Четвертый семестр / Практическое производственное обучение / лабы / 3_Excel_делопроизводство / Лабораторная работа 2

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

Лабораторная работа № 2 Создание диаграмм и графиков

1. Введение

Человеку свойственно лучше воспринимать визуальную информацию, чем любу другую. Из курса информатике вы помните, что на основании электронных таблиц можно создавать диаграммы. Созданную диаграмму можно разместить на том же листе, где находится таблица с исходными данными, либо на отдельном листе. Ее можно вставить в любой другой документ.

Вданной лабораторной работе мы с вами визуализируем числовую информацию о расходах по канцтоварам, полученную в предыдущей лабораторной работе.

Задание 1

Откройте из вашей папки электронные книги Канцелярские товары I

квартал.xlsx, Канцелярские товары II квартал.xlsx, Канцелярские товары III квартал.xlsx, Канцелярские товары IV квартал.xlsx.

Ввиду того, что в курсе информатики вы уже изучали технологию создания и оформления диаграмм, то в данной лабораторной работе мы не будем подробно рассматривать эту технологию.

Задание 2

Вэлектронной книге Канцелярские товары I квартал.xlsx, рядом с таблицей канцелярских товаров постройте круговую диаграмму отображающую расходы, по основным позициям списка канцтоваров (рис. 1).

Рисунок 1 – Круговая диаграмма расходов за I квартал 2012 года

1

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

Задание 3

Постройте аналогичные диаграммы в электронных книгах

Канцелярские товары II квартал.xlsx, Канцелярские товары III квартал.xlsx, Канцелярские товары IV квартал.xlsx, отображающие информацию о расходах за соответствующие кварталы.

2. Построение и настройка гистограммы по данным из разных книг

Диаграмму можно строить по разрозненным данным, находящимся не только на разных листах книги, но и в разных книгах. Трудность при этом составляет определение диапазонов данных.

Например, секретарю надо построить диаграмму поквартальных расходов на бумагу. Данные для такой диаграммы находятся в разных электронных книгах, поэтому задать диапазон простым выделением ячеек таблицы не удастся. Постараемся добиться желаемого.

Задание 4

Откройте электронную книгу Годовой отчет.xlsx, перейдите на Лист 3

ипостройте гистограмму поквартальных расходов на бумагу.

1.На вкладке Вставка в группе инструментов Диаграммы выберите инструмент Гистограмма. Выберите стиль объемной гистограммы с группировкой. В результате на Лист 3 будет добавлена пустая область диаграммы.

2.Щелчком мышки выделите область диаграммы и на вкладке Конструктор в группе инструментов Данные выберите инструмент Выбрать данные. В результате откроется диалоговое окно Выбор источника данных.

3.Поле Диапазон данных для диаграммы оставьте пустым (рис. 2).

4.В области Элементы легенды (ряды), воспользовавшись кнопкой Добавить добавьте первый ряд данных. Для этого в диалоговом окне Изменение ряда в поле Имя ряда напишите имя первого ряда, как показано на рисунке 3, а в поле Значения – укажите данные ячейки Е72 из электронной книги Канцелярские товары I квартал.xlsx.

5.Аналогичным образом добавьте еще три ряда (2 квартал, 3 квартал

и4 квартал) и укажите общую стоимость бумажных изделий из электронных книг Канцелярские товары II квартал.xlsx, Канцелярские товары III квартал.xlsx, Канцелярские товары IV квартал.xlsx как показано на рисунке 2.

6.Нажмите кнопку ОК.

2

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

7. Воспользовавшись инструментами настройки области диаграммы, добавьте заголовок диаграммы и подписи осей, как показано на рисунке 4. Добавьте подписи данных. Наша диаграмма готова.

Рисунок 2 – Добавление новых рядов данных

Рисунок 3 – Изменение ряда

3

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

Рисунок 4 – Гистограмма поквартальных расходов на бумагу

Задание 5

Аналогичным образом добавьте на Лист 3 электронной книги Годовой отчет.xlsx линейчатую диаграмму отображающую общие суммы затрат за каждый квартал. Оформите заголовок (Поквартальные затраты на канцтовары), подписи осей и данных для диаграммы.

Задание 6

На Лист 3 электронной книги Годовой отчет.xlsx добавьте кольцевую диаграмму, отображающую поквартальные расходы на весь перечень канцелярских изделий. У вас должна получиться примерно такая же диаграмма как на рисунке 5.

Данная кольцевая диаграмма показывает полную картину расходования средств по группам канцелярских принадлежностей. Каждое кольцо соответствует кварталу (номер квартала увеличивается от центра диаграммы). На диаграмме видно, что основные средства расходуются на бумажные материалы. Это должно стать стимулом для предприятия к переходу на «безбумажные технологии» документооборота.

4

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

Рисунок 5 – Кольцевая диаграмма поквартальных расходов

3. Для самостоятельной работы

Задание 1. На Листе 3 электронной книги Годовой отчет.xlsx создайте диаграмму поквартальных расходов на отдельные категории канцелярских товаров кроме бумаги.

Задание 2. На Листе 3 электронной книги Годовой отчет.xlsx создайте диаграмму годовых затрат по всем категориям канцелярских товаров.

Задание 3. Для таблиц расходных материалов и средств на содержание оргтехники, которые вы создавали в предыдущей лабораторной работе, в электронной таблице Итоговая таблица.xlsx на Листе 2 постройте:

гистограмму отображающую итоговые затраты за год на содержание и обслуживание оргтехники по всем филиалам;

кольцевую диаграмму отображающую итоговые затраты по кварталам в каждом филиале организации;

линейчатую гистограмму отображающую итоговые затраты за первый и третий квартал в каждом филиале организации.

Оформите диаграммы таким образом, чтобы все данные были подписаны, имелись соответствующие подписи осей и заголовки диаграмм.

5

Дисциплина: «Практическое (производственное) обучение» / Разработчик: Хохлова Н.В.

4. Контрольные вопросы

1.Поясните технологию построения диаграммы по данным, расположенным на разных листах одной электронной книги.

2.Можно ли построить диаграмму по данным из разных электронных книгах? Как это сделать?

3.Каким образом можно добавить в область диаграммы заголовок диаграммы?

4.Как добавить подпись горизонтальной оси координат, если диаграмма строится по данным из разных электронных книг?

5.Как добавить на диаграмму подписи данных?

6