Лаб.раб MS Acsess / Урок 4

Лабораторная работа 4. MS Access

Создание форм и отчетов

 

Задание 1

Создать в базе данных Документодвижение следующие формы и отчеты:

1. автоформу в один столбец по таблице «Перечень документов»;

2. автоформу ленточную по таблице «Подразделения организации»;

3. автоформу табличную по таблице «Поступление документов»;

4. сложную форму по трем таблицам с помощью Мастера форм;

5. сводную диаграмму, отражающую количество поступающих документов;

6. отчет «Документы» по таблицам «Перечень документов», «Подразделения организации», «Поступление документов» и запросу Договор.

 

Ход выполнения задания 1

I.  Создание автоформы в столбец по таблице «Перечень документов».

 

1. Открыть базу данных Документодвижение.

2. Вызвать программу создания автоформы в один столбец:

3. Перейти на ленту Создание.

4. На панели инструментов Формы выбрать элемент Другие формы (рис. 1).

Рис. 1. Выбор элемента Другие формы.

5. В появившемся списке выбрать Мастер форм (рис. 2).

Рис. 2. Выбор элемента Мастер форм.

5. Выбрать таблицу «Перечень документов» в качестве источника данных (рис. 3). 

 

Рис. 3. Форма таблицы «перечень документов»

5. Перенести все Доступные поля в Выбранные поля с помощью кнопки (рис. 4).

Рис. 4. Выбор доступных полей.

5. Щелкнуть по кнопке Далее.

6. Выбрать тип формы «в один столбец» (рис. 5). Нажать Далее.

Рис. 5. Выбор типа формы «в один столбец».

5. Выберите любой стиль для вашей формы. Нажмите Далее.

Рис. 6. Выбор стиля формы.

5. Задайте имя для вашей формы (рис. 7) и нажмите Готово.

Рис. 7. Окончание создания формы.

5. Просмотреть карточки на имеющиеся документов, пользуясь кнопками  и  в нижней части окна формы.

6. Создать новую запись в форме. Для этого щелкнуть мышью по кнопке  и заполнить новую запись информацией о документе «приказ», срок хранения – «5 лет».

 

Рис. 8. Создание новой записи в форме

 

5. Сохранить заданную форму на диске и закрыть ее.

 

II. Создание ленточной автоформы по таблице «Подразделения организации».

1. Открыть базу данных Документодвижение.

2. Вызвать программу создания ленточной автоформы:

3. Вызвать Мастера форм.

4. Взять в качестве источника данных таблицу «Подразделения организации», выбрав все поля таблицы.

5. Выбрать внешний вид диаграммы Ленточный, стиль и задать имя.

6. Нажать Готово.

7. Создать новую запись в форме (рис. 9). Заполнить новую запись информацией о подразделении «Расчетный отдел», телефон (215)227-27-27, заметки - 2-222.

 

Рис. 9. Создание новой записи в ленточной форме

 

III. Создание табличной автоформы по таблице «Поступление документов».

 

1. Открыть базу данных Документодвижение.

2. Вызвать программу создания табличной автоформы:

3. Вызвать Мастера форм.

4. Взять в качестве источника данных таблицу «Поступления документов», выбрав все поля таблицы.

5. Выбрать внешний вид диаграммы Табличный, стиль и задать имя (рис.10).

6. Нажать Готово.

 

Рис. 10. Создание табличной формы

 

IV. Создание сложной формы по трем таблицам.

1. Вызвать Мастера форм. В качестве источника данных выбрать таблицу «Поступление документов».

2. Выбрать поля для формы:

   1. Щелкнуть мышью по кнопке , тем самым, включив в форму все поля таблицы «Поступление документов» (рис. 11).

Рис. 11. Выбор полей для формы

 

2. В строке Таблицы и запросы выбрать таблицу «Подразделения организации» и, выделяя поочередно название всех полей таблицы, кроме Названия подразделения, щелкать мышью по кнопке , включая, тем самым, все эти поля в создаваемую форму (рис. 12).

 

Рис. 12. Окно выбора полей для формы

 

3. В строке Таблицы и запросы выбрать таблицу «Перечень документов» и аналогичным образом добавить в форму поле Срок хранения.

 

4. Щелкнуть по кнопке Далее.

  

3. Выбрать вид представления данных. Для этого щелкнуть по строке Поступление документов (рис. 13). Нажать Далее.

