Практическое производственное обучение / лабы / 3_Excel_делопроизводство / Лабораторная работа 3

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

Лабораторная работа № 3 Статистическая обработка данных и работа со списками

1. Введение

Вы уже убедились в том, что табличный процессор позволяет сухие цифровые данные сделать наглядными. Он позволяет так же обработать цифровую информацию с целью дальнейшего использования ее для построения прогнозов и принятия решений. Такая обработка получила название статистической.

Для статистической обработки табличный процессор содержит множество встроенных функций. Среди них – известные вам функции: максимум, минимум, среднее значение, среднее отклонение и множество других.

Продемонстрируем простейшие приемы статистической обработки на примере данной лабораторной работы.

Предположим, что в садовом центре «Кедр» функционирует учебный центр, который осуществляет повышение квалификации специалистов. Обучение ведется по трем направлениям, имеющим специализации «Ландшафтный дизайн», «Цветоводство», «Агрономия» (рис. 1).

Обучение

Малые архитектурные Комнатное Руководитель формы

Озеленение

Рисунок 1 – Схема обучения специалистов СЦ «Кедр»

На каждого обучаемого заполняется учетная карточка, содержащая следующую информацию: ФИО, дата рождения, направление обучения,

1

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

специализация, цель обучения и т.п. Эти данные хранятся в виде электронной картотеки и могут использоваться для набора статистики.

Статистическая обработка данных важна:

при прогнозировании количества слушателей на следующий год (для создания материальной базы и формирования преподавательского состава);

для адаптации учебных курсов с учетом возрастных особенностей слушателей;

для учета уровня квалификации слушателей при подготовке программ.

Задание 1

Из папки 4_Excel_делопроизводство откройте документ Учебные курсы.xlsx. В нем содержится таблица с исходными данными о слушателях учебного центра.

2. Статистические расчеты с помощью функций

ВMicrosoft Excel имеется большое число стандартных функций. Они используются как для простых, так и для сложных вычислений. Функции делятся на следующие виды:

- без аргумента; - с одним аргументом;

- с фиксированным числом аргументов; - с неопределенным числом аргументов; - с необязательными аргументами.

Если функция имеет два и более аргумента, то они разделяются между собой точкой с запятой.

Водной формуле может быть как одна, так и несколько функций, объединенных между собой различными знаками операций. Если в качестве аргументов функции используются другие функции, то такие функции называются вложенными.

Функции можно вводить вручную или же с помощью мастера функций, позволяющего вводить их в полуавтоматическом режиме и практически без ошибок. Для вызова мастера функций необходимо воспользоваться инструментом Вставить функцию на вкладке Формулы в группе инструментов Библиотека функций. Обратите внимание на то, что в группе инструментов Библиотека функций функции сгруппированы по категориям: Логические, Текстовые, Дата и время и т.п.

При необходимости, для более быстрого поиска нужной функции, можно воспользоваться данными инструментами.

2

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

В диалоговом окне мастера функций, в списке Категория, так же можно выбрать нужную категорию функций, а из списка ниже выбрать соответствующую функцию (рис. 2).

Рисунок 2 - Мастер функций

Задание 2

Воспользовавшись функцией даты и времени СЕГОДНЯ(), а так же математической функцией ЦЕЛОЕ() в колонке F вычислите возраст слушателей на момент статистической обработки.

Задание 3

Ниже, под таблицей:

а) с помощью функций МИН() и МАКС() найдите минимальный и максимальный возраст обучаемых;

б) с помощью функции СЧЕТЕСЛИ() подсчитайте количество слушателей, обучаемых по трем различным направлениям;

в) с помощью функций СЧЕТЕСЛИ() и СЧЕТ() подсчитайте количество слушателей по трем возрастным категориям: до 25 лет; от 25 до 40 лет; после 40 лет;

г) подсчитайте средний возраст слушателей различных курсов учебного центра;

д) в столбце G отметьте знаком «1» тех слушателей, которые могут оказаться в «группе риска» по трудоустройству, и прочерком (знаком «-») – остальных слушателей. Для этого используйте логические функции ЕСЛИ(), И(), ИЛИ(), которые реализуют поставленные условия выбора.

3

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

В «группу риска» условно можно отнести тех слушателей, у которых одновременно выполняются два условия:

возраст больше 39 лет (критический для трудоустройства);

цель обучения – переквалификация или начальное обучение.

е) используя функцию СУММ() подсчитайте число слушателей входящих в группу риска. Эта информация может понадобиться службам трудоустройства для решения проблем этой группы.

