Практическое производственное обучение / лабы / 2_Word_делопроизводство / Лабораторная работа 4

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

Лабораторная работа 4 Оформление личных документов

1. Введение

Представьте себе, что вы устроились на работу секретарем. Возможно, к вам будут обращаться работники предприятия с просьбой помочь в оформлении различных документов: заявлений, объяснительных записок, резюме, справок, докладных записок и т.п. Данные виды документов условно называются личными, так как они используются не для управления производством, а для личных потребностей сотрудников.

Докладная записка

Докладная записка - это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т.п.), по личному составу (о переводе работника на другую работу, наложении дисциплинарного взыскания и т.п.), по административнохозяйственным вопросам (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, об организации складского хозяйства и т.п.).

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

Докладные записки делятся на внешние и внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации - автора документа. Например, директор Национального исторического архива Беларуси может направить докладную записку на имя директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь: «О необходимости разработки положения о порядке оказания платных услуг и выполнения платных работ государственными архивами», «О необходимости создания издательского центра в системе Государственной архивной службы» и т.п.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке. Внутренняя докладная записка адресуется руководителю организации в

порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Например,

1

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

внутреннюю докладную записку на имя директора может подать руководитель структурного подразделения (отдела, управления, сектора, цеха и т.п.): заведующий канцелярией - «О состоянии работы с документами в структурных подразделениях»; начальник отдела кадров - «Об организации курсов повышения квалификации работников» и т.п.

Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Формуляры внешней и внутренней докладных записок имеют тот же состав реквизитов, схему их размещения и правила оформления, что и справки.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной составления документа, проводится их анализ. Текст докладной записки не следует начинать словами: «Довожу до вашего сведения». Предпочтительными являются следующие устойчивые обороты: «По вашему поручению проведена…», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п.

Во второй (основной) части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами: «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю (необходимым, целесообразным и т.д.)…», «Предлагаю… «, «Прошу…» и т.п.

Датой докладной записки является дата ее подписания.

Внешние докладные записки регистрируются на тех же основаниях, что и другие исходящие документы (письма, справки). Внутренние докладные записки регистрируются в журнале (картотеке) регистрации внутренних документов. Если в организации создается небольшое количество внутренних документов, их допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов.

Зарегистрированная докладная записка передается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте (но не полях!). Резолюция может быть оформлена также на отдельном листе и приложена к докладной записке

Объяснительная записка.

Объяснительная записка – это документ, составляющийся по некоторым производственным вопросам (в качестве приложения к

2

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

основному документу – например, какому-либо проекту) либо по вопросам трудовых отношений.

Предназначена объяснительная записка для прояснения конкретной ситуации с точки зрения виновника событий, ее цель – разобраться в причинах тех или иных событий.

Как правило, работодатель предлагает сотруднику написать объяснительную в случае предполагаемого совершения тем дисциплинарного проступка – обязанность запросить у работника объяснения в таком случае прямо возложена на работодателя статьей 193 ТК РФ

При этом у работника нет обязанности писать объяснительную записку, но если он этого не сделает, то работодатель может просто составить акт об отказе и применить дисциплинарное взыскание и без объяснений работника. Поэтому в ряде случаев дать объяснения все-таки стоит: возможно, никакой вины на работнике-то и нет.

Объяснительная записка пишется в произвольной форме с указанием даты ее составления и адресата (руководителя организации) и подписывается работником.

Объяснительная записка, как правило, состоит из двух разделов:

первый называет факты, послужившие поводом к ее написанию;

второй излагает причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Текст записки должен быть убедительным и содержать

неопровержимые доказательства.

По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений. Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Объяснительные записки работник чаще всего пишет в свободной текстовой форме от руки. Допускается оформление этих документов машинописным способом. Нередко в организациях используются и типовые бланки, которые могут утверждаться в том числе и в качестве приложений к Инструкции по кадровому делопроизводству (например, включаться в табель

иальбом форм документов отдела кадров).

Вслучае, когда в организации действуют локальные нормативные акты, которыми утверждены типовые формы документов, создаваемых в различных ситуациях, работники, конечно, должны следовать рекомендациям и оформлять обращения по утвержденным формам. Однако это не значит, что если работник принесет заявление или объяснительную записку, составленную не по утвержденной работодателем форме, то этот документ будет недействительным.

3

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

В процессе выполнения данной лабораторной работы вам предстоит освоить технологию создания подобных документов.

