицу можно вносить и без помощи каких-либо форм, но существуют по крайней мере четыре причины, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу.

Во-первых, малоквалифицированному персоналу нельзя предоставлять доступ к таблицам (самому ценному из того, что есть в базе). Представьте, что будет, если новичок "наведет порядок" в таблице банка, хранящей расчетные счета клиентов.

Во-вторых, разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в таблицах. Например, один имеет право вводить только имена и адреса клиентов, другой - только номера их расчетных счетов, а третий - только денежные суммы, хранящиеся на этих счетах. Сговор между этими людьми должен быть исключен. Для ввода данных им предоставляют разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу.

В-третьих, ввод данных в таблицу - чрезвычайно утомительное занятие. Уже после нескольких часов работы люди делают ошибки. Ввод данных в форму проще. Здесь многое можно автоматизировать. К тому же элементы управления форм настраивают таким образом, чтобы при вводе данных выполнялась их первичная проверка.

И наконец, в-четвертых, надо вспомнить, откуда берется информация для баз данных. Как правило, ее берут из бумажных бланков (анкет, заявлений, накладных, счетов, описей, ведомостей, справок и т. п.).

Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, с которых происходит ввод данных. Благодаря этому во много раз уменьшается количество ошибок при вводе и значительно снижается утомляемость персонала.

3. Создание новой формы

По сравнению с предыдущими версиями программы, в Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать формы, а также добавлены новые типы форм и улучшены их функциональные возможности. Наибольшее практическое значение имеют следующие способы создания новых форм в уже существующей базе данных:

• создание формы с помощью Мастера форм;

• создание формы в режиме Конструктора;

• создание формы с дополнительными элементами.

3.1 Создание формы с помощью мастера форм

При использовании Мастера форм для создания новой формы можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в форму поля из нескольких таблиц или запросов при условии, что заранее заданы отношения между этими таблицами и записями.

В качестве примера работы с Мастером вы создадите форму для просмотра и добавления ассортимента.

ЗАДАНИЕ 1

Для того чтобы создать новую форму с помощью Мастера, выполните следующие действия:

1. Откройте базу данных «Автосалон».

2. В области переходов щелкните по имени таблицы, для которой вам нужно создать форму, в вашем случае имя таблицы Ассортимент.

3. Щелкните по вкладке Создание.

4. В группе Формы щелкните по кнопке - Другие формы. Меню кнопки представлено на рисунке 161.

Рисунок 161 – Меню кнопки Другие формы

5. В раскрывшемся меню выберите команду Мастер форм. На экране появится первое окно Мастера форм (рисунок 162), в котором предлагается выбрать таблицу и определить набор полей для новой формы.

6. Определите таблицу, для которой будет создана новая форма. Вы должны создать форму для таблицы Ассортимент, поэтому в поле Таблицы и запросы оставьте значение по умолчанию. Если вам понадобится создать форму для другой таблицы, то для этого необходимо раскрыть список Таблицы и запросы и выбрать название нужной таблицы.

Рисунок 162 – Первое окно Мастера форм

7. В списке доступные поля отметьте поля таблицы, которые должны быть на новой форме. Чтобы выбрать только часть полей таблицы, необходимо щелкнуть по каждому требуемому полю и нажать кнопку для его переноса в список Выбранные поля. Так как вам для формы необходимы все поля таблицы, щелкните по кнопке для переноса всех полей таблицы в список Выбранные поля. Результат представлен на рисунке 163.

Рисунок 163 - Результат выбора полей

Если вам понадобится добавить к форме поля из нескольких таблиц или запросов не нажимайте кнопки Далее и Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса на первой странице Мастера форм. Повторите шаги для выбора другой таблицы или запроса и выберите из них дополнительные поля, которые требуется включить в форму. Для продолжения работы Мастера необходимо будет нажать кнопке Далее или Готово. Нажмите кнопку Далее.

8. В следующем окне Мастера форм (рисунок 164) выберите вид новой формы, щелкнув по одному из предложенных вариантов:

• В один столбец – при выборе этого варианта все поля новой формы будут расположены в один столбец;

• Ленточный – при выборе этого варианта будет создана ленточная форма;

• Табличный – при выборе этого варианта новая форма будет выглядеть как обычная таблица;

Выровненный – при выборе этого варианта будет создана ленточная форма с полями, выровненными по ширине экрана.

Отметьте вариант Выровненный и нажмите кнопку Далее.

Рисунок 164 – Окно выбора вида формы

9. На экране появится третье окно Мастера (рисунок 165). В предложенном списке выберите желаемый стиль оформления новой формы. Например, для оформления формы по таблице Ассортимент выберите вариант Аспект. Для просмотра стиля необходимо щелкнуть по названию стиля в списке. Нажмите кнопку Далее.

Рисунок 166 – Третье окно Мастера форм

10. На экране появится четвертое окно Мастера форм (рисунок 167).

Рисунок 167 – Последнее окно Мастера форм

Если необходимо, то в данном окне можно изменить название формы. Оставьте название по умолчанию Ассортимент. Нажмите кнопку Готово. Перед вами откроется окно формы Ассортимент (рисунок 168)

Рисунок 168 – Окно формы Ассортимент

ЗАДАНИЕ 2

С помощью мастера создайте формы для таблиц Менеджеры с названием «Менеджеры» и Доставка с названием «Оформление доставки».

Результат продемонстрируйте преподавателю.