ж) подсчитайте количество слушателей по различным специализациям. Полученные расчеты можно использовать при планировании преподавательского состава;

з) подсчитайте количество слушателей по основным целям обучения. Эти данные понадобятся при тематической разработке программ обучения;

Все рассчитанные значения должны быть подписаны в соответствии с заданием. Подпись можно сделать в соседней верхней или левой ячейке.

Задание 4

Рядом с таблицей постройте диаграммы распределения слушателей по специализациям; по целям.

Задание 5

Постройте совместную диаграмму распределения слушателей по целям обучения внутри каждой возрастной группы.

3. Определение статистических показателей

При использовании статистических функций интерпретация полученных сведений быстро наталкивается на определенные ограничения. На основании показателей, которые вычисляются на основе данных, невозможно судить о содержании данных в целом.

Используя показатели, можно:

лучше описать распределение данных и классифицировать отдельные значения в общем массиве информации;

выявить отношения между различными фактами.

С некоторыми показателями приходится сталкиваться ежедневно. При этом многие и не подозревают, что используют статистические методы.

Понятие «показатель» слишком общее. Поэтому в статистике распространен термин «параметр состояния». Ведь все статистические показатели демонстрируют определенное состояние (уровень) значения в генеральной совокупности. Для некоторых последующих пояснений в качестве примера возьмем данные выборочной группы людей.

4

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

Задание 6

Из папки 4_Excel_делопроизводство откройте документ Личные данные.xlsx. Этот документ содержит некоторые данные.

Мода, или то, что встречается чаще всего

Если хотите знать, какое значение встречается чаще других, вы должны вычислить моду – самое «популярное» значение. Эта величина определяется наиболее просто и имеет смысл для очень длинных числовых рядов. Excel поможет вам посредством функции МОДА, где нужно указать лишь один параметр: область, моду которой вы хотите получить.

Задание 7

В электронной книге Личные данные.xlsx вычислите моду для ряда Рост (см). Для этого, в ячейку H14 введите текст – мода, а в ячейку I14 формулу - =МОДА(С2:С26). В результате вы получите значение, которое встречается в данном числовом ряду чаще всего.

Задание 8

Используя функцию СЧЕТЕСЛИ выясните, как часто встречается самое популярное значение в ряду Рост (см). Для этого в ячейку Н15 введите текст – встречается раз, а в ячейку I15 – нужную формулу.

 Мода не меняется, даже если переупорядочить данные. Сложность возникает, если несколько значений встречаются с одинаковой частотой. Тогда определение моды в таких исследованиях не имеет смысла.

Вычисление медианы

Следующий показатель – это центральное значение или медиана. Она делит выборку на две равные части. Медиана находится в средней точке разделения и не может быть больше или меньше половины значения. При нечетном количестве значений это не вызывает проблем: к сумме значений добавляется 1 и полученный результат делится на два.

Для вычисления медианы в Excel есть одноименная функция МЕДИАНА. При ее применении нужно указать один параметр – диапазон исследуемых значений.

Задание 9

В электронной книге Личные данные.xlsx вычислите медиану для ряда Рост (см). Для этого, в ячейку H17 введите текст – медиана, а в ячейку I17 формулу - =МЕДИАНА(С2:С26). В результате вы получите значение – 176. Чтобы разобраться в этом значении, нужно пересчитать ряд. Лучше понять смысл медианы помогут следующие примеры:

=МЕДИАНА(1;2;3;4;5) дает 3; =МЕДИАНА(1;2;3;4;5;6) дает 3,5.

5

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

Медиана определяет середину упорядоченной выборки по ее границам. Обратите внимание на то, что середина выборки определяется по упорядоченным значениям, т.е. табличный процессор в ходе вычисления медианы сначала в памяти компьютера упорядочивает все числовые значения выборки, а потом находит ее середину. Именно по этому мы получили значение 176.

Задание 10

Вячейке J17 рассчитайте медиану для ряда Номер. В данном случае вы должны получить центральное значение этой выборки.

Среднее геометрическое значение

Если у вас есть сведения о проценте прироста, повышении цены потребительской корзины или начислении процентов с капитала, то нахождение среднеарифметического значения приведет к неверным результатам. Итак, будьте внимательны, если кто-то обещает существенное среднестатистическое повышение доходов! В данном случае уместно использование среднегеометрического значения. При этом значения не суммируются, а перемножаются и из полученного результата извлекается корень степени n, где n – количество значений.

Для вычисления среднего геометрического значения в Excel существует функция СРГЕОМ.