Рис. 13. Выбор вида представления данных.

4. Выбрать внешний вид формы – «в один столбец». Нажать Далее.

5. Выбрать стиль, щелкнув мышью по строке Стандартный, а затем – по кнопке Далее. 

6. Задать имя формы (рис. 14). Щелкнуть мышью по кнопке Готово.

Рис. 14. Указание имени формы

7. Просмотреть форму (рис. 15) и закрыть ее.

Рис. 15. Готовая форма

 

 

V. Создание диаграммы, отражающей количество поступающих документов.

1. Открыть таблицу «Поступление документов».

2. Перейти на панель инструментов Формы.

3. Щелкнуть мышью по элементу Сводная диаграмма (рис. 16).

 

Рис. 16. Выбор элемента Сводная диаграмма.

 

4. Перенесите необходимые поля из Списка полей диаграммы (рис. 17). Чтобы включить Список полей диаграммы нажмите на кнопку .

Рис. 17. Список полей диаграммы.

5. В нижнюю часть перенесите поле Наименование документа, в правую часть – Название подразделения. В верхнюю часть – Кол-во документов.

Рис. 18. Окно образца диаграммы

 

6. Щелкнуть мышью по кнопке Готово.

7. Сохранить полученную диаграмму в форме под именем Диаграмма.

 

VI. Создание отчета «Документы» по таблицам «Перечень документов», «Подразделения организации», «Поступление документов» и запросу Договор.

1. Перейдите на ленту Создание. На панели инструментов Отчеты выберите Мастер отчетов.

Рис. 19. Выбор Мастера отчетов.

2. В строке Таблицы и запросы выбрать таблицу «Перечень документов». Переместить все поля этой таблицы в Выбранные поля.

3. То же самое проделать с таблицей «Подразделения организации».

4. В таблице «Поступление документов» выделить поочередно поля Код поставки, Дата, Количество документа и нажать щелчком мыши по кнопке , пересылая их в окно Выбранные поля (рис. 20).

 

 

Рис. 20. Выбор полей для создания отчета.

5. Выбрать вид представления данных – Перечень документов (рис. 21). Нажать Далее.

Рис. 21. Выбор вида представления данных перечень документов.

6. Выбрать уровни группировки. Выделить в окне Добавить уровни группировки поле Наименование документа, щелкнуть мышью по кнопке , а затем – по кнопке Далее.

 

Рис. 22. Добавления уровней группировки

 

7. Выбрать порядок сортировки данных. В окне, помеченном цифрой «1», выбрать порядок сортировки по полю Дата, а затем щелкнуть мышью по кнопке Итоги (рис. 23).

 

 

Рис. 23. Выбор порядка сортировки записей

 

8. Выбрать поля Количество для подведения итогов.

 

1. Щелчком мыши установить флажки в столбце Sum для полей Количество.

 

2. Щелкнуть мышью по кнопке OK, а затем – по кнопке Далее (рис. 24).

 

Рис. 24. Выбор итоговых значений

 

9. Выбрать вид макета отчета. Щелчком мыши выбрать ступенчатый макет и альбомную ориентацию листа (рис. 25), а затем щелкнуть по кнопке Далее.

 

Рис. 25. Выбор макета и ориентации отчета.

 

10. Выбрать стандартный стиль оформления (рис. 26) и щелкнуть по кнопке Далее.

Рис. 26. Выбор стиля оформления.

11. Присвоить отчету имя Документы. В окне Задайте имя отчета набрать текст Документы (рис.27) и щелкнуть мышью по кнопке Готово.

 

Рис. 27. Окно для задания имени отчета

 

12. Откорректировать отчет. Щелкнуть правой кнопкой мыши по отчету и выбрать кнопку и внести следующие коррективы в вид отчета:

      заметить слово «Sum» на слово «Сумма»;

      для тех колонок, названия которых не видны полностью, сократить названия.

Рис. 20. Окно отчета в режиме конструктора

13. Просмотреть полученный отчет. Щелкнуть ПКМ по отчету и выбрать .

14. Завершить работу.

 

 

Задание 2

1. Создать в базе данных Документодвижение автоформу в столбец по таблице «Архив».

2. Построить диаграмму по таблице «Архив», отражающую поступление документов.

3. Создать отчет Остаток по таблицам «Архив», «Подразделение организации», «Перечень товаров» и запросу Остаток.