Практическое производственное обучение / лабы / 2_Word_делопроизводство / Лабораторная работа 7

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

Лабораторная работа № 7 Создание шаблона и формы приказа

1. Введение

Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы. Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы

для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

подготовка проекта приказа;

согласование проекта со специалистами;

подписание приказа руководителем.

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

1)наименование вида документа – ПРИКАЗ;

2)дата (датой приказа является дата его подписания);

3)номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года);

4)заголовок (отвечает на вопрос «О чем?», например «О реорганизации фирмы»);

5)текст приказа;

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут:

«кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)

«что сделать» (указывают конкретную работу)

1

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

«в какие сроки»

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые

вэтом случае указываются в тексте.

6)визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами). Визы проставляют на первом экземпляре проекта приказа;

7)подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право);

8)отметка об исполнителе.

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Приказы подразделяются на три группы, в каждой из которых целью издания документа является:

1. По организационным вопросам:

создание, ликвидация или реорганизация предприятия, учреждения, организации в целом или отдельных структурных подразделений;

образование коллегиальных или совещательных органов (советов, комиссий и т. п.);

утверждение организационной структуры управления, штатного расписания и их корректировку;

координация работы всех звеньев системы управления организации, предприятия, фирмы (разграничение полномочий между должностными лицами, предоставление права подписания документов и т. д.);

утверждение и введение в действие организационно-методических документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и др.).

2. По основной производственной деятельности:

обеспечение и регулирование порядка финансирования деятельности организации;

2

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

обеспечение материалами, оборудованием, помещениями для эффективной работы организации;

формирование и осуществление научно-технической политики;

обеспечение выпуска качественной продукции;

подведение итогов работы организации, оформление результатов проверок, ревизий;

решение других вопросов, вытекающих из отраслевой и иной специфики организации.

3. По личному составу (кадрам) организации:

обеспечение отбора и приема на работу персонала;

создание условий обучения и служебно-профессионального продвижения персонала;

оформление перевода на другую работу;

оформление командированных работников;

оформление поощрений работников и наложения взысканий;

оформление высвобождения (увольнения) работников;

решение ряда социальных вопросов (гарантии беременным женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др.).

Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием "стандартных" словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа "обратить внимание", "усилить контроль" и т. п.

2. Создание шаблона и формы приказа по основной деятельности

Задание 1

Создайте новый документ на основе шаблона Фирменный угловой бланк.dotx.

Задание 2

На основе фирменного углового бланка создайте шаблон приказа по основной деятельности, пользуясь следующим образцом (рис. 1).

3

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

Рисунок 1 – Образец приказа по основной деятельности

Задание 3

На основе созданного шаблона создайте форму бланка приказа с использованием элементов управления.

1. В шапке бланка, используя элементы управления, Выбор даты и Форматированный текст , замените следующий шаблонный текст

«___»_____ 20___ г. № ______, как это показано на рисунке 2.

В свойствах обоих элементов управления укажите «Элемент управления содержимым нельзя удалить». Формат даты: d MMMM yyyy 'г.'. В поле Название, в свойствах обоих элементов управления, укажите текст подсказку: Дата подписания приказа, Номер приказа.

4

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

Рисунок 2 – Определение даты и номера приказа с помощью элементов управления

2. С помощью элемента управления Форматированный текст оформите следующие реквизиты приказа: Заголовок к тексту,

Констатирующая часть текста, Распорядительная часть текста, И.О. Фамилия того, кто внес проект приказа. В свойствах всех элементов управления укажите «Элемент управления содержимым нельзя удалить». Добавьте соответствующий текст-подсказку в каждый элемент (рис. 3).

Рисунок 3 – Оформление реквизитов приказа с помощью элемента управления Форматированный текст

5

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

3. Количество должностей в СЦ «Кедр» достаточно ограничено, поэтому, воспользовавшись элементом управления Поле со списком создадим два списка должностей (рис. 4). Первый список – это должности директоров и их заместителей, начальников отделов организации, т.е. тех, кто приказывает и подписывает приказ. Второй список – это должности людей, которые могут внести проект приказа, а внести его может любой сотрудник. В свойствах списков укажите «Элемент управления содержимым нельзя удалить».

Рисунок 4 – Оформление списков должностей 4. Фамилии основных руководителей в СЦ «Кедр» и их заместителей

известны, поэтому вместо реквизита И.О. Фамилия лица, подписывающего приказ, создадим список соответствующих фамилий (рис. 5). В свойствах списка укажите «Элемент управления содержимым нельзя удалить».

Рисунок 5 – Оформление списка фамилий 5. Вместо реквизита Подпись вставьте символ подчеркивания, для

того чтобы обозначить место, где руководителю необходимо расписаться. В результате у вас должна получиться представленная на рисунке 6 форма приказа.

6

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

Рисунок 6 – Форма приказа

Задание 4

Сохраните созданную вами форму приказа как шаблон (Вкладка Файл, команда Сохранить как, тип файла Шаблон Word (*.dotx), Избранные ссылки Шаблоны) под именем Приказ по основной деятельности.dotx.

Если вы работаете за учебным компьютером, то сохраните шаблон в вашу папку.

Задание 5

На основе созданного вами шаблона приказа создайте приказ по образцу, представленному на рисунке 7.

 Не производите изменения в самом шаблоне, а создайте новый документ на основе данного шаблона (вкладка Файл – команда Создать – Мои шаблоны - Приказ по основной деятельности.dotx).

7

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

Рисунок 7 – Образец приказа по основной деятельности

Обратите внимание на то, что вы создали сейчас общий шаблон приказа по основной деятельности. Если вы вспомните, то в самом начале данной лабораторной работы перечислялись три группы приказов: по организационным вопросам, по основной деятельности и по личному составу организации. При создании приказов, относящихся к той или иной группе приказов, содержимое их будет различным. Шаблон приказа по основной деятельности будет содержательно отличаться от приказа по личному составу, поэтому созданный нами шаблон не подойдет для приказов третьей

8

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

группы (по личному составу организации). В следующей части лабораторной работы создадим новый шаблон и форму приказа по личному составу.

3. Создание шаблона и формы приказа по личному составу

Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.

Приказ по личному составу - обязательный документ трудовых правоотношений.

При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора.

При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя.

Приказ по личному составу объявляется работнику под расписку. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют

самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с).

По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа.

На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Приказы по личному составу готовятся работниками кадровой службы организации по поручению руководителя.

Приказы по личному составу, как правило, визируются юрисконсультом и должностным лицом, ответственным за работу с персоналом организации.

Задание 6

Создайте новый документ на основе шаблона Фирменный угловой бланк.dotx.

Задание 7

На основе фирменного углового бланка создайте шаблон приказа по личному составу, пользуясь следующим образцом (рис. 8).

9

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

Рисунок 8 – Образец шаблона приказа по личному составу

Задание 8

Теперь, используя элементы управления, которые мы уже не один раз использовали для создания формы того или иного документа, создайте форму приказа по личному составу.

1. В шапке бланка, используя элементы управления, Выбор даты и Форматированный текст , замените следующий шаблонный текст

«___»_____ 20___ г. № ______ л/с, как это показано на рисунке 9.

В свойствах обоих элементов управления укажите «Элемент управления содержимым нельзя удалить». Формат даты: d MMMM yyyy 'г.'. В поле Название, в свойствах обоих элементов управления, укажите текст подсказку: Дата подписания приказа, Номер приказа.

 Ничего страшного, если часть текста перейдет на новую строку. Когда вы будете заполнять форму приказа, то все встанет на свои места.

10