Задание 11

Вэлектронной книге Личные данные.xlsx перейдите на Лист 3. На данном листе представлены данные по развитию оборота предприятия за шесть лет. В поле Коэффициент прироста рассчитывается прирост прибыли за каждый год. Первый год имеет индекс прироста 1 – т.е. отсутствие прибыли. Оборот второго года делится на оборот первого. Полученное число дает нам коэффициент прироста второго года. Этот способ подсчета применяется и к последующим годам: годовой оборот делится на оборот прошлого года.

Задание 12

Для получения объективных данных на основе полученных коэффициентов прироста вычислите среднегеометрическое значение (исключая первый год). Для этого в ячейку С11 введите формулу - =СРГЕОМ(C5:C9).

Для сравнения, в ячейке С12 с помощью функции СРЗНАЧ вычислите среднеарифметическое значение коэффициентов.

Для того чтобы увидеть разницу вычислений в ячейках С11 и С12 настройте свойства этих ячеек таким образом, чтобы числовые значения

6

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

отображались с четырьмя знаками после запятой. Вы увидите, что на четвертом знаке результаты будут отличаться.

Задание 13

Вполе Проверка: Ср. геом. начиная с ячейки D5, вычислите оборот каждого последующего года, для этого необходимо умножить оборот прошлого года на среднегеометрический индекс. Оборот первого года берется без умножения, здесь он уже указан. Таким образом, в ячейке D5 будет содержаться формула =D4*$C$11, в ячейке D6 - =D5*$C$11 и т.д.

Задание 14

Аналогичным образом рассчитайте значения в поле Проверка: Ср. арифм., но теперь для получения результата необходимо умножать оборот прошлого года на среднеарифметический индекс.

Задание 15 Для полей Проверка: Ср. геом. и Проверка: Ср. арифм. настройте

свойства ячеек таким образом, чтобы числовые значения отображались с двумя знаками после запятой.

На примере вы видите различие между средним арифметическим и геометрическим значениями. Оно небольшое, но расхождение налицо. Если дело касается точности процентов прироста, тогда использование среднеарифметического значения недопустимо.

Другие средние значения

Вколлекции статистических функций Excel есть еще несколько средних значений. Функция УРЕЗСРЕДНЕЕ устраняет крайние значения множества и рассчитывает среднее урезанное значение.

Функция использует два параметра: первый – исследуемая область, во втором указываются крайние значения, которые можно удалить.

Задание 16

Вэлектронной книге Личные данные.xlsx вернитесь на Лист 1. В ячейку С28 введите функцию УРЕЗСРЕДНЕЕ. В качестве массива данных укажите числовой ряд Рост (см). Через точку с запятой укажите второй параметр данной функции – долю урезаемых значений из всего массива данных, например 0,1 или 10%, т.е. 10% значений будет урезано. Для 25 значений это составляет 2,5. Excel округляет по меньшему значению – до 2, удаляя самое большое и самое маленькое значение. Закройте скобку и нажмите клавишу Enter.

Врезультате выполнения данного задания у вас должна получиться формула =УРЕЗСРЕДНЕЕ(C2:C26;10%) и вычисляемое значение 170.

7

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

Функция СРГАРМ вычисляет среднее гармоническое значение. Средним гармоническим нескольких положительных чисел называется число, обратное среднему арифметическому их обратных, то есть число

Встатистике среднее гармоническое применяется в случае, когда наблюдения, для которых требуется получить среднее арифметическое, заданы обратными значениями.

Эта величина используется для значений, определенных за единицу измерения, например, при замере скорости (расстояние за единицу времени) или относительно плоскости (объем на единице площади при подсчете размера урожая).

Задание 17

Вэлектронной книге Личные данные.xlsx перейдите на Лист 2. Здесь приведено время, за которое гонщик проходил дистанцию. В ячейке В12 вычислите среднее гармоническое значение.

Размах и среднее отклонение

Мы ищем среднее значение, чтобы определить центр разделения данных. Но важно так же знать степень рассеяния данных, т.е. их распределение в области.

Простейшая мера рассеивания - размах. Речь идет о разнице между максимальным и минимальным значением. Excel располагает двумя функциями, позволяющими получить крайние значения: максимум и минимум. Вы уже знакомы с этими функциями.

Задание 18

Вэлектронной книге Личные данные.xlsx перейдите на Лист 1. В ячейку H20 введите текст – максимум, а в ячейке I20, используя функцию МАКС вычислите максимальное значение для числового ряда Рост (см).

Аналогичным образом в ячейке I21 с помощью функции МИН вычислите минимальное значение роста. Не забудьте подписать данное вычисление (в ячейке Н21 укажите текст - минимум).

