Практическое производственное обучение / лабы / 2_Word_делопроизводство / Лабораторная работа 5

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

Лабораторная работа № 5 Создание шаблона и формы акта

1.Введение

Вшироком смысле акты - это обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке. Специфика акта состоит в том, что хотя этот вид документа относится к организационно-распорядительной документации, его унифицированные и типовые формы широко применяются в других подсистемах управленческой документации (финансовой, учетно-отчетной и др.).

Термин «акт» широко используется также в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.). В этой области термин «акт» - это не обозначение вида документа, а родовое понятие группы документов.

Всистеме организационно-распорядительной документации акт - это документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

Вбольшинстве случаев акт составляется комиссией с целью объективной фиксации фактов или определенной ситуации (например, авария, хищение). Возможно составление акта одним уполномоченным лицом - ревизором, инспектором и т.п. Акты оформляются по результатам ревизий, при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, выделении документов к уничтожению и т.д.

Поскольку акты применяются для документирования различных сторон деятельности организаций и должностных лиц, фиксации фактов, событий и действий в различных сферах, единой, универсальной формы акта не существует. Оформление акта в каждом конкретном случае может иметь свои особенности. Кроме того, для некоторых видов актов нормативными правовыми актами и методическими документами установлены специальные формы, не подлежащие изменению (унифицированные, типовые).

Тем не менее к оформлению актов предъявляется ряд общих требований. Рассмотрим их.

При составлении и оформлении акта используются следующие реквизиты:

- наименование вышестоящей организации (если имеется);

1

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

-наименование организации;

-название вида документа;

-место составления;

-заголовок к тексту;

-текст;

-отметка о наличии приложения (если оно имеется);

-подпись;

-дата;

-регистрационный индекс.

Дополнительными реквизитами некоторых разновидностей актов могут

быть:

-гриф утверждения;

-печать;

-код документа по Общегосударственному классификатору (ОКУД);

-отметка о контроле;

-отметка об ознакомлении с актом.

Акт в организации составляется на общем бланке или чистом листе бумаги формата А4.

Если в составлении акта участвовали два или более субъектов (например, две организации, организация и физическое лицо), акт составляется на чистом листе бумаги формата А4, а обозначение авторов документа, включая наименование организации (или организаций), отражается в подписи. Так как акт не содержит реквизита «адресат», остальные элементы заголовочной части акта можно оформить угловым или продольным способом.

Задание 1

Запустите текстовый редактор MS Word и на основе шаблона

Фирменный угловой бланк создайте новый документ.

Задание 2

Добавляя в таблицу новые строчки, объединяя и разделяя соответствующие ячейки, задайте реквизиты документа так, как показано на рисунке 1.

2

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

Рисунок – 1 Реквизиты документа

2. Оформление реквизитов банка акта

Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий, фактов, действий. Учитывая специфику этого вида документа, единых, жестких правил формулирования заголовка к акту не установлено. В ряде случаев заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже и предлога «о».

Пример:

«О выдаче, уничтожении и утрате пропусков и удостоверений»; «О выделении документов к уничтожению»; «О расследовании несчастного случая на производстве»; «Об оборудовании учебных заведений»;

3

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

«О нормировании труда».

Вдругих случаях заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного в родительном падеже.

Пример:

«приема выполненных работ»; «выдачи документов»; «готовности проектных работ»;

«приема-передачи материальных ценностей»; «проверки выполнения коллективного договора».

Влюбом случае заголовок должен согласовываться с названием вида документа: «акт - чего?» или «акт - о чем?».

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть акта включает:

- основание для составления акта (указывается распорядительный или нормативный документ, устное указание руководителя, послужившие основанием для составления акта; основанием может быть плановое задание; оформляется с использованием слова «Основание»);

- состав комиссии (указываются наименование должности, инициалы, фамилия председателя комиссии в именительном падеже, наименования должностей, инициалы, фамилии членов комиссии (располагаются в алфавитном порядке)). Если в работе комиссии принимали участие представители сторонних организаций, то при составлении акта при написании должностей указываются наименования учреждений, которые они представляют.

Отдельно во вводной части акта указывают инициалы, фамилии и должности лиц, присутствующих при его составлении.

Слова «Основание», «Составлен комиссией», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от границы левого поля документа и остаются открытыми.

Вконстатирующей части излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты (если отражается несколько фактов, то текст акта делится на пункты). В случае необходимости в этой части излагаются выводы и предложения по установленным фактам.

Втом случае если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий и акт составлен сторонним уполномоченным лицом или комиссией, то такой акт представляется руководителю организации, который расписывается в ознакомлении с его содержанием.

4

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

В конце текста перед отметкой о наличии приложения указываются сведения о количестве экземпляров, в которых составлен акт.

Пример Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр - в дело № 4-10; 2-й экземпляр - директору завода;

3-й экземпляр - в бухгалтерию завода.

Число экземпляров акта определяется нормативно-правовыми документами или практической необходимостью.

При наличии к акту приложений ссылка на них дается после текста и оформляется как реквизит «отметка о наличии приложения».

Акт подписывается составителем (составителями). Если акт составлен комиссией, то в реквизите «подпись» указываются не должности лиц, составивших акт, а распределение их обязанностей в составе комиссии. При этом первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей.

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой: «Замечания прилагаются»; текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать в самом акте.

Некоторые виды актов подлежат утверждению руководителем организации или вышестоящей организации, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта. Утверждению подлежат в т.ч. акты, предписывающие выполнение определенных действий. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и оформляется согласно установленным правилам.

Датой акта является дата актируемого события. Она проставляется должностным лицом, подписавшим документ (как правило, председателем комиссии).

Задание 3

С помощью элементов управления создайте форму на основе шаблона акта (рис. 2). Желтым цветом на рисунке выделены реквизиты документа, для оформления которых использовался элемент управления Форматированный текст . Обратите внимание на то, что во всех элементах управления указан текст-подсказка.

5

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

 Не производите изменения в самом шаблоне, а создайте новый документ на основе данного шаблона (вкладка Файл – команда Создать – Мои шаблоны - Акт.dotx).

Рисунок 3 – Оформление акта сдачи-приема дел заведующим хозяйством

3. Для самостоятельной работы

Задание. На основе углового бланка организации, который вы создали в первой лабораторной работе (в разделе Для самостоятельной работы) создайте форму Акта и заполните ее. Ниже предложены варианты тем (можете предложить свой вариант). Согласуйте ваш вариант с преподавателем.

1.Составьте Акт о приеме оборудования (укажите какого и в какой отдел и т.д.).

2.Составьте Акт передачи оборудования (укажите какого и в какой отдел и т.д.).

7

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

3.Составьте Акт обследования места происшествия (например, пожар, наводнение и т.п.).

4.Составьте Акт о проверке склада материальных ценностей (например, в результате проверки материальных ценностей установлено ...).

5.Составьте Акт о факте получения травмы (несчастного случая) на производстве.

6.Составьте Акт об инвентаризации склада, помещения.

7.Составьте Акт по поводу систематических опозданий сотрудника на работу.

4.Контрольные вопросы

1.Дайте определение, что такое Акт? В чем заключается специфика данного документа?

2.Какие реквизиты используются при составлении и оформлении

акта?

3.Каким образом должен формулироваться заголовок акта?

4.Из каких частей состоит текст акта?

5.В какой части документа должен располагаться гриф утверждения?

8