Задание 1

Запустите текстовый редактор MS Word и создайте в нем новый документ на основе шаблона Фирменный угловой бланк.dotx. Добавляя строки таблицы, объединяя и разбивая соответствующие ячейки, разместите в бланке документа следующие реквизиты (рис. 1).

Рисунок 1 – Образец шаблона докладной записки

Задание 2

Сохраните созданный документ в вашу папку под именем Докладная записка.docx.

2. Создание формы докладной записки, объяснительной записки и справки

На основе созданного нами шаблона можно создать еще два документа

– объяснительную записку и справку, если заменить соответствующим названием слово «докладная записка». Остальное содержимое документа будет аналогичным. Помните, мы уже создавали справку.

Задание 3

Создайте форму из документа под именем Докладная записка.docx. В этой форме мы объединим три документа: докладную записку,

4

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

объяснительную записку и справку. При создании формы ориентируйтесь на образец, представленный на рисунке 2.

Для каждого элемента формы установите свойство – «Элемент управления содержимым нельзя удалить».

Задание 4

Для каждого элемента управления Поле со списком создайте дополнительный пункт списка, в котором укажите текст выступающий в роли подсказки, что именно необходимо выбрать из того или иного списка:

Выберите должность, Укажите И.О. Фамилию адресата, Выберите тип документа. В качестве текста выводимого в бланк документа по умолчанию выберите из списков созданные подсказки (рис. 3).

Задание 5

В поле каждого элемента управления Форматированный текст,

введите текст-подсказку: Заголовок (о чем), Текст документа, Укажите должность, Укажите И.О. Фамилию автора документа (рис. 3). Это необходимо для того, чтобы, когда шаблон документа будет ограничен на редактирование, сотрудник, которому придется оформлять документ на основе созданного вами шаблона, мог сориентироваться и понять, куда и какую информацию необходимо писать в шаблоне.

5

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

Рисунок 2 – Образец формы шаблона

Задание 6

Ограничьте редактирование документа таким образом, чтобы данные можно было вводить только в поля формы. Пароль на защиту документа вводить не надо.

6

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

Рисунок 3 – Текст-подсказка

Задание 7

Сохраните созданный вами бланк документа как шаблон под именем

Докладная_объяснительная_справка.dotx. Задание 8

На основе созданного шаблона создайте документы, представленные на рисунке 4 и рисунке 5. Сохраните эти документы в вашу папку.

 Не производите изменения в самом шаблоне, а создайте новые документы на основе данного шаблона (вкладка Файл – команда Создать – Мои шаблоны - Докладная_объяснительная_справка.dotx).

7

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

3. Для самостоятельной работы

Задание. На основе углового бланка организации, который вы создали в первой лабораторной работе (в разделе Для самостоятельной работы) создайте форму Докладной записки и Объяснительной записки. Ниже предложены варианты тем (можете предложить свой вариант записки). Обязательно согласуйте номер вашего варианта с преподавателем.

1.Докладная записка: О выделении средств на оказание материальной помощи сотруднику.

2.Докладная записка: С предложениями по улучшению ваших условий труда.

3.Докладная записка: О неверном начислении заработной платы.

4.Докладная записка: О подготовке аудиторий к учебному году.

5.Докладная записка: Назначение ревизии на фирме.

6.Докладная записка: О проведение ремонта офиса.

7.Докладная записка: О переводе на должность.

8.Объяснительная записка: О неверном начислении заработной

платы.

9.Объяснительная записка: О проведение ревизии.

10.Объяснительная записка: Об опоздании на работу.

11.Объяснительная записка: О срыве учебного занятия.

12.Объяснительная записка: О не своевременном запуске в эксплуатацию нового оборудования.

13.Объяснительная записка: О разработке бизнес-плана.

4. Контрольные вопросы

1.Что такое докладная записка? Для чего создается такой документ?

2.Какие типы докладных записок выделяют?

3.Что представляет собой внешняя докладная записка? Охарактеризуйте данный вид докладной записки.

4.Что представляет собой внутренняя докладная записка? Охарактеризуйте данный вид докладной записки.

5.На сколько частей делится текст докладной записки? Дайте характеристику каждой части.

6.Что такое объяснительная записка? Для чего предназначен данный документ? В какой форме пишется объяснительная записка?

7.Обязан ли сотрудник организации писать объяснительную записку? Если нет, то какие последствия от этого могут быть?

9