Задание 19

Вячейке I22 вычислите разницу между максимальным м минимальным значением роста. В ячейке Н21 укажите текст – размах.

Возможно, эта мера рассеивания кажется вам не очень полезной. Но фактически благодаря ей показатель среднего значения становится понятнее. Размах показывает, насколько далеко расположен самое высокое значение от самого низкого. В зависимости от того, к какому крайнему значению ближе

8

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

расположено среднее значение, можно судить о распределении всех остальных значений.

Среднестатистическое отклонение показывает рассеивание, но ему не хватает отклонения всех значений от среднего значения (медианы). При вычислении знаки не принимаются во внимание. В Excel для вычисления среднестатистического отклонения используется функция СРОТКЛ.

Задание 20

В электронной книге Личные данные.xlsx на Листе 1 вычислите среднестатистическое отклонение для столбца Рост (см). Для этого в ячейке Н24 укажите текст – ср. отклонение, а в ячейку I24 введите формулу =СРОТКЛ(С2:С26). В результате вы должны получить значение 8,3616, которое означает, что рост исследованных людей в среднем на 8,36 см. отличается от среднего значения (170,32).

Задание 21

Сохраните электронную книгу Личные данные.xlsx в вашу папку со всеми проделанными вами вычислениями.

4. Работа со списками

Представьте себе, что однажды к вам как специалисту обратился директор фирмы с просьбой помочь ему автоматизировать учет кадрового состава. Несомненно, создать для него таблицу с информацией о сотрудниках вы можете уже сейчас. Но как сделать так, чтобы таблицей мог пользоваться любой руководитель, который имеет весьма слабое представление о табличном процессоре? Выход прост: следует создать такую таблицу, в которой основная масса действий выполняется автоматически. Для решения данной задачи необходимо работать с таблицей как со списками.

Список представляет собой электронную таблицу с большим объемом взаимосвязанной информации (список товаров на складах или список номеров телефонов и адресов абонентов). Список - это набор строк электронной таблицы со взаимосвязанными однотипными данными постоянного формата. Другими словами список - это плоская база данных, а строки и столбцы списка соответствуют записям и полям в базе данных.

К спискам в Excel предъявляются более строгие требования, чем к обычным электронным таблицам. Количество столбцов в списке должно быть постоянным, а количество строк переменным. Это позволяет добавлять, удалять или переставлять строки таблицы или записи списка (базы данных).

Наличие пустых строк и столбцов в списке является недопустимым. Данные в списке должны иметь постоянный формат. Первая строка в списке содержит названия столбцов или имена полей как в базах данных.

При применении команды сортировка можно отсортировать записи по

9

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

одному или нескольким полям. С помощью фильтров (Автофильтра и Расширенного фильтра) можно быстро найти (отфильтровать) необходимые данные в списках по одному, двум или нескольким параметрам поиска.

Для добавления новых записей в список, удаления и поиска существующих записей в списках применяется команда Форма.

При создании списка необходимо выполнить определенные требования:

чтобы редактор автоматически распознавал список как базу данных

иобрабатывал данные при выполнении команд обработки необходимо на рабочем листе располагать один список;

формат шрифта заголовков (подписей) столбцов или имен полей в списках должен отличаться от формата шрифта записей. Обычно шрифту заголовкам столбцов назначается полужирный шрифт, а ячейкам для заголовков присваивается текстовый формат;

ячейки под заголовками столбцов необходимо отформатировать в соответствии с данными, которые будут вводиться в эти ячейки (например, установить денежный формат, выбрать выравнивание и т.д.);

для обеспечения автоматического форматирования введенных данных в список целесообразно активизировать команду «Расширение форматов и формул». Для этого необходимо установить флажок «Расширять форматы и формулы в диапазонах данных» в окне диалога «Параметры» на вкладке «Правка», которое открывается командой «Параметры» в меню Сервис;

В списке не должно быть пустых записей (строк) и полей (столбцов), даже для отделения имен полей от записей следует использовать границы ячеек, а не пустые строки.

После выполнения подготовительных работ по созданию списка можно переходить к введению данных в список.

Задание 22

Из папки 4_Excel_делопроизводство откройте документ Кадры.xls. В данной электронной книге содержится информация о сотрудниках СЦ «Кедр». Автоматизируем в данной таблице определение должностей и окладов. В имеющемся списке для смены должности и/или оклада требуется заново набрать соответствующий текст. Во-первых, это требует относительно большого количества действий, а во-вторых, велика вероятность ошибки (пропущена буква, неверно набрана цифра и т.п.). Попробуем автоматизировать эту работу.

Задание 23

10